Góc học tập
16/12/2017 09:24:32 AM

Quy trình điều chỉnh trong Kế toán Mỹ

1. Bản chất của quy trình điều chỉnh

1.1. Kế toán dựa trên cơ sở tiền mặt

Theo kế toán dựa trên cơ sở tiền mặt, doanh thu và chi phí trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh sẽ được báo cáo trong kỳ có phát sinh việc thu chi tiền mặt. Ví dụ, doanh thu được ghi nhận khi doanh nghiệp nhận tiền, chi phí lương được ghi nhận khi tiền lương được phát cho nhân viên. Lãi/lỗ trong kỳ chính là chênh lệnh giữa khoản tiền được nhận (doanh thu) và khoản tiền chi ra (chi phí).

Những doanh nghiệp dịch vụ có quy mô nhỏ như văn phòng luật sư, phòng khám, môi giới nhà đất… có thể kế toán dựa trên cơ sở tiền mặt. Tuy nhiên, đối với hầu hết doanh nghiệp có quy mô lớn, kế toán dựa trên cơ sở tiền mặt không cung cấp báo cáo tài chính chính xác cho người sử dụng.

1.2. Kế toán dựa trên cơ sở dồn tích

Theo quy định của GAAP, kế toán dựa trên cơ sở dồn tích phải được áp dụng trong quá trình kế toán của doanh nghiệp.

Theo khái niệm dồn tích, các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến doanh thu phải được phản ánh trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ phát sinh doanh thu mà không quan tâm đến thời điểm thu tiền. Doanh thu được ghi nhận vào lúc dịch vụ hoàn thành hoặc vào lúc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho dù trong kỳ phát sinh doanh thu khách hàng có trả tiền hàng hóa, dịch vụ hay chưa. Đây chính là nguyên tắc ghi nhận doanh thu.

Ví dụ:

Ngày 27/12, hãng Ford bán một chiếc xe và được thanh toán tiền vào ngày 11/1 năm sau. Doanh thu phát sinh vào tháng 12 và phải được ghi nhận trong tháng này cho dù trong tháng này Ford chưa nhận được tiền thanh toán.

Cũng theo khái niệm dồn tích, chi phí phải được phản ảnh trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cùng kỳ kế toán với doanh thu phát sinh từ việc tiêu dùng, sử dụng những chi phí đó. Nói cách khác, chi phí phải được ghi chép khi chúng được sử dụng, được tiêu dùng để tạo ra doanh thu. Đó chính là nguyên tắc phù hợp, chi phí đi liền với doanh thu, chi phí gắn liền và phù hợp với thu nhập. Ví dụ, chi phí mua ngoài (utilities expenses) phát sinh trong tháng Mười Hai phải được ghi nhận và phù hợp với doanh thu tháng Mười Hai cho dù trên thực tế chi phí này mãi đến tháng Giêng mới được thanh toán.

Ví dụ:

Ngày 27/12/2003, Hãng Ford trả tiền mua lô thép trị giá $100,000 để sản xuất xe hơi.  Tuy nhiên, mãi đến năm 2004, lô thép này mới được đưa vào sản xuất. Do đó, Ford không thể ghi nhận đây là chi phí trong năm 2003. Vì sao? Vì lợi ích của việc mua lô thép này chưa có, theo nguyên tắc phù hợp, chi phí phải đi liền với doanh thu, mà trên thực tế trong năm 2003 lô thép này chưa được sử dụng để tạo ra doanh thu trong năm 2003 nên mặc dù việc chi trả trên thực tế đã phát sinh nhưng chưa được ghi nhận, chưa được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ phát sinh chi trả (2003). Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của năm 2004, Ford sử dụng lô thép này để sản xuất xe hơi và tạo ra doanh thu trong năm 2004, lúc đó chi phí đã trả cho lô thép này mới được ghi nhận và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ 2004.

Nguyên tắc phù hợp là một nguyên tắc kế toán quy định việc báo cáo doanh thu và chi phí liên quan (related expenses) trong cùng một kỳ kế toán.

1.3. Quá trình điều chỉnh

Theo cơ sở dồn tích, vào cuối kỳ kế toán, các đối tượng kế toán sau cần phải được điều chỉnh vì các lý do sau:

1. Những chi phí không được ghi chép hàng ngày. Ví dụ như các văn phòng phẩm. Nếu cứ mỗi lần sử dụng lại ghi chép giao dịch thì rất mất công, hơn nữa, các nhà quản lý cũng không đòi hỏi phải nắm rõ lượng tồn văn phòng phẩm hàng ngày.

2. Những doanh thu và chi phí được ghi nhận và phân bổ theo thời gian. Ví dụ như doanh thu chưa thực hiện (unearned revenue), bảo hiểm trả trước (prepaid insurance)…Theo thời gian, tiền thuê văn phòng khách hàng đã trả trước (rent received in advance) (unearned rent) theo thời gian sẽ chuyển thành doanh thu, tương tự như vậy chi phí bảo hiểm trả trước (prepaid insurance) sẽ trở thành chi phí bảo hiểm.

3. Những doanh thu và chi phí dù chưa được ghi sổ với khách hàng, chưa lập/chưa nhận hóa đơn thanh toán hoặc chưa nhận/chưa chi tiền phải được tính vào doanh thu và chi phí trong kỳ. Ví dụ doanh nghiệp đã cung cấp dịch vụ cho khách hàng, tuy nhiên vào cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp chưa lập hóa đơn (trường hợp thường xảy ra với những thương vụ kéo dài trong nhiều kỳ), hoặc doanh nghiệp chưa thanh toán tiền lương nhân viên vì chưa đến kỳ trả lương. Dù chưa lập hóa đơn nhưng những dịch vụ doanh nghiệp đã cung cấp phải được ghi nhận là doanh thu trong kỳ, dù chưa phát lương nhưng tiền công lao động của nhân viên phải được ghi nhận là chi phí lương trong kỳ.

Vậy quá trình điều chỉnh là gì? Quá trình điều chỉnh là việc phân tích và cập nhật những tài khoản theo dõi những đối tượng kế toán cần được điều chỉnh vào cuối kỳ kế toán trước khi lập các báo cáo tài chính nhằm mục đích điều chỉnh và tính toán đầy đủ doanh thu, chi phí để tính đúng lãi ròng ở trong kỳ.

Bút toán điều chỉnh là gì?Bút toán điều chỉnh là những bút toán được thực hiện dựa trên nguyên tắc kế toán, cụ thể là nguyên tắc ghi nhận doanh thu và nguyên tắc phù hợp của cơ sở dồn tích, bút toán điều chỉnh được thực hiện vào cuối kỳ kế toán nhằm mục đích cập nhật những tài khoản cần điều chỉnh cho đúng với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Tất cả các bút toán điều chỉnh đếu ảnh hưởng đến ít nhất một tài khoản thuộc Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và một tài khoản thuộc Bảng cân đối kế toán. Hay nói cách khác, trong một bút toán điều chỉnh luôn luôn có một tài khoản thuộc Bảng cân đối kế toán và một tài khoản thuộc Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

2. Ghi chép các bút toán điều chỉnh

Các loại tài khoản cần điều chỉnh:

- Chi phí trả trước

- Doanh thu chưa thực hiện

- Chi phí dồn tích

- Doanh thu dồn tích

- Ghi nhận chi phí khấu hao

2.1. Chi phí/Doanh thu chưa được ghi nhận (Deferrals)

Chi phí trả trước (Prepaid …):

Chi phí trả trước là những khoản thanh toán trước cho những chi phí trong tương lai và phải được ghi nhận là tài sản khi tiền được thanh toán. Chi phí trả trước chưa được ghi nhận là chi phí trong kỳ có phát sinh giao dịch chi trả bởi vì chi phí trả trước chưa được sử dụng, chưa được tiêu dùng trong kỳ đó. Theo thời gian, giá trị của loại tài sản này sẽ được tiêu dùng dần cho đến hết. Khi giá trị tài sản này bị khấu trừ thì khoản khấu trừ đó trở thành chi phí.

Tóm lại: Chi phí trả trước là TÀI SẢN (tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán) theo thời gian hoặc quá trình hoạt động sản xuất sẽ trở thành CHI PHÍ (tài khoản thuộc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh).

Một số loại chi phí trả trước:

-         Văn phòng phẩm                      

-         Bảo hiểm trả trước

-         Tiền thuê văn phòng

-         Chi phí quảng cáo trả trước

-         Học phí (đối với sinh viên đây là chi phí trả trước)

Doanh thu chưa thực hiện (Unearned Revenue):

Doanh thu chưa thực hiện là khoản tiền nhận được trước khi doanh nghiệp chuyển giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ. Đây là khoản tiền nhận trước cho những doanh thu trong tương lai và được ghi nhận là công nợ khi doanh nghiệp nhận tiền. Doanh thu chưa được thực hiện chưa phải là doanh thu bởi vì doanh nghiệp chưa hoàn thành nghĩa vụ đối với khách hàng để được ghi nhận là doanh thu. (Nói cách khác, doanh thu chưa thực hiện chưa được ghi nhận là doanh thu vì chúng ta chưa được quyền hưởng chúng).

Doanh thu chưa thực hiện là CÔNG NỢ là loại tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán và theo thời gian hoặc theo quá trình hoạt động kinh doanh sẽ trở thành DOANH THU (Earned Revenues) là tài khoản thuộc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Một số loại doanh thu chưa thực hiện:

- Tiền trả trước cho luật sư (fee received by the attorney)

- Tiền đặt báo dài hạn

- Học phí (đối với trường học)

- Phí bảo hiểm mà các công ty bảo hiểm nhận trước

2.2. Chi phí/Doanh thu dồn tích (Accruals)

Chi phí dồn tích (Accrued Expenses):

Chi phí dồn tích là chi phí phát sinh trong kỳ kế toán nhưng chưa được ghi nhận. Đây là những chi phí đã phát sinh, chưa được chi trả nhưng trong tương lai sẽ phải chi trả khi đến kỳ thanh toán. Dù những chi phí này chưa được chi trả nhưng doanh nghiệp đã sử dụng những chi phí đó để tạo ra doanh thu trong kỳ, do đó, chi phí này phải được ghi nhận theo nguyên tắc phù hợp.

Tóm lại, chi phí dồn tích là CHI PHÍ trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh đồng thời là một khoản NỢ PHẢI TRẢ trên bảng cân đối.

Một ví dụ thông dụng của nhất của chi phi dồn tích, đó là tiền lương. Từng giờ, từng phút, doanh nghiệp sử dụng sức lao động của nhân viên trong toàn bộ quá trình làm việc, tuy nhiên đến kỳ trả lương thì doanh nghiệp mới phát lương cho nhân viên. Trong kỳ kế toán, doanh nghiệp đã sử dụng sức lao động để tạo ra doanh thu trong kỳ, vì thế doanh nghiệp phải có nghĩa vụ trả lương cho công sức lao động trong kỳ đó. 

Tuy nhiên, không phải lúc nào ngày phát lương cũng rơi vào cuối kỳ lập báo cáo kế toán, vì thế, chi phí tiền lương đã phát sinh nhưng chưa được thanh toán phải được ghi nhận là một công nợ mà doanh nghiệp phải trả ở trên bảng cân đối.

Một số loại chi phí dồn tích:

- Lãi vay từ các khế ước nhận nợ (Interests expenses on note payable)

- Thuế phải trả

Doanh thu dồn tích (Accrued Revenues):

Doanh thu dồn tích là doanh thu trên thực tế đã phát sinh nhưng chưa được ghi sổ và chưa nhận được tiền thanh toán. Điều này thường xảy ra với những thương vụ kéo dài trong nhiều kỳ kế toán. Đây là doanh thu đã phát sinh trong kỳ nhưng chưa ghi hóa đơn hóa đơn cho khách hàng vì việc ghi hóa đơn chỉ được thực hiện vào ngày kết thúc hợp đồng hoặc cuối kỳ hạn cung cấp dịch vụ mà ngày này có thể không trùng với ngày cuối của kỳ kế toán. Tuy nhiên, vì trong kỳ kế toán đã có một phần doanh thu đã được thực hiện nên kế toán phải ghi nhận doanh thu và doanh thu dồn tích chính là KHOẢN PHẢI THU thuộc bảng cân đối kế toán.

Một số loại doanh thu dồn tích:

- Doanh thu từ lãi vay (interest revenue). Ví dụ doanh nghiệp cho khách hàng vay một số tiền $1,000 thời hạn 3 năm với lãi suất 6%/năm, gốc và lãi trả một lần khi đáo hạn. Vào cuối mỗi kỳ kế toán, doanh nghiệp phải ghi nhận doanh thu phát sinh trong kỳ kế toán. 

Khấu hao Tài sản cố định

Các tài sản cố định là những tài sản hữu hình, có thời hạn sử dụng lâu dài và được dùng trong sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Tài sản cố định gồm có đất đai, nhà xưởng, máy móc thiết bị. Tất cả các khoản mục tài sản cố định, ngoại trừ đất đai, cuối cùng sẽ bị hư hỏng và không sử dụng được. Do đó, trị giá của những tài sản này phải được chuyển thành phí tổn trong suốt quá trình sử dụng chúng. Quá trình phân bổ chi phí của các khoản mục này được gọi là trích khấu hao. Khấu hao được phản ảnh với các bút toán điều chỉnh tương tự như các bút toán thực hiện với chi phí trả trước.

Tuy nhiên, khác với các đa số trường hợp, khoản giảm của một loại tài sản được phản ảnh bằng cách ghi Có trên tài khoản theo dõi tài sản đó, thủ tục trích khấu hao phản ảnh giá trị hao mòn trong kỳ kế toán không được thực hiện trực tiếp trên tài khoản tài sản cố định. Đúng hơn, giá trị hao mòn được phản ảnh trên một tài khoản khác – tài khoản Hao mòn tài sản cố định, đây là tài khoản đối của tài khoản nhà xưởng, máy móc thiết bị.

Nguyễn Thị Hoàng Nhi