Góc học tập
18/03/2018 10:21:54 AM

Ghi sổ nhật ký các bút toán điều chỉnh trong kế toán Mỹ

Chi phí trả trước (Prepaid …):

Chi phí trả trước là những khoản thanh toán trước cho những chi phí trong tương lai và phải được ghi nhận là tài sản khi tiền được thanh toán. Chi phí trả trước chưa được ghi nhận là chi phí trong kỳ có phát sinh giao dịch chi trả bởi vì chi phí trả trước chưa được sử dụng, chưa được tiêu dùng trong kỳ đó. Theo thời gian, giá trị của loại tài sản này sẽ được tiêu dùng dần cho đến hết. Khi giá trị tài sản này bị khấu trừ thì khoản khấu trừ đó trở thành chi phí.

Tóm lại: Chi phí trả trước là TÀI SẢN (tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán) theo thời gian hoặc quá trình hoạt động sản xuất sẽ trở thành CHI PHÍ (tài khoản thuộc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh).

Một số loại chi phí trả trước:

  • Văn phòng phẩm                      
  • Bảo hiểm trả trước
  • Tiền thuê văn phòng
  • Chi phí quảng cáo trả trước
  • Học phí (đối với sinh viên đây là chi phí trả trước)

Doanh thu chưa thực hiện (Unearned Revenue):

Doanh thu chưa thực hiện là khoản tiền nhận được trước khi doanh nghiệp chuyển giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ. Đây là khoản tiền nhận trước cho những doanh thu trong tương lai và được ghi nhận là công nợ khi doanh nghiệp nhận tiền. Doanh thu chưa được thực hiện chưa phải là doanh thu bởi vì doanh nghiệp chưa hoàn thành nghĩa vụ đối với khách hàng để được ghi nhận là doanh thu. (Nói cách khác, doanh thu chưa thực hiện chưa được ghi nhận là doanh thu vì chúng ta chưa được quyền hưởng chúng).

Doanh thu chưa thực hiện là CÔNG NỢ là loại tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán và theo thời gian hoặc theo quá trình hoạt động kinh doanh sẽ trở thành DOANH THU (Earned Revenues) là tài khoản thuộc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Một số loại doanh thu chưa thực hiện:

  • Tiền trả trước cho luật sư (fee received by the attorney)
  • Tiền đặt báo dài hạn
  • Học phí (đối với trường học)
  • Phí bảo hiểm mà các công ty bảo hiểm nhận trước

Ví dụ 1:

Ngày 01/3 doanh nghiệp MMKTax có lượng giấy trị giá $600. Ngày 17/3, MMKTax mua một lượng giấy trị giá $1000.  Ngày 31/3 MMKTax kiểm tra và thấy rằng lượng giấy còn trong văn phòng trị giá $400. Tính chi phí văn phòng phẩm trong tháng 3.

31/03/04        Nợ TK Chi phí văn phòng phẩm                1,200                  

                                                            Có TK Văn phòng phẩm                              1,200 

                                                                        Văn phòng phẩm sử dụng trong tháng 3 

Ví dụ 2:

Ngày, 1/10/ 2009, Công ty Nautilus nhận được tiền thuê đất cho 12 tháng là $15,300. Ghi sổ nhật ký bút toán điều chỉnh cho tài khoản Doanh thu chưa thực hiện vào cuối kỳ kế toán 31/12/2009.

            31/12/09        Nợ TK Doanh thu cho thuê nhận trước     3,825

                                                Có TK Doanh thu cho thuê                         3,825

Doanh thu cho thuê đất 3 tháng (15300*3/12)

 

Chi phí/doanh thu dồn tích ((Accruals)

Chi phí dồn tích (Accrued Expenses):

Chi phí dồn tích là chi phí phát sinh trong kỳ kế toán nhưng chưa được ghi nhận. Đây là những chi phí đã phát sinh, chưa được chi trả nhưng trong tương lai sẽ phải chi trả khi đến kỳ thanh toán. Dù những chi phí này chưa được chi trả nhưng doanh nghiệp đã sử dụng những chi phí đó để tạo ra doanh thu trong kỳ, do đó, chi phí này phải được ghi nhận theo nguyên tắc phù hợp.

Tóm lại, chi phí dồn tích là CHI PHÍ trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh đồng thời là một khoản NỢ PHẢI TRẢ trên bảng cân đối.

Một ví dụ thông dụng của nhất của chi phi dồn tích, đó là tiền lương. Từng giờ, từng phút, doanh nghiệp sử dụng sức lao động của nhân viên trong toàn bộ quá trình làm việc, tuy nhiên đến kỳ trả lương thì doanh nghiệp mới phát lương cho nhân viên. Trong kỳ kế toán, doanh nghiệp đã sử dụng sức lao động để tạo ra doanh thu trong kỳ, vì thế doanh nghiệp phải có nghĩa vụ trả lương cho công sức lao động trong kỳ đó. Tuy nhiên, không phải lúc nào ngày phát lương cũng rơi vào cuối kỳ lập báo cáo kế toán, vì thế, chi phí tiền lương đã phát sinh nhưng chưa được thanh toán phải được ghi nhận là một công nợ mà doanh nghiệp phải trả ở trên bảng cân đối.

Một số loại chi phí dồn tích:

  • Lãi vay từ các khế ước nhận nợ (Interests expenses on note payable)
  • Thuế phải trả

Ví dụ: 

Công ty Big Corp trả lương cho nhân viên $10/giờ, 8 giờ/ngày từ thứ Hai đến thứ Bảy hàng tuần. Ngày trả lương là thứ Hai cho tuần làm việc trước đó. Big Corp có 5 nhân viên. Ngày 31/01 là ngày thứ Tư. Hãy ghi sổ nhật ký và chuyển sổ vào tài khoản chữ T của nghiệp vụ điều chỉnh vào ngày cuối tháng 31/1 và ngày trả lương (5/2).

Tiền công hàng ngày của 5 nhân viên: $10 x 8 hours x 5 employees = $400.

Vào ngày 31/1, Big Corp nợ lương nhân viên $1200 cho các ngày làm việc thứ Hai, Ba, và Tư, tuy nhiên, số lương nợ này chỉ được thanh toán vào ngày thứ Hai tuần sau (5/2).  Để cho các cổ đông biết rằng BigCorp đang có một khoản nợ phải trả vào thời điểm lập báo cáo (31/1), kế toán viên phải thực hiện bút toán điều chỉnh vào ngày 31/1 và theo nguyên tắc phù hợp, chi phí này phải được ghi nhận vì nó đã phát sinh để tạo ra doanh thu trong kỳ.

Bút toán điều chỉnh:

31/01/xx        Nợ TK Chi phí lương tháng Giêng1,200                                     

Có TK Tiền lương phải trả              1,200         

                                                            Tiền lương dồn tích

Vào ngày trả lương (5/2), Big Corp phải thanh toán lương cho nhân viên. Điều này có nghĩa là Big Corp phải thanh toán cho nhân viên cho những việc họ đã làm vào tháng Giêng và tháng Hai. Do đó, khoản lương trong tháng Giêng còn nợ phải được thanh toán trước rồi mới đến lương tháng Hai (ngày thứ Năm, Sáu, Bảy).

05/02/xx        Nợ TK Tiền lương phải trả              1,200                         

                                    Nợ TK Chi phí lương                       1,200                         

                                                Có TK Tiền                                        2,400

                                                            Thanh toán tiền lương                                                        

Doanh thu dồn tích (Accrued Revenues):

Doanh thu dồn tích là doanh thu trên thực tế đã phát sinh nhưng chưa được ghi sổ và chưa nhận được tiền thanh toán. Điều này thường xảy ra với những thương vụ kéo dài trong nhiều kỳ kế toán. Đây là doanh thu đã phát sinh trong kỳ nhưng chưa ghi hóa đơn hóa đơn cho khách hàng vì việc ghi hóa đơn chỉ được thực hiện vào ngày kết thúc hợp đồng hoặc cuối kỳ hạn cung cấp dịch vụ mà ngày này có thể không trùng với ngày cuối của kỳ kế toán. Tuy nhiên, vì trong kỳ kế toán đã có một phần doanh thu đã được thực hiện nên kế toán phải ghi nhận doanh thu và doanh thu dồn tích chính là KHOẢN PHẢI THU thuộc bảng cân đối kế toán.

Một số loại doanh thu dồn tích:

  • Doanh thu từ lãi vay (interest revenue). Ví dụ doanh nghiệp cho khách hàng vay một số tiền $1,000 thời hạn 3 năm với lãi suất 6%/năm, gốc và lãi trả một lần khi đáo hạn. Vào cuối mỗi kỳ kế toán, doanh nghiệp phải ghi nhận doanh thu phát sinh trong kỳ kế toán.

Ví dụ:

Vào cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp đã có một khoản thù lao phát sinh trị giá $12,400 nhưng chưa được ghi hóa đơn. Hãy thực hiện bút toán điều chỉnh ghi nhận doanh thu đã phát sinh trong kỳ.

31/3/04          Nợ TK Phải thu khách hàng            $12,400                                 

                                                Có TK Doanh thu                         $12,400             

                                                                        Ghi nhận doanh thu dồn tích

Khấu hao Tài sản cố định

Các tài sản cố định là những tài sản hữu hình, có thời hạn sử dụng lâu dài và được dùng trong sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Tài sản cố định gồm có đất đai, nhà xưởng, máy móc thiết bị. Tất cả các khoản mục tài sản cố định, ngoại trừ đất đai, cuối cùng sẽ bị hư hỏng và không sử dụng được. Do đó, trị giá của những tài sản này phải được chuyển thành phí tổn trong suốt quá trình sử dụng chúng. Quá trình phân bổ chi phí của các khoản mục này được gọi là trích khấu hao. Khấu hao được phản ảnh với các bút toán điều chỉnh tương tự như các bút toán thực hiện với chi phí trả trước.

Tuy nhiên, khác với các đa số trường hợp, khoản giảm của một loại tài sản được phản ảnh bằng cách ghi Có trên tài khoản theo dõi tài sản đó, thủ tục trích khấu hao phản ảnh giá trị hao mòn trong kỳ kế toán không được thực hiện trực tiếp trên tài khoản tài sản cố định. Đúng hơn, giá trị hao mòn được phản ảnh trên một tài khoản khác – tài khoản Hao mòn tài sản cố định, đây là tài khoản đối của tài khoản nhà xưởng, máy móc thiết bị.

Tại sao phải dùng các tài khoản đối để phản ảnh trị trị hao mòn? Lý do, vì các bút toán khấu hao không được chứng minh bằng các bằng chứng khách quan như các bút toán khác ma khấu hao chỉ là ước tính. Chúng ta không thể tính được khấu hao mà không ước tính thời gian hữu dụng của tài sản cố định. Các tài khoản đối được sử dụng để giúp người đọc bảng cân đối kế toán có thể thấy được chi phí ban đầu của tài sản cố định và mức khấu hao dự tính đã chuyển thành chi phí. Các bút toán điều chỉnh không làm thay đổi tài khoản tài sản nhà xưởng, máy móc thiết bị, nhưng dựa vào tài khoản Hao mòn tài sản nhà xưởng, máy móc thiết bị, người đọc bảng cân đối kế toán có thể biết được giá trị còn lại của tài sản (tức là phần chi phí chưa sử dụng). 

Giá trị còn lại (Net book value) = Nguyên giá tài sản – Hao mòn tài sản cố định

Phương pháp tính khấu hao mà chúng ta sử dụng là phương pháp khấu hao theo đường thẳng (Straight line method). Theo phương pháp này mức khấu hao trong từng giai đoạn hữu dụng của tài sản là như nhau.

Ví dụ:

Ngày 3/7/2004, MMKTax mua một cái bàn làm việc có giá $1200.  Cái bàn này có thời gian hữu dụng dự kiến là 10 năm. => Mức khấu hao hàng năm là $1200/10 năm, tức là $120/năm hoặc $10/tháng.  Hãy thực hiện những bút toán ghi chép giao dịch mua bàn và điều chỉnh vào ngày 30/7/2004 và 31/8/2004 và hãy tính giá trị sổ sách của cái bàn vào thời điểm 31/8/2004 là bao nhiêu?

07/03/04        Nợ TK Bàn làm việc                                    $1,200                                   

                                                Có TK Tiền                                                    $1,200                                   

Bút toán điều chỉnh 1:

07/31/04        Nợ TK Chi phí khấu hao – Bàn làm việc  $10                                                                                        

                                               Có TK Hao mòn lũy kế – Bàn làm việc    $10                

Bút toán điều chỉnh 2:

08/31/04        Nợ TK Chi phí khấu hao – Bàn làm việc $10                            

                                                Có TK Hao mòn lũy kế – Bàn làm việc    $10                            

           Giá trị còn lại (Bàn làm việc) = Nguyên giá – Hao mòn lũy kế (Bàn làm việc)

 = $1,200     -$20   =  $1,180