Góc học tập
15/03/2023 03:26:27 PM

Chỉ số KPI và ứng dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CHỈ SỐ KPI

1. Định nghĩa chỉ số KPI

KPI là chữ viết tắt của Key Performance Indicator, là chỉ số đo lường hiệu suất, giúp doanh nghiệp định hình và theo dõi quá trình tăng trưởng so với mục tiêu đã đề ra.

Một khi doanh nghiệp đã hình thành sứ mệnh, xác định những nhân tố ảnh hưởng và đề ra mục tiêu, doanh nghiệp cần phải đo lường sự tăng trưởng so với những mục tiêu đã đề ra. KPI chính là thước đo sự tăng trưởng này.

2. Đặc điểm chỉ số KPI

2.1. KPI phản ánh mục tiêu của doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp đặt mục tiêu “trở thành doanh nghiệp có hiệu suất lợi nhuận cao nhất trong ngành”, các chỉ số KPI sẽ xoay quanh lợi nhuận và các chỉ số tài chính. “Lợi nhuận trước thuế” và “Vốn/tài sản cổ đông” là những chỉ số chính. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp đưa ra chỉ số “Tỉ lệ phần trăm lợi nhuận dành cho các hoạt động xã hội”, chỉ số này không phải là KPI. Mặt khác, trường học lại không quan tâm tới lợi nhuận, do đó sẽ xây dựng những chỉ số KPI khác. Những chỉ số như “tỉ lệ tốt nghiệp” và “tỉ lệ kiếm việc thành công sau tốt nghiệp” phản ánh sứ mệnh và mục tiêu của nhà trường.

2.2. KPI là những thước đo có thể lượng hóa được

Chỉ số KPI chỉ có giá trị khi được xác định và đo lường một cách chính xác. “Trở thành doanh nghiệp nổi tiếng nhất” không phải là một chỉ số KPI do không có cách nào đo sự nổi tiếng của doanh nghiệp hay so sánh nó với các doanh nghiệp khác.
Việc xác định rõ các chỉ số KPI và bám sát các chỉ số này rất quan trọng. Đối với KPI “gia tăng doanh số”, cần làm rõ các vấn đề như đo lường theo đơn vị sản phẩm hay giá trị sản phẩm. Sản phẩm trả lại sẽ bị khấu trừ trong tháng sản phẩm được bán ra hay trong tháng sản phẩm được trả lại?  Doanh thu sẽ được tính theo giá niêm yết hay giá bán thực tế?

2.3. Mỗi KPI cần phải có mục tiêu rõ ràng

Cần phải đặt ra mục tiêu cho mỗi chỉ số KPI. Ví dụ như doanh nghiệp đặt mục tiêu trở thành nhà tuyển dụng hàng đầu cần đưa “Tỉ lệ thay thế nhân viên” thành các chỉ số KPI. Chỉ số này được định nghĩa là “tổng số nhân viên tự nguyện xin nghỉ việc chia cho tổng số nhân viên ban đầu” và cách đo lường chỉ số này đã được thiết lập bằng cách thu thập dữ liệu từ hệ thống thông tin của phòng nhân sự (HRIS). Sau đó đặt mục tiêu cho chỉ số KPI, ví dụ như “Giảm tỉ lệ thay thế nhân viên 5% một năm”.

3. Lợi ích khi sử dụng chỉ số KPI

       - Nó có thể cho thấy thành quả hiện thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược một cách nhanh chóng.

       - Các quyết định có thể được thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác đi kèm theo.

       - Có thể giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của công ty hoặc phòng ban hoặc tại một bộ phận nào đó.

       - Một đội nhóm có thể làm việc chung với nhau theo những mục đích đo lường được.

4. Tiến trình xây dựng chỉ số KPI

 

 

Bước 1: Phát triển KPI và quyết định về các mục tiêu thực hiện

Tất cả các hoạt động của doanh nghiệp đều có những mục tiêu cụ thể, khi tiến hành phát triển các KPI cần phải bám sát vào tầm nhìn, sứ mệnh của công ty hay đơn giản hơn là cần phải biết tích hợp với các mục tiêu để xây dựng các KPI hợp lý. Yêu cầu các mục tiêu thực hiện phải đảm bảo tất cả các yêu cầu của một mục tiêu bao gồm: cụ thể, đánh giá được, thực tế, và có thể đạt được trong một thời gian cụ thể. Vì mục đích này, khi thiết lập các mục tiêu đo lường cần phải có sự tích hợp cần thiết giữa kiểu công việc, nguồn nhân lực hiện tại, tài chính, trang thiết bị, cấu trúc tổ chức và môi trường.

No.

Action

1

Quyết định các tiêu chuẩn thực hiện dựa trên tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức

2

Xác định tầm quan trọng của mỗi tiêu chuẩn

3

Phát triển KPI đảm bảo được các yêu cầu:

- KPI phải đánh giá được hiệu quả và hiệu suất của mỗi hoạt động của tổ chức

- KPI phải đánh giá nguồn nhân lực và tài chính đối với các hoạt động

- KPI để đánh giá lòng trung thành của khách hàng đối với tổ chức

4

Quyết định mục tiêu thực hiện cho mỗi KPI. Mục tiêu này có thể được quyết định dựa trên công việc, kinh nghiệm, năng suất, và bản chất của mỗi hoạt động của doanh nghiệp

 

Bước 2: Định giá các tiêu chuẩn thực hiện

Sau khi các kpi được phát triển và quyết định tiêu chuẩn cho mỗi kpi, lúc này tổ chức phải đánh giá tiêu chuẩn bằng cách so sánh tầm quan trọng của mỗi tiêu chuẩn trong việc phát triển các mục tiêu chung của doanh nghiệp và đề ra các giải pháp nhằm nâng cao công tác quản trị tại các công ty.

No.

Action

1

Liệt kê KPI và quyết định các mục tiêu đánh giá

2

Tích hợp các dữ liệu dựa trên quy trình thực tế cho mỗi KPI

3

So sánh kết quả thực tế với mỗi mục tiêu KPI

4

Tính toán phần trăm cho mỗi KPI

5

Đưa ra kết quả cho mỗi tiêu chuẩn trong KPI

 

 

Bước 3: Giám sát mức độ thực hiện

Người đứng đầu mỗi tổ chức có trách nhiệm giám sát việc việc thực hiện theo mỗi KPI. Lực lượng này có trách nhiệm giám sát, đánh giá lại và cải thiện các tiêu chuẩn được đề ra và đề xuất các yêu cầu về nguồn nhân lực, tài chính, công cụ và trang thiết bị cần thiết để làm cho các nhiệm vụ hiệu quả hơn.

Bước 4: Cải thiện các tiêu chuẩn thực hiện

Những người đứng đưa ra quyết định cuối cùng cho các KPI từ những đề suất đã được nêu ra trong bước 3

4. Ví dụ về việc sử dụng chỉ số KPI trong việc đo lường hiệu quả của một số hoạt động

Ví dụ 1: Đo lường hiệu quả của công tác tuyển dụng

1.Tổng số ứng viên của đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh).

- Chỉ số này đo lường mức độ hiệu quả truyền thông của bạn, số lượng CV bạn nhận được nhiều có thể là do danh tiếng công ty bạn có thể do truyền thông tốt, có thể do công việc hấp dẫn.

- Bạn cần làm một bảng đánh giá hỏi lại ứng viên để xem xét xem số lượng CV của bạn nhiều hay ít vì lý do nào để cải tiến cho các đợt tuyển dụng sắp tới.

2.Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu

- Đó là mức các ứng viên đạt các yêu cầu cơ bản theo tiêu chuẩn của bạn.

- Tỷ lệ này = số ứng viên đạt yêu cầu / tổng số ứng viên.

- Nếu tỷ lệ này càng cao thì chứng tỏ bạn đã truyền thông những cốt lõi của bạn đến các ứng viên, điều này giúp bạn đỡ vất vả trong việc lọc hồ sơ ứng viên.

- Nếu tỷ lệ này quá thấp, chứng tỏ bạn đã không truyền thông cho ứng viên hiểu tiêu chuẩn, nội dung công việc và điều kiện công việc là gì (quan trọng là họ có thể hiểu được các thông điệp của bạn).

3.Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng:

- Tổng chi phí / Tổng số ứng viên. Chỉ tiêu này xác định xem để thu được một ứng viên bạn mất bao nhiêu đồng.

- Số người tuyển được/từng kênh.

4.Thời gian để tuyển nhân viên.

- Chỉ số thời gian tuyển dụng là số thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận được nhân sự, ví dụ là 21 ngày.

- Chỉ số này vừa ràng buộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự trong việc tìm người, vừa là cơ sở định hướng cho các bộ phận trong việc chủ động xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực.

5.Chỉ số hiệu quả các nguồn tuyển dụng

- Chỉ số này đo lường số CV nhận được, số CV đạt yêu cầu trên mỗi chức danh.

- Chỉ số chi phí trung bình / 1 CV = tổng số tiền cho kênh quảng cáo / tổng số CV nhận được từ kênh đó. Tức là với mỗi CV thu được thì từng kênh quảng cáo bạn mất bao nhiêu tiền. Bạn so sánh số tiền của từng kênh để xem xét kênh nào hiệu quả nhất. Điều đó không đồng nghĩa với việc bạn chỉ thực hiện quảng cáo trên kênh hiệu quả nhất nhé. Ví nó còn phụ thuộc vào độc giả của kênh quảng cáo đó là gi…

Ví dụ 2: Đo lường lòng trung thành của nhân viên

  1. Tỷ lệ vòng quay nhân viên:

- Tỷ lệ vòng quay nhân viên = tổng số nhân viên đã tuyển / tổng số nhân viên theo kế hoạch.

- Tỷ lệ càng cao chứng tỏ vòng quay nhân viên cao, vòng đời của nhân viên thấp.

- Tỷ lệ này có thể đo lường tỷ lệ của toàn công ty, tỷ lệ của một bộ phận hay tỷ lệ theo từng chức danh.

Với tỷ lệ theo từng chức danh, ví dụ: bạn quy định chỉ có 10 nhân viên bán hàng. Nhưng trong năm bạn đã tuyển 25 nhân viên thì tỷ lệ vòng quay là 25/10 = 2.5.

  1. Tỷ lệ vòng đời nhân viên

- Tỷ lệ vòng đời của nhân viên = tổng thời gian phục vụ trong DN của tất cả nhân viên/ tổng số nhân viên doanh nghiệp đã tuyển.

Bạn có thể tính vòng đồi cho toàn công ty và cho chức danh, cho bộ phận.

Đối với chức danh nếu vòng đồi quá thấp điều này có thể không phải do phía công ty mà do bản chất của xã hội, ví dụ các chức danh hay làm thời vụ.

Đối với các bộ phận, một phần có thể do cách quản lý của trưởng bộ phận dẫn đến vòng đồi của NV thấp.

  1. Tỷ lệ nhân viên muốn ra đi:

- Công thức = Tỷ lệ nhân viên muốn ra đi/ tổng số nhân viên.

- Tỷ lệ này phản ảnh số nhân viên sẵn sàng ra đi khi có điều kiện, tuy vậy sẽ vẫn còn một bộ phận nhân viên còn lưỡng lự ra đi không nằm trong tỷ lệ này.

  1. Tỷ lệ nhân viên trung thành:

- Tỷ lệ này phản ảnh tỷ lệ nhân viên luôn sẵn sàng sát cánh với doanh nghiệp cho dù bị mọi đối thủ cạnh tranh quyến rũ.

- Bạn có thể xác định số nhân viên này thông qua các cuộc phỏng vấn từ các đối thủ giả tạo từ bên ngoài.

PHÂN 2: ỨNG DỤNG KPI TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

Cho đến nay để đánh giá hiệu quả kinh doanh, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều chỉ mới dựa vào các chỉ tiêu tài chính như doanh thu lợi nhuận. Việc đánh giá hiệu qủa kinh doanh một cáh toàn diện bằng công cụ KPI vẫn còn khá mới mẻ với doanh nghiệp trong nước. Hướng tới sự chuyên ghiệp trong kỹ năng quản trị, một số doanh nghiệp như ICP, Kinh Đô, Giấy Sài Gòn, Ngân Hàng ACB, Tân Hiệp Phát, Searefico... đã ứng dụng KPI, nhưng đa phần mới ở giai đoạn thử nghiệm. Kết quả bước đầu từ các doanh nghiệp đã áp dụng cho thấy, KPI phát huy tác dụng rõ rệt nhất ở các bộ phận -- tiền sảnh-- như tiếp thị, bán hàng, dịch vụ khách hàng... Nhờ có công cụ đánh giá hiệu quả của công việc KPI mà động lực làm việc của nhân viên được cải thiện đáng kể và điều này được thể hiện qua ý thức, thái độ cũng như tinh thần làm việc nhóm.

Theo một số chuyên gia quản trị doanh nghiệp, việc áp dụng KPI trong chiến lược lãnh đạo của các doanh nhân Việt là rất cần thiết, đặc biệt là những công ty có chủ trương quản lý theo mục tiêu và định hướng quản lý theo hiệu quả công việc. Tuy nhiên, việc ứng dụng hai công cụ này không đơn giản, đòi hỏi nhiều công sức và thời gian để nghiên cứu, thử nghiệm từng bước.

Để có thể ứng dụng thành công công cụ này thì các doanh nghiệp Việt Nam cần:

Một là: Tạo được sự liên kết cao nhất (từ ban lãnh đạo đến các bộ phận nhân viên) để từ đó xây dựng một nguồn lực phù hợp.

Hai là: Phải xác định rõ ràng các mục tiêu và chiến lược trong khoàng 3-5 năm rồi thiết lập một kế hoạch hành động cụ thể cho từng năm

Ba là : Xây dựng các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả, phân bổ trách nhiệm, phân bổ nguồn lực, hạn định thời gian hoàn thành...

Cuối cùng, quan trọng nhất đó là doanh nghiệp phải biết cách --truyền thông-- để tất cả các thành viên đều thấu hiểu và tự nguyện áp dụng tinh thần làm việc định hướng hiệu quảcho từng dự án, từng đội nhóm từ sự chủ động hoạch định mục tiêu cho chính mình.

PHẦN 3. KẾT LUẬN

Việc đo lường hiệu suất thực hiện các mục tiêu là việc không thể thiếu trong hầu hết mọi doanh nghiệp. Một khi đã định hình được các chỉ số KPI chuẩn, hãy  chúng  sẽ trở thành những công cụ quản lý sắc bén.  KPI giúp toàn bộ nhân viên thấy được bức tranh tổng thể về những nhân tố quan trọng, về những việc họ cần ưu tiên thực hiện để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp và bảo đảm mọi nhân viên tập trung vào việc đạt mục tiêu đề ra trong chỉ số KPI.

   

                                                                                         LÊ THỊ KHÁNH LY