Góc học tập
18/03/2018 10:16:59 AM

Quá trỉnh điều chỉnh trong kế toán Mỹ

Kế toán dựa trên cơ sở tiền (cash basis)

Theo kế toán dựa trên cơ sở tiền, doanh thu và chi phí trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh sẽ được báo cáo trong kỳ có phát sinh việc thu chi tiền. Ví dụ, doanh thu được ghi nhận khi doanh nghiệp nhận tiền, chi phí lương được ghi nhận khi tiền lương được phát cho nhân viên. Lãi/lỗ trong kỳ chính là chênh lệnh giữa khoản tiền được nhận (doanh thu) và khoản tiền chi ra (chi phí).

Những doanh nghiệp dịch vụ có quy mô nhỏ như văn phòng luật sư, phòng khám, môi giới nhà đất… có thể kế toán dựa trên cơ sở tiền. Tuy nhiên, đối với hầu hết doanh nghiệp có quy mô lớn, kế toán dựa trên cơ sở tiền không cung cấp báo cáo tài chính chính xác cho người sử dụng

Kế toán dựa trên cơ sở dồn tích (acrrual basis)

Theo quy định của GAAP, kế toán dựa trên cơ sở dồn tích phải được áp dụng trong quá trình kế toán của doanh nghiệp.

Theo khái niệm dồn tích, các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến doanh thu phải được phản ánh trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ phát sinh doanh thu mà không quan tâm đến thời điểm thu tiền. Doanh thu được ghi nhận vào lúc dịch vụ hoàn thành hoặc vào lúc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho dù trong kỳ phát sinh doanh thu khách hàng có trả tiền hàng hóa, dịch vụ hay chưa. Đây chính là nguyên tắc ghi nhận doanh thu.

Ví dụ:

Ngày 27/12, hãng Ford bán một chiếc xe và được thanh toán tiền vào ngày 11/1 năm sau. Doanh thu phát sinh vào tháng 12 và phải được ghi nhận trong tháng này cho dù trong tháng này Ford chưa nhận được tiền thanh toán.

Cũng theo khái niệm dồn tích, chi phí phải được phản ảnh trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cùng kỳ kế toán với doanh thu phát sinh từ việc tiêu dùng, sử dụng những chi phí đó. Nói cách khác, chi phí phải được ghi chép khi chúng được sử dụng, được tiêu dùng để tạo ra doanh thu. Đó chính là nguyên tắc phù hợp, chi phí đi liền với doanh thu, chi phí gắn liền và phù hợp với thu nhập. Ví dụ, chi phí mua ngoài (utilities expenses) phát sinh trong tháng Mười Hai phải được ghi nhận và phù hợp với doanh thu tháng Mười Hai cho dù trên thực tế chi phí này mãi đến tháng Giêng mới được thanh toán.

Ví dụ:

Ngày 27/12/2003, Hãng Ford trả tiền mua lô thép trị giá $100,000 để sản xuất xe hơi.  Tuy nhiên, mãi đến năm 2004, lô thép này mới được đưa vào sản xuất. Do đó, Ford không thể ghi nhận đây là chi phí trong năm 2003. Vì sao? Vì lợi ích của việc mua lô thép này chưa có, theo nguyên tắc phù hợp, chi phí phải đi liền với doanh thu, mà trên thực tế trong năm 2003 lô thép này chưa được sử dụng để tạo ra doanh thu trong năm 2003 nên mặc dù việc chi trả trên thực tế đã phát sinh nhưng chưa được ghi nhận, chưa được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ phát sinh chi trả (2003). Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của năm 2004, Ford sử dụng lô thép này để sản xuất xe hơi và tạo ra doanh thu trong năm 2004, lúc đó chi phí đã trả cho lô thép này mới được ghi nhận và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ 2004.

Nguyên tắc phù hợp là một nguyên tắc kế toán quy định việc báo cáo doanh thu và chi phí liên quan (related expenses) trong cùng một kỳ kế toán.

Quá trình điều chỉnh

Theo cơ sở dồn tích, vào cuối kỳ kế toán, các đối tượng kế toán sau cần phải được điều chỉnh vì các lý do sau:

  1. Những chi phí không được ghi chép hàng ngày. Ví dụ như các văn phòng phẩm. Nếu cứ mỗi lần sử dụng lại ghi chép giao dịch thì rất mất công, hơn nữa, các nhà quản lý cũng không đòi hỏi phải nắm rõ lượng tồn văn phòng phẩm hàng ngày.
  2. Những doanh thu và chi phí được ghi nhận và phân bổ theo thời gian. Ví dụ như doanh thu chưa thực hiện (unearned revenue), bảo hiểm trả trước (prepaid insurance)…Theo thời gian, tiền thuê văn phòng khách hàng đã trả trước (rent received in advance) (unearned rent) theo thời gian sẽ chuyển thành doanh thu, tương tự như vậy chi phí bảo hiểm trả trước (prepaid insurance) sẽ trở thành chi phí bảo hiểm.
  3. Những doanh thu và chi phí dù chưa được ghi sổ với khách hàng, chưa lập/chưa nhận hóa đơn thanh toán hoặc chưa nhận/chưa chi tiền phải được tính vào doanh thu và chi phí trong kỳ. Ví dụ doanh nghiệp đã cung cấp dịch vụ cho khách hàng, tuy nhiên vào cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp chưa lập hóa đơn (trường hợp thường xảy ra với những thương vụ kéo dài trong nhiều kỳ), hoặc doanh nghiệp chưa thanh toán tiền lương nhân viên vì chưa đến kỳ trả lương. Dù chưa lập hóa đơn nhưng những dịch vụ doanh nghiệp đã cung cấp phải được ghi nhận là doanh thu trong kỳ, dù chưa phát lương nhưng tiền công lao động của nhân viên phải được ghi nhận là chi phí lương trong kỳ.

Vậy quá trình điều chỉnh là gì? Quá trình điều chỉnh là việc phân tích và cập nhật những tài khoản theo dõi những đối tượng kế toán cần được điều chỉnh vào cuối kỳ kế toán trước khi lập các báo cáo tài chính nhằm mục đích điều chỉnh và tính toán đầy đủ doanh thu, chi phí để tính đúng lãi ròng ở trong kỳ.

Bút toán điều chỉnh là gì?Bút toán điều chỉnh là những bút toán được thực hiện dựa trên nguyên tắc kế toán, cụ thể là nguyên tắc ghi nhận doanh thu và nguyên tắc phù hợp của cơ sở dồn tích, bút toán điều chỉnh được thực hiện vào cuối kỳ kế toán nhằm mục đích cập nhật những tài khoản cần điều chỉnh cho đúng với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Tất cả các bút toán điều chỉnh đếu ảnh hưởng đến ít nhất một tài khoản thuộc Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và một tài khoản thuộc Bảng cân đối kế toán. Hay nói cách khác, trong một bút toán điều chỉnh luôn luôn có một tài khoản thuộc Bảng cân đối kế toán và một tài khoản thuộc Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.