Góc học tập
16/12/2017 09:13:12 AM

Những đặc điểm của tài khoản và hệ thống tài khoản trong Kế toán Mỹ

1. Tài khoản là gì?

Tài khoản là một phương tiện của kế toán dùng để theo dõi và phản ảnh một cách thường xuyên và có hệ thống tình hình và sự vận động của từng đối tượng kế toán. Do đó, tài khoản đơn giản là một phương tiện tập hợp vào một chỗ tất cả các thông tin về những phát sinh tăng và phát sinh giảm của một khoản mục trong báo cáo tài chính (ví dụ như tiền mặt, vật tư, khoản phải trả).

Hình thức tài khoản là sổ kế toán, nội dung của tài khoản phản ảnh số đo đầu kỳ, sự vận động trong kỳ, số đo cuối kỳ của một đối tượng kế toán.

Ví dụ, tài khoản tài sản “Tiền mặt” cung cấp thông tin về các khoản thu tiền, chi tiền và số dư tiền hiện có. Bằng việc duy trì tài khoản “Tiền mặt”, nhà quản lý có thể biết số tiền mặt sẵn có để trả lương, mua hàng hóa, tài sản hoặc dịch vụ. Người ta thường gọi tài khoản hoặc đôi khi tài khoản sổ cái. Tất cả các tài khoản riêng biệt thường được giữ chung trong một tập hồ sơ, và toàn bộ các tài khoản này được gọi là Sổ Cái.

Hình thức đơn giản nhất của một tài khoản bao gồm 3 phần:

- Tên tài khoản: phản ảnh đối tượng mà tài khoản theo dõi.

- Phần ghi nhận những phát sinh tăng của tài khoản.

- Phần ghi nhận những phát sinh giảm của tài khoản.

Tài khoản chữ T (T account): Ở dạng đơn giản nhất, mỗi tài khoản trong giống như chữ T, được gọi là tài khoản chữ T, tài khoản chữ T có 3 yếu tố: (1) Tên gọi của tài khoản, (2) Bên trái gọi là bên Nợ, (3) Bên phải gọi là bên Có. Hai bên Nợ, Có phản ảnh hai hướng vận động biến đổi khác nhau của cùng một đối tượng kế toán. Cần lưu ý rằng Nợ và Có chỉ là thuật ngữ kế toán, dùng để gọi tên các bên của tài khoản chứ không có ý nghĩa gì khác.

Số tiền được ghi vào bên trái của tài khoản được gọi là ghi Nợ, số tiền được ghi vào bên phải của tài khoản được gọi là ghi Có. Cần lưu ý rằng tài khoản chữ T chỉ dùng để phục vụ học tập và nghiên cứu. Trên thực tế, không có tài khoản chữ T mà tài khoản chỉ tồn tại dưới dạng sổ kế toán.

2. Hệ thống tài khoản của một doanh nghiệp

Thế nào là hệ thống tài khoản của một doanh nghiệp?

Hệ thống tài khoản của một doanh nghiệp là danh sách liệt kê các tài khoản mà một doanh nghiệp sử dụng. Theo đó, các tài khoản của Bảng cân đối được liệt kê trước, trong đó nhóm tài khoản Tài sản được liệt kê đầu tiên rồi đến nhóm tài khoản Nợ phải trả rồi đến nhóm tài khoản Vốn chủ sở hữu. Các tài khoản thuộc Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được liệt kê tiếp theo, theo thứ tự nhóm tài khoản Doanh thu được liệt kê trước rồi đến nhóm tài khoản Chi phí.

Các tài khoản trong Hệ thống tài khoản của một doanh nghiệp có thể được đánh số hiệu để tiện cho việc tham chiếu. Theo đó, các doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống đánh số hiệu tài khoản của riêng mình và khi có phát sinh thêm những tài khoản mới thì những tài khoản mới này có thể được thêm vào Hệ thống tài khoản của doanh nghiệp mà không ảnh hưởng đến những tài khoản khác. Thông thường các doanh nghiệp thường có chung nhóm tài khoản, tuy nhiên, tên tài khoản và số hiệu tài khoản cụ thể ở mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau tùy theo đặc tính và quy mô của doanh nghiệp. (Ví dụ, số hiệu tài khoản của công ty Procter & Gamble lên đến 30 con số thể hiện sự đa dạng trong lĩnh vực kinh doanh và phạm vi hoạt động của Proter & Gamble).

Các nhóm tài khoản chính:

Các tài khoản Tài sản (Assets):Tài sản là các nguồn lực thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Các nguồn lực này có thể tồn tại ở dạng vật chất hữu hình như là tiền mặt và công cụ, dụng cụ hoặc ở dạng vô hình nhưng có giá trị ví dụ như bản quyền, bằng phát minh sáng chế, thương hiệu. Ngoài ra còn có thể có các loại tài sản khác như khoản phải thu, chi phí trả trước (ví dụ như phí bảo hiểm), đất đai, nhà xưởng…

Các tài khoản Nợ phải trả (Liabilities):Nợ phải trả là những khoản nợ các đối tượng bên ngoài. Tài khoản Nợ phải trả thường được ghi nhận trên bảng cân đối tài sản với tên gọi kèm theo chữ phải trả (payable). Ví dụ: Tài khoản Phải trả người bán, Tài khoản Thương phiếu phải trả, Tài khoản Tiền lương phải trả… Tài khoản theo dõi những khoản tiền khách hàng ứng trước trước khi doanh nghiệp giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ được gọi là Tài khoản Doanh thu chưa thực hiện hoặc Tài khoản Doanh thu nhận trước. Tài khoản này thể hiện những khoản nợ sẽ được doanh nghiệp trả khi hàng hóa được giao hoặc khi dịch vụ được cung cấp. Doanh thu chưa thực hiện có thể là học phí mà nhà trường nhận được hoặc tiền đặt báo dài hạn mà tòa soạn báo nhận được.

Các tài khoản Vốn chủ sở hữu (Owner’s Equity): Vốn chủ sở hữulà quyền của chủ sở hữu đối với tài sản của doanh nghiệp. Tài khoản Vốn chủ sở hữu bao gồm tài khoản vốn góp và tài khoản Lợi nhuận giữ lại (Retained Earnings). Tài khoản Cổ tức thể hiện lợi nhuận doanh nghiệp phân phối cho chủ sở hữu trong kỳ kế toán.

Các tài khoản Doanh thu (Revenue): Doanh thulà phát sinh tăng của vốn chủ sở hữu (cụ thể là Lợi nhuận giữ lại) do kết quả của việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Một số tài khoản doanh thu thường gặp là Doanh thu bán hàng (Sales), doanh thu phí dịch vụ (fees earned), doanh thu từ việc cho thuê (rent revenue), doanh thu từ hoa hồng được hưởng (commissions revenue)…

Các tài khoản Chi phí (Expense): Chi phílà kết quả của việc sử dụng tài sản hoặc dịch vụ để tạo ra doanh thu trong kỳ. Một số tài khoản chi phí thường gặp là chi phí tiền lương (wages expense), chi phí thuê văn phòng (rent expense), chi phí mua ngoài (utilities expense), chi phí văn phòng phẩm (supplies expense), và các chi phí khác (miscellaneous expense)…

3. Hệ thống kế toán kép

Hệ thống kế toán kép là hệ thống ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nguyên tắc phản ảnh nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên hai hoặc nhiều tài khoản, với tổng giá trị ghi vào các bên Nợ và bên Có của các tài khoản phải bằng nhau. Nếu các nghiệp vụ kinh tế được phản ảnh với các bên Nợ và Có của các tài khoản bằng nhau thì Tổng bên Nợ và Tổng bên Có trên tất cả các Sổ Cái cũng phải bằng nhau. Nếu tổng số tiền bên Nợ không bằng với bên Có trên tất cả các Sổ Cái thì có nghĩa là chúng ta đã nhầm lẫn ở chỗ nào rồi đấy!

Quy tắc ghi Nợ và ghi Có

Ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản phải tuân theo quy tắc ghi Nợ và ghi Có. Ví dụ, số phát sinh tăng của tài sản được ghi vào bên Nợ (bên trái) của tài khoản tài sản, số phát sinh giảm của tài sản được ghi vào bên Có (bên phải) của tài khoản tài sản. Chênh lệch giữa bên Nợ và bên Có của tài khoản tài sản là số dư của tài khoản tài sản.

4. Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế vào sổ nhật ký

Sổ nhật ký là gì?

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể được trực tiếp phản ảnh vào các bên Nợ và các bên Có của tài khoản như chúng ta đã làm ở trên đây. Tuy nhiên, nếu chúng ta làm như vậy và bị nhầm lẫn thì sự nhầm lẫn này rất khó phát hiện. Cả khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ cần phản ảnh vào một bên Nợ và một bên Có thì số phát sinh Nợ và số phát sinh Có cũng được ghi vào các trang khác nhau của Sổ Cái và không có gì để liên kết chúng lại với nhau. Do đó, để liên kết các số phát sinh Nợ và Có của từng nghiệp vụ kinh tế và để cung cấp một vị trí có thể ghi lại toàn bộ từng nghiệp vụ kinh tế, hệ thống kế toán bằng tay trước hết sẽ bút toán tất cả các nghiệp vụ kinh tế vào sổ nhật ký (journal). Sau đó, các số phát sinh Nợ và Có của từng nghiệp vụ kinh tế sẽ được sao chép từ sổ nhật ký vào tài khoản sổ cái (ledger accounts). Thủ tục thực hiện này làm giảm khả năng nhầm lẫn trong quá trình ghi sổ. Nếu có nhầm lẫn xảy ra thì sổ Nhật ký giúp cho việc tìm ra sai sót dễ dàng và thực hiện lại các bút toán ghi sai.

Vậy sổ nhật ký là nơi ghi chép ban đầu tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp theo quy tắc ghi Nợ và ghi Có tài khoản. Vì nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước hết được ghi vào sổ Nhật ký rồi sau đó chuyển sang sổ Cái nên sổ nhật ký còn được gọi là sổ Bút toán gốc (Book of original entry) và sổ Cái là số Bút toán cuối cùng (book of final entry).

Sổ Nhật ký đơn giản nhất và linh hoạt nhất là sổ Nhật ký chung (General Journal). Sổ Nhật ký chung được cấu trúc linh hoạt để có thể dùng để phản ảnh bất kỳ loại nghiệp vụ kinh tế nào. Đối với từng nghiệp vụ kinh tế, quá trình ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký như sau :

- Bước 1. Ghi ngày tháng phát sinh nghiệp vụ kinh tế vào cột “Ngày tháng”.

- Bước 2. (Các) tài khoản ghi Nợ sẽ được ghi ở mép trái của cột “Mô tả”, và số tiền ghi Nợ được ghi vào cột “Nợ”.

- Bước 3. (Các) tài khoản ghi Có được ghi ở dưới, ở phía bên phải của (các) tài khoản ghi Nợ, và số tiền ghi Có được ghi vào cột “Có”.

- Bước 4. Mô tả ngắn gọn giao dịch ở dưới các tài khoản ghi Có.

- Bước 5. Cột “Tham chiếu” tạm thời để trống khi nghiệp vụ kinh tế ban đầu được ghi chép. Sau này, khi chuyển nghiệp vụ kinh tế từ sổ nhật ký sang tài khoản sổ cái, chúng ta sẽ điền số hiệu tài khoản của tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có vào trong cột này để dùng cho mục đích tham chiếu.

Ví dụ: Ngày 1/11, Chris Clark gởi $25,000 vào trương mục tài khoản ngân hàng của NetSolutions để góp vốn cổ phần. Nghiệp vụ kinh tế này ảnh hưởng lên 2 tài khoản thuộc bảng cân đối: làm tăng tài khoản tài sản Tiền mặt và tăng tài khoản Vốn chủ sở hữu (Vốn góp) lên $25,000.

Ngày

Mô tả

Số tham chiếu

Nợ

Có

1/11

Tiền

        Vốn góp

               Phát hành cổ phiếu.

 

25,000

 

25,000

Tham khảo ví dụ công ty NetSolutions trang 57-60

5. Chuyển sổ nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ Sổ nhật ký sang Tài khoản Sổ cái

Thế nào là chuyển sổ (posting)?

Các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép trước tiên vào trong sổ nhật ký. Đây là những ghi chép hàng ngày cho các giao dịch phát sinh, tuy nhiên, những ghi chép này không giúp chúng ta biết được tình hình của từng tài khoản. Ví dụ, chúng ta không theo dõi được số tiền đã chi tiêu và số tiền còn lại là bao nhiêu ở tài khoản Tiền mặt nếu chỉ dựa vào sổ nhật ký. Vì thế, khi chúng ta chuyển những giao dịch từ sổ nhật ký sang tài khoản sổ cái thì chúng ta biết rõ hơn tình hình tăng giảm của từng tài khoản. Quy trình chuyển các khoản Nợ, Có từ sổ nhật ký sang tài khoản sổ cái được gọi là chuyển sổ (posting).

Tài khoản chữ T chỉ dùng cho việc học tập và nghiên cứu, còn trên thực tế tài khoản chữ T không tồn tại. Tài khoản chỉ tồn tại dưới dạng sổ kế toán. Hệ thống kế toán có sổ sách theo dõi cho từng khoản mục trên bảng cân đối kế toán. Ví dụ, sổ theo dõi tiền mặt, khoản phải thu… Nói chung, từng loại tài sản, từng loại công nợ, vốn chủ sở hữu đều có sổ theo dõi riêng. Loại sổ sách dùng để ghi chép và theo dõi tình hình tăng/giảm của các đối tượng kế toán được gọi là tài khoản hoặc đôi khi là tài khoản sổ cái. Tất cả các tài khoản sổ cái được giữ chung trong một tập hồ sơ, và toàn bộ các tài khoản này được gọi là Sổ Cái. 

Các mục của tài khoản sổ cái:

- Tên và số hiệu tài khoản

- Sổ dư đầu kỳ

- Ngày phát sinh giao dịch

- “Diễn giải” ghi nội dung của giao dịch kinh doanh. Tuy nhiên, cột này thường chỉ dùng cho những khoản mục bất thường, nhiều công ty thường để trống.

- Số tham chiếu: thông thường là số trang ở sổ nhật ký có ghi giao dịch kinh doanh nhằm tạo thuận lợi cho việc đối chiếu các bút toán trên sổ Cái với nguồn gốc của chúng trên sổ Nhật ký.

- Cột “Nợ” và cột “Có” ghi giá trị của giao dịch kinh tế phát sinh

- Cột “Số dư” ghi số dư tích lũy của tài khoản (Running balance)

Thủ tục chuyển sổ từ sổ Nhật ký sang sổ Cái

Đối với số ghi Nợ:

1.      Viết vào tài khoản ngày nghiệp vụ kinh tế được ghi vào sổ nhật ký

2.      Trên cột Nợ của tài khoản, viết số tiền được ghi trong cột Nợ của sổ Nhật ký

3.      Viết số trang của sổ nhật ký mà bút toán được thực hiện chuyển sổ vào cột “Đối chiếu” của tài khoản

4.      Viết vào cột đối chiếu của sổ nhật ký số hiệu tài khoản được thực hiện chuyển sổ

Đối với số ghi Có:

Lặp lại các bước trên với số dư Có được chuyển vào cột Có của tài khoản.

6. Bảng cân đối thử

Cuối niên độ kế toán (hoặc bất cứ lúc nào cần thiết), chúng ta sẽ lập bảng cân đối thử. Bảng cân đối thử báo cáo số dư của tất cả các tài khoản tại thời điểm đó. Vì tất cả các tài khoản đều được ghi chép Nợ Có tương ứng nên tổng của hai cột Nợ Có phải cân bằng. Bảng cân đối thử giúp chúng ta kiểm tra được tính cân đối này.

Các bước lập bảng cân đối thử:

-         Bước 1: Ghi tên công ty, tiêu đề “Bảng cân đối thử”, ngày lập bảng cân đối thử.

-         Bước 2: Liệt kê các tài khoản có trong sổ cái và số dư Nợ hoặc Có của tài khoản vào trong cột Nợ, Có của bảng cân đối thử.

-         Bước 3: Tính tổng của hai cột Nợ, Có của bảng cân đối thử.

-         Bước 4: Kiểm tra tổng Nợ và Có có bằng nhau không.

 

Nguyễn Thị Hoàng Nhi