Góc học tập
17/05/2018 08:09:36 PM

Chức năng của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chứcđã tiết lộ một cách rõ ràng rằng bao nhiêu tiền đã bị mất tại các bộ phận nhất định như MSN và phòng giải trí gia đình liên quan đến các cố gắng và sự thật về phòng thông tin khách hàng. Mặc dù đã làm chán nản trong một số trường hợp, nhưng điều này ít nhất là cũng đã cung cấp một điểm chuẩn từ đó để đo lường sự cải thiện như các bộ phận đã được di chuyển từ trước. Và tuy nhiên trầm trọng hơn là  những thay đổi cấu trúc ở cấp độ tổ chức, cá nhân áp đặt vào những công việc cá nhân,cả hai sự sáng tỏ này là những người đã phải ủng hộ để làm những gì và động viên những cá nhân biết cố gắng bằng nổ lực của chính bản thân, và vai trò chủ đạo hơn. Điều này đã giúp giảm tỷ lệ doanh thu trong số các thành viên chủ chốt bằng cách tăng động lực nội tại của họ. Như một trong những nhà lãnh đạo bộ phận mới của Microsoft đã lưu ý rằng, tất cả các nhà quản lý phân chia mới "nhận thấy một cơ hội để làm một điều tuyệt vời cuối cùng trong cuộc sống công việc của họ," và đây là loại thái độ có thể giúp thúc đẩy Microsoft quay trở lại với mức giá cao về sự tăng trưởng mà nó đã từng được hưởng.

Tuy nhiên, về mặt nhược điểm của cấu trúc sư phân chia này không phải là rất hiệu quả vì sự dự phòng được kết hợp với mỗi nhóm thực hiện các chức năng của nó. Ngoài ra, cơ cấu phân chia có thể "tự xử lý" nếu các lợi ích đạt được trong một đơn vị liên quan đến các chi phí của các đơn vị khác. Ví dụ, những cửa hàng của Kinko được phân chia cấu trúc với sự kiểm soát cấp cao. Mỗi nhà quản lý có thể đặt mức giá cho mình và có quyền tự quyết định cho riêng mình.Tuy nhiên, nhược điểm này là thiếu sự phối hợp trong ý nghĩa rằng "mỗi cửa hàng của Kinko cho rằng những cửa hàng khác của Kinko là một đối thủ cạnh tranh, họ đấu tranh với nhau trong công viêc, họ chống lại nhau trong sự cạnh tranh về giá cả."  Sự chính xác của cùng một vấn đề đã được trích dẫn ở  thị trường Whole Foods , đã được hoạt động bởi 189 cửa hàng trên khắp nước Mỹ. Những cửa hàng của Whole Foods nhấn mạnh về việc sản xuất hữu cơ, và những cá nhân quản lý các cửa hàng được khuyến khích để kinh doanh, với hướng dẫn chi tiết từ trụ sở trung ương. Sự phát triển đồng nhất của cửa hàng bán hàng ở Whole Foods đã đạt trung bình 15% trong năm 2004 nhưng đã giảm xuống đến 6% trong năm 2006, chủ yếu là do sự cạnh tranh giữa một cửa hàng của Whole Foods và một của hàng khác.

Thiếu sự phối hợp được gây ra bởi cấu trúc phân cấp và cấu trúc phân chia có thể là một vấn đề đặc biệt với các tổ chức mới hay đang nổi lên mà không có một hợp đồng lớn nào được thiết lập một cách vững chắc trong lịch sử hay văn hóa. Mức độ tập trung cao hơn và nhiều chức năng thiết kế công việc sẽ làm nó dễ dàng hơn trong bối cảnh này để giữ cho tất cả mọi người trong cùng một đơn vị khi các doanh nghiệp xây dựng có kinh nghiệm. Những cấu trúc phân chia và những cấu trúc phân cấp cũng có thể tạo ra nhiều vấn đề nếu các bộ phận độc lập bắt đầu đưa ra các quyết định mà quá nguy hiểm, hoặc không phù hợp với những mục tiêu to lớn của tổ chức. Ví dụ, các nhà phân tích cho rằng nhiều vấn đề liên quan đến việc phá sản gần đây của Citibank trong năm 2009 là do rủi ro quá mức trong một vài đơn vị tự trị mà không được giám sát chặt chẽ bởi bất kỳ cơ quan trung ương nào. Điều này là một trường hợp đặc biệt với bộ phận quản lý các nghĩa vụ nợ có thế chấp (CDOs). Nhiều nhà phân tích cảnh báo rằng ngân hàng bảo thủ CDOs và các dẫn xuất tương tự khác có nguy cơ lây lan và không chắc chắn thông qua nền kinh tế ngày càng mở rộng và để giảm thiểu rủi ro thông qua đa dạng hoá. Sự tin tưởng này đã được xác nhận trong đợt suy thoái năm 2008, khi thị trường nhà ở đã bị phá sản và hàng ngàn người không trả được nợ đúng kỳ hạn các khoản thế chấp của họ.

Ngoài ra, những cấu trúc chức năng là rất hiệu quả, với ít sự kế thừa thông qua các đơn vị, và tạo ít cơ hội cho các đơn vị không có sự tự quản hoặc cho những kẻ lừa đảo hoành hành ngoài vòng pháp luật. Ngoài ra, mặc dù sự giám sát với mức độ cao trong các cấu trúc tập trung có xu hướng giảmbớt những sai sót được thực hiện bởi những công nhân có trình độ thấp hơn, khi những sai sót xảy ra trong hệ thống tập trung quá mức thì họ có xu hướng giảm dần thông qua toàn bộ hệ thống một cách nhanh hơn và có thể, do đó, nó sẽ càng suy yếu dần. Ví dụ, khi có sự cố mất điện trong suốt phần lớn thời gian của Đông và Trung Đông trong mùa hè năm 2003, nhiều người cảm thấy rằng bản chất quá tập trung của lưới điện quốc gia là một nguyên nhân chính về cuộc khủng hoảng này. Hơn nữa, những cấu trúc này có xu hướng cứng nhắc và không nhạy cảm với sự khác biệt tinh tế thông qua các sản phẩm, các vùng, hay là những khách hàng.

Cơ cấu chức năng thích hợp nhất trong tình trạng ổn định, môi trường có thể dự đoán trước được, nơi mà nhu cầu về nguồn lực cũng có thể được dự kiến và yêu cầu phối hợp giữa các công việc có thể được chọn lọc và tiêu chuẩn hóa trên các bản sao chép phù hợp của hoạt động. Kiểu cấu trúc này cũng giúp hỗ trợ các tổ chức trong việc cạnh tranh về giá cả, bởi vì năng lực là điều cốt yếu để thực hiện công việc chiến lược này. Những cấu trúc phân chia thì lại thích hợp nhất trong tình trạng không ổn định, môi trường không thể đoán trước được, nơi mà rất khó để dự đoán nhu cầu về nguồn lực, và yêu cầu phối hợp giữa các công việc không phù hợp theo thời gian.Kiểu cấu trúc này cũng giúp hỗ trợ các tổ chức cạnh tranh về sự khác biệt hay sự đổi mới, bởi vì sự đáp ứng linh hoạt là điều cốt yếu để thực hiện công việc chiến lược này. Để tăng tính linh hoạt của họ, nhiều tổ chức hiện đại đang thay đổi theo hướng đi từ các cấu trúc chức năng đến các cấu trúc phân chia, nhưng điều này thường khó khăn hơn là làm. Trong nhiều trường hợp, những quy tắc, thói quen thường được tạo ra bởi các cấu trúc nguyên bản vẫn tồn tại kể cả sau khi các vị trí trên sơ đồ tổ chức đã được sắp xếp lại, và những ảnh hưởng văn hóa có thể cũng quan trọng như những ảnh hưởng cấu trúc khi nói đến việc xác định kết quả của quá trình chuyển đổi như vậy.

Biên dịch: Lê Thị Khánh Ly

» Các tin khác: