Góc học tập
16/12/2017 09:34:19 AM

Hoàn tất chu trình kế toán trong Kế toán Mỹ

1. Dòng lưu chuyển thông tin kế toán

Bảng tính nháp (worksheet):  Vào cuối mỗi kỳ kế toán, phòng kế toán đều phải thực hiện một số thủ tục kế toán để lập được báo cáo tài chính. Sau khi tất cả các giao dịch kinh tế đã được ghi sổ thì lập bảng cân đối thử chưa điều chỉnh, thực hiện các bút toán điều chỉnh trên sổ Nhật ký và chuyển sổ các bút toán ghi chép các giao dịch phát sinh từ Sổ nhật ký sang Sổ Cái. Sau đó lập bảng cân đối thử đã điều chỉnh làm căn cứ để lập báo cáo tài chính.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, những thủ tục này thực hiện khá đơn giản. Tuy nhiên, với một doanh nghiệp lớn có nhiều tài khoản và nhiều bút toán điều chỉnh thì để tránh nhầm lẫn trong việc ghi sổ và chuyển sổ thì nhân viên kế toán nên thêm khâu lập bảng tính nháp (worksheet). Bảng tính nháp được lập trước khi các bút toán điều chỉnh được ghi sổ Nhật ký hoặc được chuyển vào tài khoản sổ Cái.

Các bước lập bảng tính nháp

Bước 1. Ghi tiêu đề của bảng tính nháp bao gồm các nội dung sau:

-         Tên doanh nghiệp

-         Tên bảng tính nháp: Bảng tính nháp cuối kỳ (End-of-Period Spreadsheet)

-         Thời gian: Bảng tính nháp được lập cho khoảng thời gian nào.

Bước 2. Lập Cột Bảng cân đối thử chưa điều chỉnh

-         Liệt kê tất cả các tài khoản của tất cả các giao dịch kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán và số dư của các tài khoản đó.

Bước 3. Ghi chép lại các điều chỉnh trong cột Điều chỉnh.

-         Các điều chỉnh thay đổi số dư của một số tài khoản như tài khoản Chi phí trả trước, Doanh thu chưa thực hiện, Hao mòn tài sản cố định… Nếu trên bảng cân đối thử chưa có các tài khoản phản ảnh các đối tượng kế toán cần được điều chỉnh thì kế toán viên thêm các tài khoản này vào bảng tính. (Trường hợp này thường xảy ra đối với chi phí và doanh thu dồn tích).

-         Cần lưu ý rằng việc thêm vào các tài khoản mới phải sắp xếp theo nhóm tài khoản (Tài sản, Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu, Doanh thu, Chi phí, Cổ tức) và tổng dư Nợ và dư Có của các bút toán điều chỉnh phải bằng nhau.

Bước 4. Lập Cột Bảng cân đối thử đã được điều chỉnh.

-         Số liệu trên cột này được lập từ việc cộng, trừ các bút toán điều chỉnh vào số dư của các tài khoản ở bảng cân đối thử chưa điều chỉnh. Nếu bút toán điều chỉnh phát sinh cùng bên với số dư của tài khoản ở bảng cân đối thử thì cộng vào số dư, ngược lại, nếu bút toán điều chỉnh phát sinh ngược bên với số dư của tài khoản ở bảng cân đối thử thì trừ vào số dư. Sau khi thực hiện xong bước này, lúc này các tài khoản đã phản ảnh đúng số dư cuối kỳ.

-         Tổng dư Nợ và tổng dư Có của tất cả các tài khoản trong cột Bảng cân đối thử đã điều chỉnh phải bằng nhau.

Bước 5. Lập cột Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

-         Trên cột này, kế toán kiệt kê các tài khoản doanh thu và chi phí cùng với số dư đã điều chỉnh của các tài khoản này. Chênh lệch giữa tổng số dư Có (doanh thu) và số dư Nợ (chi phí) chính là Lợi nhuận ròng (net income) hoặc Lỗ (net loss) trong kỳ. Số chênh lệch này sẽ được thể hiện ở cuối cột Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

-         Nếu tổng số dư Có > tổng số dư Nợ àLợi nhuận ròng, phần chênh lệch này được thể hiện ở cột Nợ của Báo cáo kết quả kinh doanh. Nếu tổng số dư Có < tổng số dư Nợ àLỗ, phần chênh lệch này được thể hiện ở cột Có của Báo cáo kết quả kinh doanh.

-         Sau khi ghi chép Lợi nhuận/Lỗ vào trong bảng tính nháp, tính tổng của các cột Nợ và cột Có của Báo cáo hoạt động kinh doanh. Tổng của 2 cột này phải bằng nhau.

Bước 6. Lập cột bảng cân đối kế toán.

-         Trên cột này, kế toán liệt kê các tài khoản tài sản, khoản phải thu, vốn chủ sở hữu, cổ tức cùng với số dư đã điều chỉnh của các tài khoản này. Lưu ý, tuy cổ tức không phải là tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán nhưng vì cổ tức làm ảnh hưởng đến lợi nhuận giữ lại mà lợi nhuận giữ lại là một phần của vốn chủ sở hữu nên cổ tức được xem như là có ảnh hưởng đến vốn chủ sở hữu vì vậy nó cũng được xếp vào trong cột bảng cân đối kế toán.

-         Cuối cột Bảng cân đối kế toán thể hiện lợi nhuận ròng hoặc lỗ trong kỳ. Lưu ý, nếu doanh nghiệp có lãi thì lúc này phần lãi sẽ được thể hiện ở bên Có của cột bảng cân đối kế toán, đây là kết quả của quá trình hoạt động kinh doanh làm tăng vốn chủ sở hữu và kết quả là tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn. Ngược lại, nếu doanh nghiệp thua lỗ thì lúc này phần lỗ sẽ được thể hiện ở bên Nợ của cột bảng cân đối kế toán, đây là kết quả của việc làm ăn thua lỗ, đã làm vốn chủ sở hữu bị giảm và kết quả vẫn là tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn.

Lưu ý:

Bảng tính nháp không phải là một báo cáo thay thế các báo cáo tài chính. Bảng tính nháp chỉ là một công cụ hỗ trợ để nhân viên kế toán sử dụng vào cuối kỳ kế toán nhằm giúp họ hệ thống hóa số liệu. Sau khi hoàn thành bảng tính nháp, nhân viên kế toán sử dụng bảng tính nháp để lập báo cáo tài chính. Các khoản mục trên các cột Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cung cấp thông tin cần thiết để lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chính thức. Các thông tin từ các cột Bảng cân đối kế toán được sử dụng để lập báo cáo về tình hình biến động của tài sản và nguồn vốn.

2. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được lập từ các tài khoản Doanh thu và Chi phí có trên cột Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hoặc được lấy trực tiếp từ cột Bảng cân đối đã điều chỉnh. Thứ tự trình bày trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là các khoản doanh thu và chi phí nào lớn thì được liệt kê trước. Chi phí khác (Miscellaneous expenses) được liệt kê cuối cùng, cho dù giá trị của nó là bao nhiêu đi nữa. Chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí chính là lợi nhuận hoặc lỗ trong kỳ kế toán.

Tổng doanh thu – Tổng chi phí = Lợi nhuận/Lỗ

 

Lợi nhuận/Lỗ sẽ được chuyển vào Báo cáo phân phối thu nhập (Retained Earnings Statement)

3. Báo cáo phân phối thu nhập

Lợi nhuận/Lỗ sẽ được chuyển vào Báo cáo phân phối thu nhập để tính toán Lợi nhuận giữ lại cuối kỳ.

Thông thường, khoản mục đầu tiên được trình bày trên Báo cáo phân phối thu nhập là số dư đầu kỳ của tài khoản Lợi nhuận giữ lại. Tiếp theo là Lợi nhuận ròng hoặc Lỗ trong kỳ kế toán. Cổ tức chia trong kỳ sẽ được khấu trừ vào Lợi nhuận hoặc Lỗ để tính kết quả Lợi nhuận giữ lại vào thời điểm cuối kỳ.

Ví dụ:

Công ty XYZ

Báo cáo phân phối thu nhập

Cho (kỳ kế toán) kết thúc ngày/tháng/năm

Lợi nhuận giữ lại đầu kỳ                                                                             xxxx

Lợi nhuận trong kỳ                                                  xxx

Trừ Cổ tức                                                                     x

Phát sinh tăng Lợi nhuận giữ lại                                                                  xx

Lợi nhuận giữ lại cuối kỳ                                                                       xxxxxx

Lưu ý:

Nếu cổ tức chia trong kỳ lớn hơn lợi nhuận trong kỳ thì kế toán phải đảo ngược vị trí của lợi nhuận và cổ tức. Cụ thể là Cổ tức sẽ được thể hiện trước rồi đến Lợi nhuận trong kỳ. Chênh lệch giữa 2 khoản mục này sẽ được khấu trừ vào Lợi nhuận giữ lại đầu kỳ và làm giảm Lợi nhuận giữ lại đầu kỳ.

Trường hợp doanh nghiệp thua lỗ thì hình thức trình bày của Báo cáo phân phối thu nhập cũng sẽ thay đổi như sau:

Công ty XYZ

Báo cáo phân phối thu nhập

Cho (kỳ kế toán) kết thúc ngày/tháng/năm

Lợi nhuận giữ lại đầu kỳ                                                                             xxxx

Lỗ trong kỳ                                                      xx

Cổ tức                                                                 x

Phát sinh giảm Lợi nhuận giữ lại                                                               xxx

Lợi nhuận giữ lại cuối kỳ                                                                             x

4. Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán được lập trực tiếp từ cột Bảng cân đối kế toán hoặc trực tiếp từ cột Bảng cân đối thử đã điều chỉnh.

Bảng Cân đối kế toán phân loại là bảng cân đối chia ra từng tiểu mục cho tài sản bao gồm tài sản ngắn hạn, tài sản dài hạn; nợ phải trả bao gồm nợ ngắn hạn và nợ dài hạn; và vốn chủ sở hữu.

Mục đích của bảng cân đối kế toán phân loại:

Giúp nhà quản lý, chủ sở hữu, chủ nợ và những người quan tâm hiểu rõ tình hình tài chính của doanh nghiệp. Các chuẩn mực về sắp xếp thứ tự trên bảng cân đối tài chính là một cách để tiết kiệm thời gian cho người đọc và để cung cấp một bức tranh toàn cảnh rõ hơn về tình hình tài chính của công ty.

Tài sản

-         Tài sản ngắn hạn (current assets)

+   Tài sản ngắn hạn bao gồm tiền mặt, trái phiếu chính phủ và các chứng khoán, các khoản phải thu, hàng tồn kho, chi phí trả trước… Để đủ tiêu chuẩn được ghi vào loại tài sản ngắn hạn, tài sản phải có khả năng chuyển đổi thành tiền mặt, được bán hoặc sử dụng hết trong một khoảng thời gian tương đối ngắn thông thường dưới một năm trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp. Thứ tự trình bày tài sản ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán tùy thuộc vào khả năng thanh khoản của tài sản. Giá trị của tài sản ngắn hạn của công ty và các giá trị của từng tài sản cung cấp một số dấu hiệu về khả năng trả nợ ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp. Ngoài tiền mặt, tài sản ngắn hạn còn bao gồm các loại tài sản sau :

+   Thương phiếu phải thu (Notes receivable): Thương phiếu phải thu là một văn tự của khách hàng hứa sẽ trả một món tiền cụ thể kèm theo tiền lãi.

+   Phải thu khách hàng (Accounts receivable): Khi hàng hóa và dịch vụ được bán cho khách hàng theo phương thức trả chậm, khoản tiền khách hàng chưa thanh toán được gọi là khoản phải thu khách hàng. Phải thu khách hàng tăng lên theo các thương vụ bán hàng trả chậm và giảm đi khi khách hàng chi trả. Một công ty cần biết số tiền mà mỗi khách hàng hiện thiếu nợ mình, nên mỗi khách hàng được lập phiếu theo dõi riêng hoặc trên từng tài khoản chi tiết cho từng khách hàng.

-         Nhà xưởng, máy móc thiết bị (Property Plant and Equipment):

+   Thiết bị (Equipment): Tăng giảm về các loại tài sản như máy tính, bàn họp và các máy móc văn phòng khác thường được phản ảnh trên tài khoản có tên là “Thiết bị - văn phòng”. Tương tự như vậy, các loại tài sản sử dụng trong các hoạt động thương mại của một cửa hàng như máy tính tiền, kệ trưng bày, quầy hàng… được phản ảnh trên tài khoản có tên là “Thiết bị - cửa hàng”.

+   Nhà xưởng (Buildings): Tòa nhà sử dụng để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh như cửa hàng, văn phòng làm việc, nhà kho, xưởng sản xuất… Những tài sản này thường được phản ảnh và hạch toán trong tài khoản “Nhà xưởng”. Nếu doanh nghiệp làm chủ nhiều nhà xưởng khác nhau thì mỗi tòa nhà phải được hạch toán trong từng tài khoản riêng biệt.

+   Đất đai (Land): Tài khoản “Đất đai” được dùng để phản ánh biến động về đất đai thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Đất đai và nhà xưởng xây dựng trên đất đai đó là hai loại tài sản vật chất riêng biệt nhau. Do đó, đất đai và nhà xưởng phải được phản ảnh trên các tài khoản riêng biệt, vì nhà xưởng bị hao mòn trong khi đất đai thì không.

Nợ phải trả (Liabilities accounts)

Mỗi doanh nghiệp có một số loại nợ phải trả khác nhau và mỗi loại được theo dõi trên một tài khoản riêng. Trên bảng cân đối kế toán, Nợ phải trả thường được chia làm hai loại: Nợ ngắn hạn và Nợ dài hạn.

-         Nợ ngắn hạn

Nợ ngắn hạn là những khoản nợ sẽ đáo hạn trong vòng một thời gian ngắn (thường là dưới một năm) và được thanh toán bởi những tài sản ngắn hạn được gọi là nợ ngắn hạn. Những loại nợ ngắn hạn phổ biến nhất trong nhóm này là những thương phiếu phải trả và các khoản phải trả cho người bán. Ngoài ra còn có các loại nợ khác như Tiền lương phải trả, lãi phải trả, thuế phải trả, và doanh thu nhận trước.

-         Nợ dài hạn

Nợ dài hạn là những khoản nợ có thời hạn đáo hạn dài (thường là trên một năm). Những khoản nợ dài hạn đến hạn phải trả trong vòng một năm thì được xếp vào nợ ngắn hạn. Nợ dài hạn thường được thể hiện sau Nợ ngắn hạn. Nợ dài hạn có thể là trái phiếu phải trả (bond payable), hoặc nếu khoản nợ được đảm bảo bằng tài sản thế chấp thì khoản nợ đó được gọi khoản nợ vay có tài sản đảm bảo (mortgage payable).

Mortgage payable là khoản vay hay khoản tài trợ dài hạn để mua tài sản và thế chấp bằng chính tài sản đó. Bản thân tài sản đó sẽ được xem như vật ký cược cho khoản vay, cho đến khi khoản vay được trả hết gốc và lãi. Một mortgage payable thường được trả thành từng phần bằng nhau (bao gồm gốc + lãi) trong suốt kỳ trả nợ. Trong suốt kỳ trả nợ, phần trả gốc sẽ tăng dần và phần lãi sẽ giảm dần. Lãi giảm dần bởi vì số dư nợ giảm dần khi gốc được trả qua các kỳ. 

Vốn chủ sở hữu:

Vốn chủ sở hữu phản ảnh các nguồn lực được đầu tư bởi các chủ sở hữu.  Vốn chủ sở hữu chính là quyền của chủ sở hữu đối với tài sản. Vốn chủ sở hữu bao gồm vốn góp và lợi nhuận giữ lại. Tổng Vốn chủ sở hữu và tổng Nợ phải trả bằng Tổng tài sản của doanh nghiệp.

5. Bút toán khóa sổ

Tài khoản thường xuyên (Permanent Accounts)

Các tài khoản của Bảng cân đối kế toán được gọi là các tài khoản thường xuyên vì số dư của các tài khoản này phản ánh giá trị của các khoản mục tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu, tồn tại từ kỳ kế toán này sang kỳ kế toán khác. Ví dụ: tài khoản Tiền, Phải thu khách hàng, Thiết bị, Hao mòn tài sản cố định, Phải trả người bán, Vốn góp và Lợi nhuận giữ lại…

Tại sao tài khoản tài sản là tài khoản thường xuyên? Trả lời: Nếu vào ngày 31/12 công ty có sở hữu một nhà xưởng thì trừ khi công ty bán nhà xưởng đó đi, còn nếu không thì vào ngày 1/1 năm sau nhà xưởng đó vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty. Nói cách khác, tài khoản Nhà xưởng phải xuất hiện trên 2 kỳ kế toán.

Nợ phải trả? Nếu vào ngày 31/12 công ty còn nợ khách hàng thì trừ khi công ty trả nợ xong vào ngày này, còn nếu không thì vào ngày 1/1 năm sau, công ty vẫn còn nợ số tiền trên. Do đó, tài khoản Khoản phải trả phải là tài khoản thường xuyên.

Tài khoản tạm thời (Temporary Accounts)

Các tài khoản doanh thu, chi phí, cổ tức, tổng hợp thu nhập (Income summary) được gọi là các tài khoản tạm thời vì số tiền được lưu trữ trong các tài khoản này chỉ là tạm thời trong một kỳ kế toán.

Tại sao tài khoản Doanh thu là tài khoản tạm thời? Trả lời: Vì doanh thu thực hiện trong kỳ này không được tính tiếp cho kỳ kế toán tiếp theo. Nói cách khác, doanh thu của năm 2003 không thể là một phần của doanh thu trong năm 2004. Vậy thì số tiền trên đi đâu??? Nó sẽ trở thành một phần của lợi nhuận và nếu lợi nhuận không chia cho chủ sở hữu thì số tiền đó sẽ chuyển thành Lợi nhuận giữ lại trong kỳ và sẽ đóng góp vào Lợi nhuận giữ lại của công ty.

Vào cuối kỳ kế toán, các tài khoản tạm thời sẽ bị khóa và không có số dư. 

Quy trình khóa sổ

Khi thực hiện các bút toán khóa sổ vào cuối mỗi kỳ kế toán, các tài khoản chi phí và doanh thu được kết chuyển hết các số dư của chúng vào một tài khoản tổng hợp đó là tài khoản “Tổng hợp thu nhập” (Income Summary). Đây là tài khoản chỉ dùng trong giai đoạn khóa sổ. Vào đầu quy trình khóa sổ, tài khoản “Tổng hợp thu nhập” không có số dư. Trong suốt quá trình khóa sổ, tài khoản này sẽ được dùng để kết chuyển số dư của các tài khoản doanh thu và tài khoản chi phí. Cuối quy trình điều chỉnh, số dư của tài khoản Tổng hợp thu nhập, có thể là dư Có (trường hợp doanh thu > chi phí àlãi) hoặc là dư Nợ (trường hợp doanh thu < chi phí -> lỗ), sẽ được kết chuyển vào tài khoản vốn chủ sở hữu và sẽ lại có số dư bằng 0. 

Nguyễn Thị Hoàng Nhi