Góc học tập
17/01/2019 07:10:07 PM

Các yếu tố cấu thành nên hệ thống sổ sách kế toán tại Mỹ

CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH NÊN HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN TẠI MỸ

Giảng viên: Nguyễn Thị Kim Hương

Hệ thống thông tin quản lý là một công cụ hữu hiệu để giúp các doanh nghiệp quản lý và kiểm soát hoạt động kinh doanh tại đơn vị mình. Trong hệ thống thong tin quản lý thì hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò chủ chốt tạo nên thông tin về kinh tế tài chính giúp những nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán là những phương pháp và quy trình thu thập, phân loại, hệ thống và báo cáo về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của đơn vị. Hầu hết hệ thống thông tin kế toán đều đi thực hiện những cong việc trên, tuy nhiên ở các doanh nghiệp, hệ thống kế toán không chỉ ghi nhận các giao dịch kinh doanh cơ bản mà còn ghi nhận quá trình đặt hàng, thanh toán tienf qua thẻ tín dụng, bảo hành, bảo trì, sửa chữa thiết bị.

Khi hoạt động kinh doanh của đơn vị phát triển và biến đổi, hệ thống kế toán cũng thay đổi theo quy trình gồm 3 bước:

Bước 1: Phân tích nhu cầu thông tin của người sử dụng

Bước 2: Thiết kế hệ thống ghi chép để đáp ứng yêu cầu thông tin của người sử dụng

Bước 3: Triển hai thực hiện hệ thống kế toán.

Khi một hệ thống được triển khai thực hiện, thì những phản hồi hoặc các dữ liệu đầu vào từ phía người sử dụng thông tin sẽ được phân tích và cái tiến hệ thống sổ sách kế toán.

Hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống các phương pháp xử lý thông tin là cần thiết trong một hệ thống kế toán. Hệ thống kiểm soát nội bộ là các chính sách và những quy trình nhằm bảo vệ tài sản không bị tổn thất và đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh được ghi sổ kịp thời và đảm bảo việc tuân thủ luật pháp.

Hệ thống các phương pháp xử lý thông tin là hệ thống những thu thập, tổng hợp và báo cáo thông tin kế toán. Những phương pháp này có thể được thực hiện bằng thủ công hay bằng máy vi tính. Bài viết này sẽ đi đề cập đến hệ thống kế toán bằng thủ công với hệ thống sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái chi tiết.

1. Hệ thống sổ sách kế toán thủ công trong kế toán Mỹ

Hệ thống kế toán hệ thông sổ được thực hiện thủ công hay bằng phần mềm máy tính. Một hệ thống sổ sách hiệu quả là hệ thống thể hiện được mối quan hệ giữa dữ liệu thu thập và hệ thống báo cáo, Đồng thời một hệ thống kế toán được thực hiện bằng phần mềm sẽ sử dụng những nguyên tắc của hệ thống kế toán thủ công.

Khi một doanh nghiệp có số lượng giao dịch kinh doanh ít, nhỏ thì hệ thống sổ sách chỉ bao gồm sổ Nhật ký chung để ghi chép cho tất cả các nghiệp vụ sau đó chuyển dữ liệu lên sổ Cái, Tuy nhiên khi doanh nghiệp có số lượng giao dịch kinh doanh lớn, với số lượng khách hàng lớn (trên 20 khách hàng) thì việc sử dụng sổ Nhật ký cho tất cả các nghiệp vụ và sổ cái cho 1 tài khoản phải thu khách hàng là không cung cấp thông tin hiệu quả. Đồng  thời những ghi chép cụ thể cho từng khách hàng vẫn hải được đảm bảo. Trong trường hợp này thì phải sử dụng sổ cái chi tiết và sổ Nhật ký đặc biệt.

Vậy hệ thống  sổ sách trong kế toán thủ công ở Mỹ sẽ bao gồm các sổ sau:

(1) Sổ Cái chi tiết các tài khoản: Chủ yếu bao gồm sổ cái chi tiết của tài khoản phải thu khách hàng, và sổ Cái chi tiết tài khoản phải trả người bán

(2) Sổ Nhật ký đặc biệt: bao gồm 4 loại: Nhật ký doanh thu, nhật ký thu tiền, nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền.

2. Vận dụng hệ thống sổ sách kế toán thủ công trong công tác kế toán Mỹ

Mở thêm các sổ Cái chi tiết:  Sổ Cái chi tiết được mở cho rất nhiều tài khoản. Ví dụ, doanh nghiệp thường sử dụng các sổ chi tiết máy móc thiết bị để theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến nguyên giá, nơi sử dụng và các thông tin khác. Sổ Cái tài khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán giống như các sổ Cái khác.

Mở các sổ nhật ký đặc biệt: các doanh nghiệp có thể mở các sổ nhật ký đặc biệt với 1 hay nhiều cột ghi chép. Ví dụ, một doanh nghiệp có thể tập hợp các khoản thuế doanh thu phải nộp cho cơ quan quản lý thuế. Theo đó, doanh nghiệp sẽ mở thêm một cột đặc biêt để ghi các khoản thuế phải nộp (ghi Có) trong sổ nhật ký doanh thu.