Góc học tập
16/06/2014 11:22:28 PM

Ứng dụng thẻ điểm cân bằng trong quản trị doanh nghiệp

1. Khái niệm thẻ điểm cân bằng

Thẻ điểm cân bằng (BSC) là phương pháp quản lý hiện đại dựa trên mục tiêu, theo đó định hướng phát triển của doanh nghiệp (DN) được thể hiện bằng các chỉ tiêu. Các mục tiêu được tổ chức được xây dựng một cách hài hòa, cân đối dựa trên các ưu tiên quan trọng của tổ chức, DN. 

Hệ thống này giúp định hướng hành vi của toàn bộ các hệ thống trong công ty, giúp mọi người cùng hướng tới mục tiêu chung cũng như sự phát triển bền vững của DN và làm cơ sở cho hệ thống quản lý và đánh giá công việc.

2. Nội dung của Thẻ điểm cân bằng

BSC gồm bốn phương diện cơ bản: Phương diện tài chính, phương diện khách hàng, quy trình hoạt động kinh doanh nội bộ, học hỏi và phát triển.

(i) Phương diện tài chính, mô hình quản lý nhấn mạnh nhà quản trị phải coi doanh thu, lợi nhuận là mục tiêu quan trọng, các chỉ tiêu sinh lời của vốn, tài sản đạt mức cao;

(ii) Phương diện khách hàng, mô hình nhấn mạnh nhà quản trị phải quan tâm đến quyền lợi khách hàng sau khi sử dụng sản phẩm của DN và phải thực hiện tôn chỉ coi khách hàng là “Thượng đế ”;

(iii) Phương diện nội bộ, mô hình nhấn mạnh nhà quản trị phải biết khai thác và sử dụng sức mạnh, trí tuệ của cán bộ công nhân, các sáng kiến khoa học trong sản xuất tạo ta sản phẩm có chất lượng cao;

(iv) Phương diện học tập và phát triển, mô hình nhấn mạnh nhà quản trị và toàn bộ cán bộ, nhân viên thường xuyên phải học tập để nâng cao trình độ chuyên môn, trao đổi kinh nghiệm thực tiễn nhằm giúp DN đạt được các mục tiêu của mô hình.

3. Vai trò BSC trong quản trị DN:

- Hệ thống đo lường: Những phép đo tài chính cho thấy rất rõ những gì đã xảy ra trong quá khứ nhưng lại không phù hợp với việc nhấn mạnh vào cách thức tạo giá trị thực của tổ chức. Chúng ta có thể gọi các phép đo tài chính là những "chỉ số trễ". Tất cả các phép đo trong BSC được hiểu như là việc làm rõ chiến lược của tổ chức.

- Hệ thống quản lý chiến lược: Ban đầu, BSC chỉ là hệ thống các phép đo, cân bằng và làm rõ hơn các chỉ số tài chính để đo hiệu quả của DN, đo hiệu quả của các chiến lược đã đặt ra từ trước. Tuy nhiên, ngày càng nhiều tổ chức áp dụng BSC như là công cụ để gắn kết các hoạt động ngắn hạn với chiến lược của công ty.

- Công cụ giúp vượt qua rào cản định hướng: Bằng cách giải thích các chiến lược, BSC được đưa ra với ý tưởng là chia sẻ những hiểu biết và chuyển chiến lược của tổ chức thành những mục tiêu, phép đo và những chỉ tiêu cụ thể và thể hiện trong mỗi khía cạnh của nó. Việc giải thích định hướng chiến lược yêu cầu nhóm thực hiện BSC phải xác định cụ thể những gì còn mập mờ, mơ hồ trong định hướng chiến lược của tổ chức nhằm hướng dẫn tất cả mọi người hướng tới việc đạt được những định hướng đã được công bố.

- Phương tiện truyền đạt thông tin trong nội bộ DN: Để chiến lược có thể được thực hiện thành công thì bản thân chiến lược cần phải được hiểu rõ và được thực hiện tại mọi cấp của tổ chức. BSC được đưa đến mọi bộ phận, phòng ban của tổ chức và tạo cho người lao động có cơ hội để liên hệ giữa công việc hàng ngày của họ với chiến lược của toàn tổ chức. Hơn nữa, BSC còn cung cấp các luồng thông tin phản hồi ngược từ cấp cơ sở lên ban điều hành, tạo điều kiện cập nhật thông tin liên tục cho việc thực thi chiến lược...

- Chiến lược cung cấp nguồn lực: Khi chưa xây dựng BSC, hầu hết các công ty đều có quá trình hoạch định chiến lược và hoạch định ngân sách riêng biệt. Khi xây dựng BSC, chúng ta đã tạo điều kiện để các quá trình này gắn kết với nhau: BSC không chỉ xây dựng các mục tiêu, chỉ số đo lường, từng chỉ tiêu cụ thể cho bốn khía cạnh mà còn xem xét một cách cẩn thận các ý tưởng và các kế hoạch hành động sẽ phục vụ cho mục tiêu đó. Tất cả các chi phí cần thiết, hiệu quả đạt được của từng mục tiêu cụ thể phải được trình bày rõ ràng trong các văn bản và được đưa ra xem xét.

- Chiến lược học hỏi để khắc phục rào cản về quản lý: BSC cung cấp các yếu tố cần thiết để đưa ra mô hình mới, trong đó các kết quả của thẻ điểm trở thành yếu tố đầu vào cho việc xem xét, đặt vấn đề và nghiên cứu về chiến lược. BSC chuyển chiến lược và tầm nhìn thành một loạt các phép đo có liên kết chặt chẽ với nhau. Qua đó, DN có nhiều thông tin hơn so với các thông tin trình bày trong báo cáo tài chính. Khi xem xét toàn bộ các mối liên hệ mật thiết, kết quả của việc đo lường hiệu quả của thẻ điểm mô tả rõ ràng chiến lược đến từng chi tiết nhỏ và tạo cơ sở cho việc đặt câu hỏi liệu kết quả thu được liệu có đưa DN tới gần việc đạt được chiến lược hay không và khi có bất cứ biến động gì, DN biết ngay ảnh hưởng của nó ở đâu, cách khắc phục.

- Công cụ trao đổi thông tin: Trao đổi thông tin ở đây bao gồm hai chiều: từ phía nhà quản lý tới người lao động và ngược lại. Chia sẻ kết quả của BSC trong tổ chức giúp người lao động có cơ hội thảo luận về những giả định trong chiến lược, học hỏi và rút kinh nghiệm từ những kết quả không mong muốn, trao đổi về những thay đổi cần thiết trong tương lai. Hiểu chiến lược của DN có thể mở ra những khả năng tiềm tàng, có thể lần đầu tiên được biết tổ chức đang ở đâu và họ sẽ đóng góp như thế nào. 

4. Ứng dụng mô hình BSC trong quản trị DN:

- Lập kế hoạch chiến lược: Bốn khía cạnh của thẻ điểm cân bằng phải được giữ cùng với nhau, hoạt động một cách độc lập hướng đến mục tiêu chung của toàn thể công ty. Việc liên kết thẻ điểm với chiến lược của công ty bao hàm ba nguyên tắc:

(1) Những mối quan hệ nguyên nhân - kết quả.

(2) Những người hướng dẫn thực hiện.

(3) Mối liên hệ với tài chính.

Ba yếu tố này, mặc dù tách biệt nhau, nhưng phải được xem xét cùng nhau khi định hình một BSC.

- Liên kết cấu trúc và chiến lược của DN: Cấu trúc và chiến lược của một DN phải được phản ánh trong BSC. Không thể nào một tổ chức gồm những đơn vị kinh doanh chiến lược mà những đơn vị này có BSC riêng của nó, và những BSC riêng này không thể kết hợp lại với nhau để trở thành một BSC lớn hơn. Trong trường hợp đó, toàn bộ sự hoạt động của tổ chức thường đưa ra những đánh giá về những bản điểm riêng đang hoạt động hiệu quả như thế nào. Nhà quản trị nên đưa ra những chủ đề chung hay chiến lược có thể dàn trải trên tất cả các đơn vị kinh doanh. Khi điều này xảy ra, vai trò của BSC lớn sẽ giám sát và đánh giá chúng có hiệu quả như thế nào trong việc đạt đến chiến lược chung.

- Xác định rõ mục tiêu và thiết lập ngân sách phân bổ tài nguyên: Việc tổ chức quản lý để một tổ chức hướng đến một mục tiêu chung là vô cùng quan trọng, nhưng nó phải được kết hợp với những mục tiêu hữu hình của quá trình kinh doanh. Quá trình kinh doanh phải điều chỉnh những nguồn lực vật chất và tài chính với chiến lược. Có bốn bước để đạt được kế hoạch chiến lược tầm xa và quá trình dự thảo ngân sách hoạt động.

Một là, phải thiết lập những mục tiêu tầm xa. Những mục tiêu có nhiều tham vọng phải được xác lập để đánh giá mà mọi nhân công có thể chấp nhận;

Hai là, xác định và hợp lý hóa những sáng kiến mang tính chiến lược. Ý tưởng ở đây là điểu chỉnh những sáng kiến với những mục tiêu về thẻ điểm;

Ba là, xác định những mục tiêu liên đới trong hoạt động kinh doanh. Điều này được thiết kế để mang sự cái tiến vào việc điều chỉnh, phân bổ các yếu tố mà bao hàm những đơn vị kinh doanh hay toàn thể công ty mẹ với những mục tiêu về thẻ cân bằng;

Bốn là, việc liên kết những kế hoạch dài hạn (từ 3 đến 5 năm) với những hoạt động ngân sách để có thể so sánh biểu hiện với những kế hoạch chiến lược. chúng cho phép tầm nhìn của BSC trở nên thực tế.

- Đánh giá trách nhiệm nhân viên: Đánh giá thành tích của nhân viên thông qua việc phân tích các chỉ tiêu, so sánh với chi phí thực hiện, ngân sách thực hiện, đánh giá khả năng hoàn thành công việc của nhân viên. BSC đánh giá thành quả hoạt động kinh doanh của các nhân viên, bộ phận ứng với các trách nhiệm đã giao cho nhân viên. Đây là quá trình đánh giá các trung tâm trách nhiệm trong DN.

- Lập báo cáo của BSC gắn với các mục tiêu đặt ra ban đầu của DN: Các báo cáo của phương pháp BSC chỉ ra mối quan hệ giữa bảng cân đối các chỉ tiêu thực hiện và bảng kế hoạch phương hướng hoạt động của DN.

- Ứng dụng phần mềm quản lý theo mô hình BSC: Hiện nay có hai phần mềm được ứng dụng rộng rãi giúp các DN, tổ chức quản trị theo mô hình Balanced Scorecard; Phần mềm nước ngoài: QuickScore Performance Information System và phần mềm PROVIEW KPITM do Công ty Cổ phần Proview, giúp các ngân hàng, các công ty tài chính, các DN, tập đoàn, tổ chức đo lường, quản lý hiệu quả và thành công theo mô hình BSC.

                                                                                                                                                                                                            Hiền Hòa - PSU