Góc học tập
18/01/2018 06:20:28 PM

Những đặc điểm của tài khoản và hệ thống tài khoản trong kế toán Mỹ

 

Tài khoản là một phương tiện của kế toán dùng để theo dõi và phản ảnh một cách thường xuyên và có hệ thống tình hình và sự vận động của từng đối tượng kế toán. Do đó, tài khoản đơn giản là một phương tiện tập hợp vào một chỗ tất cả các thông tin về những phát sinh tăng và phát sinh giảm của một khoản mục trong báo cáo tài chính (ví dụ như tiền (cash), vật tư (supplies), phải trả người bán (Accounts payable)).

Ví dụ, tài khoản tài sản “Tiền” cung cấp thông tin về các khoản thu tiền, chi tiền và số dư tiền hiện có. Bằng việc duy trì tài khoản “Tiềnt”, nhà quản lý có thể biết số tiền mặt sẵn có để trả lương, mua hàng hóa, tài sản hoặc dịch vụ. Người ta thường gọi tài khoản hoặc đôi khi tài khoản sổ cái. Tất cả các tài khoản riêng biệt thường được giữ chung trong một tập hồ sơ, và toàn bộ các tài khoản này được gọi là Sổ Cái.

Hình thức đơn giản nhất của một tài khoản bao gồm 3 phần:

-         Tên tài khoản: phản ảnh đối tượng mà tài khoản theo dõi.

-         Phần ghi nhận những phát sinh tăng của tài khoản.

-         Phần ghi nhận những phát sinh giảm của tài khoản.

Tài khoản chữ T (T account): Ởdạng đơn giản nhất, mỗi tài khoản trong giống như chữ T, được gọi là tài khoản chữ T, tài khoản chữ T có 3 yếu tố: (1) Tên gọi của tài khoản (Title), (2) Bên trái gọi là bên Nợ (Debit), (3) Bên phải gọi là bên Có (Credit). Hai bên Nợ, Có phản ảnh hai hướng vận động biến đổi khác nhau của cùng một đối tượng kế toán. Cần lưu ý rằng Nợ và Có chỉ là thuật ngữ kế toán, dùng để gọi tên các bên của tài khoản chứ không có ý nghĩa gì khác.

Số tiền được ghi vào bên trái của tài khoản được gọi là ghi Nợ, số tiền được ghi vào bên phải của tài khoản được gọi là ghi Có. Cần lưu ý rằng tài khoản chữ T chỉ dùng để phục vụ học tập và nghiên cứu. Trên thực tế, không có tài khoản chữ T mà tài khoản chỉ tồn tại dưới dạng sổ kế toán.

Hệ thống tài khoản của doanh nghiệp

Hệ thống tài khoản của một doanh nghiệp là danh sách liệt kê các tài khoản mà một doanh nghiệp sử dụng. Theo đó, các tài khoản của Bảng cân đối được liệt kê trước, trong đó nhóm tài khoản Tài sản được liệt kê đầu tiên rồi đến nhóm tài khoản Nợ phải trả rồi đến nhóm tài khoản Vốn chủ sở hữu. Các tài khoản thuộc Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được liệt kê tiếp theo, theo thứ tự nhóm tài khoản Doanh thu được liệt kê trước rồi đến nhóm tài khoản Chi phí.

Các tài khoản trong Hệ thống tài khoản của một doanh nghiệp có thể được đánh số hiệu để tiện cho việc tham chiếu. Theo đó, các doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống đánh số hiệu tài khoản của riêng mình và khi có phát sinh thêm những tài khoản mới thì những tài khoản mới này có thể được thêm vào Hệ thống tài khoản của doanh nghiệp mà không ảnh hưởng đến những tài khoản khác. Thông thường các doanh nghiệp thường có chung nhóm tài khoản, tuy nhiên, tên tài khoản và số hiệu tài khoản cụ thể ở mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau tùy theo đặc tính và quy mô của doanh nghiệp. (Ví dụ, số hiệu tài khoản của công ty Procter & Gamble lên đến 30 con số thể hiện sự đa dạng trong lĩnh vực kinh doanh và phạm vi hoạt động của Proter & Gamble).

Các nhóm tài khoản chính:

Các tài khoản Tài sản (Assets):Tài sản là các nguồn lực thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Các nguồn lực này có thể tồn tại ở dạng vật chất hữu hình như là tiền mặt và công cụ, dụng cụ hoặc ở dạng vô hình nhưng có giá trị ví dụ như bản quyền, bằng phát minh sáng chế, thương hiệu. Ngoài ra còn có thể có các loại tài sản khác như khoản phải thu, chi phí trả trước (ví dụ như phí bảo hiểm), đất đai, nhà xưởng…

Các tài khoản Nợ phải trả (Liabilities):Nợ phải trả là những khoản nợ các đối tượng bên ngoài. Tài khoản Nợ phải trả thường được ghi nhận trên bảng cân đối tài sản với tên gọi kèm theo chữ phải trả (payable). Ví dụ: Tài khoản Phải trả người bán, Tài khoản Thương phiếu phải trả, Tài khoản Tiền lương phải trả… Tài khoản theo dõi những khoản tiền khách hàng ứng trước trước khi doanh nghiệp giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ được gọi là Tài khoản Doanh thu chưa thực hiện hoặc Tài khoản Doanh thu nhận trước. Tài khoản này thể hiện những khoản nợ sẽ được doanh nghiệp trả khi hàng hóa được giao hoặc khi dịch vụ được cung cấp. Doanh thu chưa thực hiện có thể là học phí mà nhà trường nhận được hoặc tiền đặt báo dài hạn mà tòa soạn báo nhận được.

Các tài khoản Vốn chủ sở hữu (Owner’s Equity): Vốn chủ sở hữulà quyền của chủ sở hữu đối với tài sản của doanh nghiệp. Tài khoản Vốn chủ sở hữu bao gồm tài khoản vốn góp và tài khoản Lợi nhuận giữ lại (Retained Earnings). Tài khoản Cổ tức thể hiện lợi nhuận doanh nghiệp phân phối cho chủ sở hữu trong kỳ kế toán.

Các tài khoản Doanh thu (Revenue): Doanh thulà phát sinh tăng của vốn chủ sở hữu (cụ thể là Lợi nhuận giữ lại) do kết quả của việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Một số tài khoản doanh thu thường gặp là Doanh thu bán hàng (Sales), doanh thu phí dịch vụ (fees earned), doanh thu từ việc cho thuê (rent revenue), doanh thu từ hoa hồng được hưởng (commissions revenue)…

Các tài khoản Chi phí (Expense): Chi phílà kết quả của việc sử dụng tài sản hoặc dịch vụ để tạo ra doanh thu trong kỳ. Một số tài khoản chi phí thường gặp là chi phí tiền lương (wages expense), chi phí thuê văn phòng (rent expense), chi phí mua ngoài (utilities expense), chi phí văn phòng phẩm (supplies expense), và các chi phí khác (miscellaneous expense)…

» Các tin khác: