Góc học tập
17/12/2016 05:42:34 PM

Trình Bày Thư Tín Thương Mại Bằng Tiếng Anh Chuẩn Mực

Trong kinh doanh, trình bày thư tín thương mại đúng cách, chặt chẽ và chỉnh chu luôn được đón nhận và tạo được ấn tượng tốt với người đọc. Cách trình bày một bức thư tiếng Anh theo phong cách hiện đại khá đơn giản. Mặc dù lối viết thư của người Anh và người Mỹ có đôi chút khác biệt và mỗi người lại có cách hành văn riêng nhưng các lá thư giao dịch bằng tiếng Anh vẫn tuân theo một số nguyên tắc trình bày nhất định.

1. Trình bày thư tín thương mại: thông tin cá nhân của người viết

Địa chỉ, điện thoại, fax hay địa chỉ hòm thư (e-mail) được đặt đầu thư, ở chính giữa hoặc bên phải bức thư.Tránh dùng tên riêng của bạn trừ khi đây là thư từ cá nhân vì khi viết thư giao dịch, người viết thường dùng tên công ty.

2. Trình bày thư tín thương mại: Ngày tháng

Hãy cẩn thận khi viết ngày tháng trong bức thư. Người Anh sẽ viết ngày trước tháng sau (04/ 02/ 2000) còn người Mỹ lại viết tháng trước ngày sau (02/ 04/ 2000). Cách viết theo kiểu số này có thể gây nhầm lẫn. Vì thế, tốt hơn hết là bạn viết thứ ngày tháng đầy đủ ( 4 February 2000 hoặc February 2nd, 2000). Cách viết này không chỉ tránh nhầm lẫn mà còn lich sự hơn cách chỉ dùng số.

3. Trình bày thư tín thương mại: Tên và địa chỉ người nhận

Cách trình bày tên, chức danh, tên công ty, và địa chỉ giao dịch của đối tác (người nhận) giống như cách bạn trình bầy tên công ty của bạn và các thông tin liên quan ở đầu thư. Chỉ có một điểm khác là những thông tin về người nhận được đặt ở bên trái thư hay vì bên phải hay chính giữa.

4. Trình bày thư tín thương mại: Mã thư bạn hồi âm

Vì số lượng thư giao dich trong ngày rất nhiều nên các bức thư thương mại thường có mã số riêng. Khi bạn viết trả lời, đừng quên ghi mã số bức thư bạn muốn hồi đáp (Your ref: 01234). Nếu muốn hãy ghi mã số thư của bạn trong trường hợp người nhận muốn hồi đáp lại cho bạn (My ref: 56789 hay Our ref: 56789).

5. Trình bày thư tín thương mại: Cách xưng hô đầu thư

Một bức thư tiếng Anh thường bắt đầu bằng “Dear…” nếu bạn không quen người nhận.
Ví dụ:

Dear Mr. Smith

Dear Sir/Sirs/Madam/Gentlemen

6. Trình bày thư tín thương mại: Tiêu đề

Tiêu đề bức thư sẽ rất hữu ích nhưng không phải là phần bắt buộc phải có trong thư.

7. Trình bày thư tín thương mại: Nội dung

Nội dung bức thư sẽ được trình bày thành khối với những đoạn văn mạch lạc , rõ ràng trình bày thông tin mà bạn muốn chuyển tới người đọc. Đầu dòng sẽ bắt đầu từ lề trái, không thụt vào như cách viết thư trước đây.

8. Trình bày thư tín thương mại: Cuối thư

Cuối thư giao dịch với những người bạn không quen, người Anh thường dùng những cụm như:

  • Sincerely
  • Yours faithfully
  • Yours truly

9. Trình bày thư tín thương mại: Chữ ký

Bạn nên ký bằng mực đen hoặc mực xanh, tốt nhất là dùng bút mực.

10. Trình bày thư tín thương mại: Tên họ đầy đủ của người viết

Bạn nên viết tên họ đầy đủ của mình vào ngay dưới chữ ký.

Ví dụ: Nguyen Van A

Le Thuy B

11. Trình bày thư tín thương mại: Chức danh của người viết

Chức danh của người viết trong thư giao dịch thương mại thưòng được viết ngay dưới tên họ đầy đủ của người đó.

12. Trình bày thư tín thương mại: Ghi chú tài liệu gửi kèm

 

Trong trường hợp có tài liệu gửi kèm theo thư, bạn có thể viết cuối thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm.