Góc học tập
17/11/2018 04:25:36 PM

Quỹ tạp phí (Special- Purpose Cash Fund)

Doanh nghiệp thường phải trả các khoản tiền nhỏ để thanh toán các khoản mục thư từ, vật tư văn phòng, hoặc sửa chữa nhỏ. Mặc dù chi phí từng lần cho những khoản mục này nhỏ, nhưng việc thanh toán các khoản mục này lại thường xuyên xảy ra,  nhiều lần như vậy cũng đủ để thành một giá trị lớn. Vì vậy, người ta cần phải kiểm soát các khoản thanh toán đó. Tuy nhiên, cứ mỗi lần chi tiền thanh toán mà phải viết một tấm séc có giá trị rất nhỏ là điều không thực tế. Thay vào đó, các công ty sử dụng một quỹ tiền đặc biệt, được gọi là quỹ tạp phí (petty cash fund) cho những hạng mục linh tinh để phục vụ cho việc thanh toán các khoản mục này.

Quỹ tạp phí được thành lập dựa vào việc ước tính số tiền cần thanh toán cho các hạng mục này trong một khoản thời gian nhất định ví dụ như một tuần hoặc một tháng. Sau khi xác định xong số tiền cần thiết, người ta sẽ viết một tấm séc để lĩnh tiền và giao số tiền đó cho một nhân viên phụ trách quỹ tạp phí (petty cash custodian).

Ví dụ:

Vào ngày 1/8, người ta quyết định trích lập quỹ tạp phí và xác định số tiền cần thiết cho những khoản chi tiêu lặt vặt hàng tháng là $500. Bút toán nghiệp vụ trích lập quỹ tạp phí như sau:

Nợ TK Quỹ tạp phí               500

                   Có TK Tiền                            500

Quỹ tạp phí thường được bổ sung theo định kỳ, khi nó cạn kiệt, hoặc khi nó chỉ còn một số tiền tối thiểu.

Giả sử vào cuối tháng Tám, người ta đã nhận được các biên lai thanh toán cho những khoản lặt vặt này bao gồm:

                        Văn phòng phẩm (Office supplies)                                   $380

                        Tem thư (ghi Nợ TK Văn phòng phẩm)                            $22

                        Dụng cụ kinh doanh            (Sales supplies)                               $35

                        Chi phí quản lý hành chính khác                                       $30

                                    Tổng cộng                                                                  $467

Người ta sẽ tính tổng số tiền mặt đã chi cho những khoản này và thực hiện bút toán bổ sung cho quỹ tạp phí (petty cash fund) vào ngày 31/8 bằng bút toán như sau:

                   Nợ TK Văn phòng phẩm                             402

                   Nợ TK Dụng cụ kinh doanh                        35

                   Nợ TK Chi phí quản lý khác                       30

                               Có TK Tiền                                                    467

Lưu ý: Người ta chi ghi Nợ Tài khoản Quỹ tạp phí chỉ một lần duy nhất khi quỹ tạp phí được lập như trong ví dụ là ngày 1/8, hoặc khi người ta quyết định tăng quỹ lên. Còn khi bổ sung/tái tục quỹ tạp phí, người ta không ghi Nợ tài khoản quỹ tạp phí. Thay vào đó, người ta ghi Nợ các tài khoản theo dõi các đối tượng mà quỹ tạp phí đã chi ra để mua trong kỳ và ghi Có tài khoản tiền bằng cách phát hành một tờ cheque tương ứng với số tiền đã chi tiêu cho các đối tượng trong kỳ (như trong ví dụ ngày 31/8). Bằng cách này người ta sẽ khôi phục lại quỹ tạp phí về giá trị ban đầu $500.

Các doanh nghiệp thường sử dụng một số quỹ tiền khác cho các nhu cầu đặc biệt, chẳng hạn như quỹ lương (payroll) hay công tác phí. Các quỹ này được gọi là các quỹ có mục đích đặc biệt (special-purpose funds). Ví dụ, mỗi nhân viên kinh doanh sẽ được tạm ứng $1,000 tiền công tác phí. Theo định kỳ, các nhân viên này sẽ nộp bảng báo cáo chi phí công tác, và quỹ này sẽ được phục hồi. Các quỹ có mục đích đặc biệt thường được lập và kiểm soát giống như trường hợp của quỹ tạp phí.