Góc học tập
18/08/2018 10:51:52 PM

Kiểm soát tiền qua hóa đơn và chi trả (Phần 1)

  1. Kiểm soát việc thu tiền

Để bảo vệ tiền khỏi bị trộm cắp và sử dụng sai mục đích, doanh nghiệp phải kiểm soát tiền từ thời điểm nhận tiền cho đến khi tiền được gửi vào ngân hàng. Các doanh nghiệp thường nhận tiền từ hai nguồn chính.

1. Bán hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng

2. Khách hàng thanh toán tiền hàng mua chịu

  • Tiền thu được từ việc bán hàng thu tiền ngay (Cash received from Cash sales)

Thủ tục kiểm soát tiền mặt tại một đơn vị bán hàng thu tiền mặt như sau:

  1. Vào đầu mỗi ca làm việc, mỗi nhân viên thu ngân sẽ được cấp một ngăn kéo có chứa một số tiền mặt được định trước. Số tiền này được sử dụng để thối tiền cho khách hàng.
  2. Khi nhân viên thu ngân nhập hàng bán vào máy tính, máy tính tiền sẽ hiển thị số tiền khách hàng phải trả. Điều này cho phép khách hàng có thể xác minh được nhân viên có trả đúng số tiền hay không. Khách hàng cũng nhận được biên lai thu tiền (cash receipt) khi đã thanh toán xong.
  3. Khi thay ca, nhân viên thu ngân và giám sát viên sẽ đếm tiền mặt trong ngăn kéo của nhân viên thu ngân. Lượng tiền mặt trong ngăn kéo phải bằng số tiền ban đầu cộng với tiền bán hàng trong ngày.
  4. Giám sát viên sẽ đem số tiền trên về phòng Ngân quỹ để cất giữ tiền trong két.
  5. Giám sát viên sẽ chuyển biên bản thu tiền của nhân viên thu ngân về Phòng Tài chính Kế toán.
  6. Thủ quỹ sẽ lập Phiếu gửi tiền vào ngân hàng.
  7. Thủ quỹ sẽ dùng xe công ty, hoặc sử dụng dịch vụ xe bọc thép của Wells Fargo đến lấy tiền, để chuyển tiền đến ngân hàng.
  8. Phòng Kế toán tổng hợp các biên lai thu tiền và ghi nhận doanh thu bán hàng thu tiền mặt trong ngày.
  9. Khi nhận tiền, ngân hàng đóng dấu trên bản duplicate phiếu gởi tiền ghi rõ số tiền ngân hàng nhận được. Biên lai này sẽ được gởi trả lại công ty và được đối chiếu số tiền đã gởi. Biện pháp kiểm soát này nhằm bảo đảm rằng tất cả số tiền đều đã được gởi tại ngân hàng không bị thất thoát dọc đường. Bất kỳ sự thiếu hụt nào cũng sẽ được phát hiện kịp thời.

Nhân viên thu ngân có thể nhầm lẫn trong việc thối tiền cho khách do đó số tiền mặt thực nhận có thể khác với doanh số tiền mặt. Số tiền chênh lệch đó được theo dõi trong tài khoản Cash short and over account.

Vào cuối kỳ kế toán, số dư Nợ của tài khoản Cash short and over account sẽ được kết chuyển vào tài khoản Chi phí khác (Miscellaneous expense) trong báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh. Nếu là số dư Có thì số dư Có này sẽ được kết chuyển vào phần Thu nhập khác. Nếu nhân viên bán hàng cứ thường xuyên nhầm lẫn trong việc trả tiền cho khách thì có thể giám sát viên sẽ buộc nhân viên bán hàng học thêm vài khóa đào tạo nữa.

  • Tiền nhận được qua đường bưu điện (Cash Received in the Mail)

Tiền nhận được qua đường bưu điện khi khách hàng trả tiền các hóa đơn. Tiền này thường dưới hình thức séc và ngân phiếu. Hầu hết các công ty đều tự thiết kế hóa đơn của riêng mình và trên hóa đơn có một phần có tên gọi là Thông báo chuyển tiền (Remittance advice) để khách hàng điền vào khi họ thanh toán hóa đơn. Thông báo chuyển tiền được sử dụng để kiểm soát số tiền nhận được qua đường bưu điện, việc kiểm soát sẽ được tiến hành như sau:

  1. Nhân viên mở thư khách hàng gởi đến và so sánh số tiền trên séc hoặc trên ngân phiếu với số tiền ghi trên Thông báo chuyển tiền. Nếu một khách hàng không điền thông tin trên thông báo chuyển tiền, nhân viên sẽ lập thông báo chuyển tiền thay cho khách hàng. Thông báo chuyển tiền được xem như là một bằng chứng của việc nhận tiền, và cũng được dùng để ghi vào sổ tài khoản chi tiết của khách hàng theo đúng số tiền thực nhận.
  2. Nhân viên nhận thư sẽ đóng dấu lên tờ séc và ngân phiếu dòng chữ "chuyển vào TK ngân hàng" (For deposit only) với số tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
  3. Các Thông báo chuyển tiền và tổng giá trị của các Thông báo chuyển tiền sẽ được giao cho Phòng Tài chính Kế toán.
  4. Séc và ngân phiếu sẽ được chuyển giao cho Phòng Ngân quỹ.
  5. Thủ quỹ sẽ lập một phiếu gởi tiền để gửi cho ngân hàng.
  6. Thủ quỹ sẽ dùng xe công ty, hoặc sử dụng dịch vụ xe bọc thép chẳng hạn như dịch vụ của Wells Fargo đến lấy tiền, để chuyển tiền đến ngân hàng.
  7. Nhân viên kế toán sẽ ghi chép số tiền nhận được và chuyển vào tài khoản chi tiết của từng khách hàng.
  8. Khi nhận tiền, ngân hàng đóng dấu trên bản duplicate phiếu gởi tiền ghi rõ số tiền ngân hàng nhận được. Biên lai này sẽ được gởi trả lại công ty và được đối chiếu số tiền đã gởi. Biện pháp kiểm soát này nhằm bảo đảm rằng tất cả số tiền đều đã được gởi tại ngân hàng không bị thất thoát dọc đường. Bất kỳ sự thiếu hụt nào cũng sẽ được phát hiện kịp thời.

Bằng việc phân chia nhiệm vụ giữa hai phòng Ngân quỹ và Phòng Tài chính kế toán, cụ thể là Phòng Ngân quỹ xử lý tiền mặt và Phòng Tài chính kế toán ghi chép giao dịch tiền mặt, công ty có thể thực hiện việc kiểm soát lẫn nhau. Nếu nhân viên Kế toán vừa xử lý tiền mặt vừa ghi sổ các giao dịch thì nhân viên này có thể ăn cắp tiền và ghi sổ sai để che đậy cho hành vi của mình.

  • Tiền nhận được qua phương thức chuyển tiền bằng điện (EFT)

Ngoài các cách trên, khách hàng còn có thể thanh toán qua hình thức chuyển tiền bằng điện bằng cách ra chỉ thị cho ngân hàng phục vụ mình tự động cắt tiền trên tài khoản Tiền gởi thanh toán để thanh toán các hóa đơn định kỳ hàng tháng như điện thoại, Internet, điện, nước…

Các công ty luôn khuyến khích khách hàng thanh toán bằng phương thức này vì tính tiện dụng của nó:

  1. Phương thức chuyển tiền bằng điện rẻ hơn so với việc thanh toán qua thư.
  2. Phương thức này giúp cho việc kiểm soát nội bộ tiền mặt được tốt hơn vì lúc này tiền được chuyển trực tiếp qua các ngân hàng, không phải qua khâu xử lý của nhân viên trong công ty.
  3. Phương thức này còn giúp hạn chế được việc khách hàng thanh toán chậm trễ và thúc đẩy nhanh quá trình xử lý việc thu tiền.

» Các tin khác: