Các chức năng quản trị được thực hiện bởi Bill Gates
Bill Gates là người đề cao tầm quan trọng của việc dành thời gian học hỏi từ nhân viên cấp dưới. Ông sẵn sàng lắng nghe ý tưởng của họ, luôn đầu tư suy nghĩ, cân nhắc các hướng phát triển có lợi cho Microsoft. Và chính điều đó đã góp phần tạo dựng ra 1 Microsoft như ngày nay.
Từ nhiều năm nay mỗi năm Gates đều dành từ 1 đến 2 tuần sống tách biệt hoàn toàn với thế giới bên ngoài, cắt tất cả liên lạc với gia đình, bạn bè và các cộng sự để suy ngẫm và gọi đó là “tuần lễ suy ngẫm”. Trong suốt quãng thời gian một mình đó, Gates đã đọc hết các phác thảo, báo cáo về mọi đề tài liên quan, từ coogn nghệ tương lại đến dự báo sản phẩm “hot”, việc cải thiện sản phẩm hiện tại…. bất kỳ nhân viên nào có ý tưởng mới cũng có thể trình bày và gửi cho ông xem xét. Ông có thể đọc khoảng 100 trang hồ sơ trong “tuần lễ suy ngẫm” của mình và mức kỹ lục ông đạt được là 112 trang.
Không chỉ đọc, Bill Gates còn dành thời gian để trả lời các kiến nghị của nhân viên. Một ý tưởng hay sẽ có thể được ông nhận xét bằng cách gửi mail cho hàng trăm đơn sự Microsoft trên toàn cầu và đề nghị họ cùng tham gia đóng góp ý kiến. Tiếp đó là các bước tiến hành để biến các ý tưởng đó thành hiện thực. Việc này có tác dụng khích lệ rất hiệu quả. Bằng chứng là tất cả nhân viên tại Microsoft đều háo hức đóng góp ý kiến và hồi hộp chờ đợi phản hồi từ ông chủ của mình sau “tuần lễ suy ngẫm”.
Quy trình xem xét ý tưởng của nhân viên đã được thực hiện tại Microsoft từ nhiều năm qua. Hiện đã có một trợ lý chuyên phân loại hồ sơ trước “tuần lễ suy ngẫm” và một hệ thống phản hồi cũng đã được thiết lập để giúp Gates dễ dàng trả lời các đóng góp hơn. Đầu tư thời gian suy ngẫm một mình và tạo cơ hội cho tất cả nhân viên cùng đóng góp ý kiến là 1 bí quyết đáng giá của Bill Gates mà chúng ta cần phải tham khảo.
Vậy ta học được gì từ Bill Gates?
- Khi đọc, hãy sử dụng 1 quyển sổ và cây bút. Viết ngay vào quyển sổ bất kỳ ý tưởng nào nãy sinh trong đầu.
- Phân loại các ý tưởng theo nhóm.
- Đọc 1 quyển sách về người thật việc thật mỗi tuần. Đọc báo, tạp chí, tài liệu onine… bất cứ khi nào có thể.
- Sắp xếp các bài viết, tài liệu có đề tài liên quan đến ý tưởng của mình vào 1 hồ sơ, thính thoảng dành thời gian xem xét lại ý tưởng đó. Vạch ra các bước hành động cần thiết tiếp theo nếu muốn biến ý tưởng thành hiện thực.
- Khuyến khích tất cả cộng sự và nhân viên dưới quyền thực hiện giống mình. Đồng thời tạo 1 file lưu trữ chung để tất cả cùng truy cập, đóng góp ý kiến.
- Tổ chức cố định hàng năm 1 phiên hợp chuyên bàn thảo về các ý tưởng hay mà mọi người đã đóng góp suốt năm qua.
- Phát triển trong nội bộ công ty một quy tình cụ thể để mọi nhân sự đều có thể đưa ra sáng kiến.
2. Organizing:
Để thay đổi tình hình, Bill Gates đã cố gắng rất nhiều. Đối với nhân viên của Microsoft, Bill Gates rất hiểu họ, họ đều là những người rất xuất sắc, đương nhiên không thích bị người khác sắp đặt, nhưng họ cũng thích được chỉ dẫn để làm việc. Thế là, Bill Gates luôn cho nhân viên quyền chủ động, để họ tự tìm kiếm phương pháp giải quyết mà họ thích, chứ không phải làm những câu mệnh lệnh như: “Anh phải như thế này”, “anh phải như thế kia”…
Sau khi cho nhân viên toàn quyền chủ động, họ sẽ cố gắng hết sức mình để hoàn thành công việc được giao phó, kết quả đạt được có thể vượt ngoài dự tính của bạn, họ sẽ hoàn thành nhiệm vụ một cách vô cùng hoàn hảo. Ngoài ra, tầng lớp lãnh đạo của Microsoft cũng đề ra một loạt những quy định mới để tránh sự trùng lặp trong công việc giữa các tổ nhóm, tiết kiệm được rất nhiều thời gian và sức lực cho nhân viên.
Ở thời kỳ đầu của Microsoft, Bill Gates hàng ngày đều viết lại một lượt các ký hiệu code của các sản phẩm mới, như vậy ông có thể nắm được từng sản phẩm của công ty. Cùng với sự phát triển của Microsoft, Bill Gates không còn thời gian để viết ký hiệu code. Ông liền đưa ra một quy định về trình tự quản lí.
Về trình tự khai thác, mỗi công việc đều có những sự phân công nghiêm ngặt. Tuy nhiên, có một ngoại lệ là công việc của giám đốc chương trình và nhân viên không tách biệt hoàn toàn với nhau, bởi nếu tách biệt hoàn toàn thì sẽ không thể quản lí một cách có hiệu quả được.
Do nhân viên khai thác hàng ngày đều chỉ làm một công việc đơn điệu nên họ không thích việc viết lách, càng không thích các cuộc họp dài lê thê. Để người quản lí có thể kịp thời nắm bắt được tiến trình công việc của nhân viên khai thác, Bill Gates đã lập ra một vị trí, đó là nhân viên quản lí chương trình.
Nhân viên quản lí chương trình hàng ngày phải phối hợp công tác với nhân viên khai thác, giúp nhân viên khai thác giải quyết các vấn đề nằm ngoài lĩnh vực kỹ thuật. Ngoài ra còn phải báo cáo tình hình công việc của nhân viên khai thác lên ban quản lí. Như vậy sẽ liên kết được công việc của nhân viên khai thác với công ty một cách có hiệu quả.
Ở Microsoft, khai thác tính chủ động chủ quan của nhân viên tức là phải tận dụng được hết khả năng của nhân viên, sử dụng nhân tài đúng chỗ, dựa vào đặc điểm và sở trường của họ để sắp xếp họ vào những vị trí phù hợp. Bill Gates nói với nhân viên của ông rằng: “Tôi hy vọng mỗi người trong số các anh đều có được không gian để phát triển”.
Ngay từ khi nhân viên bước vào Microsoft, Bill Gates và các trợ lí của ông đã bắt đầu tìm kiếm tài năng của mỗi một nhân viên, đương nhiên tài năng của mỗi nhân viên đều khác nhau, nhưng nếu tập trung những thiên tài này vào cùng một chỗ thì đó là một tài sản vô cùng lớn của Microsoft. Là người lãnh đạo Microsoft, nhiệm vụ của Bill Gates là để cho những thiên tài này phát huy được hết tác dụng của mình.
Sau khi Bill Gates phát hiện ra tài năng của nhân viên, ông sẽ dựa vào tình hình của bản thân nhân viên đó để sắp xếp công việc, nhiệm vụ phù hợp cho người đó, những nhiệm vụ đó đều có tính thách thức nhất định, đối với những nhân viên này, cần phải có sự dũng cảm mới có thể đảm nhận được những nhiệm vụ này, đồng thời đây cũng là cơ hội tốt nhất để thể hiện giá trị của bản thân. Bởi vậy, đa số nhân viên đều sẽ chấp nhận những nhiệm vụ này, tiềm năng của nhân viên sẽ được bộc lộ trong những tình huống này.
Những nhân viên vào được Microsoft đều là những nhân viên vô cùng xuất sắc, Bill Gates hiểu rất rõ điều này, bởi vậy, trong công việc hàng ngày, Bill Gates đã khiến cho nhân viên của mình phát huy được tính chủ động và tính năng động của họ. Trong quá trình này, tầng lớp lãnh đạo của Microsoft càng dễ dàng phát hiện được những ngôi sao thực sự trong đội ngũ nhân viên của mình.
Trong chiến dịch MSN, Belluzzo đã giành được tình cảm của ban lãnh đạo Microsoft, đường hoàng bước vào vị trí trong ban lãnh đạo Microsoft, bởi vậy, đặt người phù hợp vào vị trí thích hợp càng dễ dàng phát huy được tính năng động chủ quan của người đó.
3. Leading:
Từ những ngày đầu thành lập công ty, Bill Gates và Paul Alen đã đưa tác phong làm việc của chính mình thành “chuẩn mực” của Microsoft. Họ muốn làm cho các nhân viên của mình thật là thoải mái, hiệu suất và sung sướng nhất có thể trong công việc. “Chuẩn mực” đó là gì vậy? Câu trả lời tìm ở đâu?
Đội ngũ nhân viên của Microsoft đều là những người luôn sát cánh bên Gates ngay từ những ngày đầu và luôn trung thành với Gates, cũng như Microsoft. Chính cách đối xử tuyệt vời của Gates với những nhân viên của ông đã giúp công ty tạo ra nhiều lợi nhuận kếch xù. Microsoft duy trì một tinh thần đồng đội cao, ở đó mỗi người cùng hướng về một mục tiêu chung. Lương không phải là điều hấp dẫn nhất tại Microsoft. Bill Gates từng nói: “Tôi không trả lương cao cho nhân viên, nhưng ai nấy đều thấy khoan khoái vì có cảm giác rằng mình là người đang thay đổi thế giới”.
Tại Microsoft tất cả các nhân viên làm việc chính thức có văn phòng riêng của mình. Họ có thể bày biện văn phòng của mình để ứng với nhu cầu đặc biệt của họ. Bên cạnh đó, công ty thường tổ chức những buổi họp, sinh hoạt chung với mục đích duy nhất là xây dựng nên tinh thần của toàn công ty, tạo mối quan hệ tốt đẹp giữa những người quản lý cấp dưới và cấp trên. Cách điều này đã làm tinh thần người nhân viên luôn phấn chấn, giúp họ đạt được năng suất cao.
Bạn hãy nhìn về gia đình. Mọi người thiết kế gia đình của mình để thành một nơi mình cảm thấy thoải mái và thích thú nhất. Họ thiết kế văn phòng của gia đình để là một nơi có thuận tiện, dễ dàng làm việc, dễ đạt hiệu suất cao.
Microsoft tạo cho tất cả các nhân viên làm việc chính thức có văn phòng riêng của mình, còn những người làm việc hay thực tập nội trú thì dùng chung một văn phòng thay cho phòng riêng cho mỗi người. Trong đó, tất cả mọi người đều có không gian riêng tư của mình. Đó là của họ. Họ có thể đóng cửa lại, bật nhạc lên, điều chỉnh ánh sáng và làm việc.
Tại Microsoft, văn phòng mới nói chung giống nhau cho tất cả mọi người. Các tay lập trình, thiết kế và phó chủ tịch có được văn phòng rộng gấp đôi. Các nhân viên có quyền tạo ra môi trường làm việc ưa thích riêng của mình, họ có thể bày biện văn phòng của mình để ứng với nhu cầu đặc biệt của họ. Bạn có thể treo lên những bức tranh ảnh, kim loại nặng lên tường, các đèn lên trên bàn làm việc của mình, rồi các bức tranh, đồ hoạ... lên cửa nếu bạn quyết chọn như vậy.
Nhiều văn phòng ở Microsoft đều có cửa sổ. Một lần nữa điều này lại tuân theo hướng dẫn về việc tưởng tượng ra một văn phòng gia đình vì thực tế không ai có một văn phòng gia đình lại không có một cửa sổ nào cả. Theo quan điểm đó, gần đây Microsoft xây thêm các toà nhà nhỏ hơn chứa khoảng 200 văn phòng và được thiết kế để sao một nửa các văn phòng có cửa sổ. Kích cỡ toà nhà nhỏ giúp cho duy trì được môi trường thân thiện hơn. Toàn bộ tổ dự án Windows 95 có một toà nhà riêng, nó có thể vận hành về mặt vật lý như một đơn vị tách biệt.
Không có luật quy định về ăn mặc tại Microsoft. Thay cho các bộ comlê và carvat mà ta thấy ở các công ty khác, ở Microsoft, trong mùa hè, ra lại thấy các kiểu áo cộc, áo phông và mọi thứ khác. Cũng như vậy, bản tin MicroNewws của công ty có đưa ra một lời thông báo rằng đi chân đất ở mọi nơi đều chấp nhận được, thậm chí khi vào quán cafe. Tóm lại, làm việc tại nhà bạn mặc gì thì các nhân viên có thể cũng mặc theo cách như thế ở chỗ làm việc. Mặc dù chưa thấy ai mặc một bộ đồ tắm để làm việc, nhưng điều đó chắc cũng được chấp nhận.
Ở Microsoft có một phòng cung cấp luôn mở. Bất kỳ thứ gì thông dụng đều có sẵn để cho mọi người lấy dùng. Máy photocopy nếu bạn cần có thể tới đó. Với bất kỳ cái gì ít được sử dụng thường xuyên thì nhận viên gửi e-mail tới chỗ cung cấp và thứ yêu cầu đó sẽ được giao vào ngày hôm sau.
Ở Microsoft không có việc quy định giờ làm việc với các nhà lập trình và điều hành. Tuy nhiên, một số vị trí cần làm đúng giờ như nhân viên hỗ trợ kỹ thuật, nhân viên tiếp tân của toà nhà. Các nhân viên có thể chọn giờ làm việc của mình nhưng phải có những khoảng thời gian xác định hàng ngày. Mọi người có thể bắt đầu vào những thời gian khác nhau và làm việc theo những giờ khác nhau mỗi ngày. Liệu điều này có dẫn đến mọi người làm việc ít hơn không? Ngược lại phần lớn mọi người đều làm ít nhất 10h ngày. Không có hệ thống ghi hay kiểm tra giờ giấc nhân viên. Nhân viên được đánh giá dựa trên công việc họ phải hoàn thành. Không cần đòi hỏi nhiều hơn cũng không ít hơn.
Công ty Microsoft cố gắng thuê được những người nằm trong số 5% thông minh nhất hành tinh trong lĩnh vực chuyên môn của họ. Đây là một chiến lược mà Gates cố ý đề ra nhằm bảo đảm công ty có thể thu hút được những bộ não ưu tú nhất của ngành. Việc lựa chọn người được tiến hành dưới nhiều hình thức. Các nhân viên của Microsoft tiếp xúc công khai hoặc bí mật với các chuyên gia giỏi nhất của các hãng khác; lôi kéo, mua chuộc bằng các ưu thế vật chất và tinh thần của Microsoft. Một nguồn nhân lực khác chính là từ sinh viên của các trường đại học.
Một trong những điều thú vị là làm việc tại Microsoft cho dù là người thông minh đến mức nào thì họ vẫn luôn phải luôn để tương xứng với công việc của mình. Họ phải không ngừng cống hiến hết sức lực và tài năng của mình cho công việc của hãng và bù vào đó cũng được đền đáp một cách xứng đáng.
Công ty Microsoft cố gắng thuê được những người thông minh, hay còn có thể gọi là khôn ngoan cũng được, tùy theo cách hiểu của mỗi người về hai từ đó. Tiêu chuẩn được nói một cách ước lệ ở đây là: những người nằm trong số 5% thông minh nhất hành tinh trong lĩnh vực chuyên môn của họ.
Vậy thông minh nhất được hiểu như thế nào? Điều đó tùy thuộc vào công việc mà họ sẽ làm, là người quản lý sản phẩm hay lập trình, là luật sư hay kế toán... của công ty. Phải hiểu là chọn những người khôn ngoan nhất cho công việc của họ và từ khóa là khôn ngoan chứ không phải là biết nhiều.
Người thông minh thì có khả năng khởi động sớm bộ não để suy nghĩ. Họ có vai trò quan trọng chủ chốt, bởi vì những người này có thể nắm bắt được lỗi lầm sớm nhất và sẽ bắt kịp với cách làm việc hiệu quả hơn trong công việc, do vậy tiết kiệm thời gian trong hoạt động của chính mình và tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho công ty.
Tại Microsoft phải thật thông minh mới có thể thành công được. Những con người thông minh chỉ luôn mong được làm việc với những người thông minh. Các nhân viên tại Microsoft phải là những người thật giỏi bởi rồi họ sẽ phải làm việc với những người cũng rất thông minh. Một trong những điều thú vị là làm việc tại Microsoft cho dù là người thông minh đến mức nào thì họ vẫn luôn phải cố gắng hàng ngày tương xứng với công việc của mình.
Để tuyển được các nhân tài cho hãng, bộ phận nhân sự do David Pritchard làm giám đốc đặt nhiệm vụ áp dụng các biện pháp hữu hiệu nhất để tuyển và đào tạo ra các siêu nhân. Việc lựa chọn người được tiến hành dưới nhiều hình thức. Hàng chục nhân viên làm việc theo kiểu săn đầu người chuyên theo dõi các chuyên gia giỏi nhất của các hãng nổi trội trong công việc mà bản lĩnh và tài năng đã được thừa nhận. Các nhân viên của Microsoft tiếp xúc công khai hoặc bí mật với họ; lôi kéo, mua chuộc bằng các ưu thế vật chất và tinh thần của Microsoft, vì biết rằng riêng cái tên Microsoft đã có sức lôi kéo rất lớn đối với đa số các chuyên gia tin học ở Mỹ cũng như ở nước ngoài. Những nhân tài này còn có thể tiềm ẩn trong số các sinh viên của các trường đại học, thông qua bảng điểm và khả năng sáng tạo qua các kỳ thi hay các hội chợ lớn. Nhưng việc lựa chọn không chỉ bó hẹp trong ngành chuyên môn tin học. Là một công ty hàng đầu, năng động, Microsoft còn nhắm cả vào đội ngũ các chuyên gia tài chính, marketing, tổ chức mạng lưới thương mại.... Điều bắt buộc đó là những người cực kỳ giỏi vì Pritchard đã từng nói: Khi tuyển nhầm những người có khả năng trung bình thì đó là chuẩn bị cho ngày tàn của Microsoft ! .
Sau khi lọc lựa hàng nghìn hồ sơ để chọn một, nhờ có hệ thống xử lý thông tin tin học đánh giá một cách tổng hợp, các ứng cử viên phải qua một đợt phỏng vấn. Một nhóm 4-5 người của bộ phận nhân sự sẽ tiến hành phỏng vấn đối với những người dự tuyển. Mỗi người phỏng vấn một giờ và từng người phỏng vấn lần lượt. Tất nhiên câu hỏi rất khó, có thể làm nản lòng những người tự tin nhất. Song các giám khảo không cho câu trả lời đúng hay sai là quan trọng. Cái họ quan tâm là năng lực tư duy để xác định cách ứng xử thông minh và nhanh nhạy của mỗi ứng cử viên trước mỗi tình huống khó cần giải quyết. Đối với cuộc phỏng vấn kỹ thuật có những câu hỏi về lập trình, câu hỏi nọ nối tiếp câu hỏi kia, trong lúc đó các ứng cử viên này phải viết ra một chương trình ngắn để trả lời. Đối với vị trí của người quản lý phần mềm thì thí sinh này được trao cho các tình huống và cách họ sẽ giải quyết các tình huống đó như thế nào. Nếu những câu trả lời chung chung thì ứng cử viên sẽ được đẩy vào các tình huống đặc biệt và chứng tỏ ứng cử viên không biết rõ chủ đề. Mỗi người phỏng vấn ngay khi cuộc phỏng vấn kết thúc đều phải gửi e-mail cho tất cả những người phỏng vấn khác với chỉ một từ “thuê” hay “không thuê”.
Trong Microsoft có một số người tài hoa, một số người thậm chí còn chưa tốt nghiệp được trung học cũng như ngành tin học. Nhưng những người này lại được trả lương như những người có bằng cấp. Không có lý do gì trong bất kỳ một ngành công nghiệp nào mà lại không thuê một người có phẩm chất đơn thuần chỉ vì họ không có bằng cấp cả, tất cả vấn đề là những người ấy có thể thực hiện công việc tốt đến đâu.
4. Controlling:
Trong một cuộc phỏng vấn của đài BBC năm 2016, Gates đã thành thật chia sẻ nỗi ám ảnh của ông với công việc: “Tôi lúc đó khá cuồng công việc. Tôi làm việc cả cuối tuần. Tôi thực sự chẳng bao giờ có những kì nghỉ lễ”.
Thật chẳng có gì ngạc nhiên, cung cách làm việc đó của Bill Gates cũng lan truyền đến các nhân viên. “Tôi đã phải cẩn trọng từng chút một để không áp đặt những tiêu chuẩn của mình vào việc đánh giá mức độ chăm chỉ trong công việc của nhân viên”, Gates nói.
Tuy vậy, với cương vị là một ông chủ, Bill Găes vẫn theo sát các nhân viên và dõi theo xem ai là người chăm chỉ nhất, ai thường xuyên làm việc muộn nhất. “Tôi biết tất cả biển số xe của mọi người thế nên tôi có thể nhìn ra bãi đỗ xe để xem khi nào thì họ đến và khi nào rời đi”, ông nói với BBC.
Người đồng sáng lập Microsoft Paul Allen đã có nhiều chia sẻ trong một bài xã luận trên Vanity Fair vào năm 2011. Allen đã viết: “ Mircrosoft là một môi trường làm việc rất áp lực bởi Bill luôn thúc giục mọi người làm việc chăm chỉ như chính anh ấy... Bill đã dần trở thành một quản đốc chuyên nghiệp thường đi loanh quanh ở bãi đậu xe trong dịp cuối tuần xem ai là người đến công ty làm việc".
Mặc dù Microsoft đã và đang rất thành công, cùng với một vài phân tích và tiên đoán rằng họ sẽ nắm giữ 1 tỉ đô vốn hóa thị trường vào năm tới. Nhưng hầu hết các chuyên gia đồng ý rằng, việc áp dụng quản lí quá chặt chẽ, tiểu tiết đối với người lao động là một chiến lược lãnh đạo không hiệu quả.
“Làm việc cùng những lãnh đạo quản lý quá chặt chẽ, để ý tiểu tiết vô cùng nghẹt thở”, chuyên gia Amanda Augustine của TopResume nói. Phần lớn người lao động cho rằng, một lãnh đạo quá chú trọng tiểu tiết là hình mẫu sếp tệ nhất đối với họ, theo cuộc khảo sát Comparably gần đây đối với 2000 nhân viên ở những công ty công nghệ như Amazon, Apple, Google, Facebook và Uber.
Những nhân viên của Microsoft có cũng cảm nhận vào thời điểm đó. “Mọi người đã làm việc hết sức chăm chỉ rồi, nhưng đôi khi Bill yêu cầu họ phải làm nhiều việc hơn”, trích từ một đoạn Allen viết trên Vanity Fair.
Allen đã chia sẻ câu chuyện về một nhân viên lập trình của Microsoft có tên là Bob Greenberg, người đã làm việc 81 tiếng đồng hồ trong 4 ngày để hoàn thành dự án. Vào cuối tuần làm việc đó, Gates hỏi rằng Greenberg có làm việc vào cuối tuần tiếp không. Greenberg nói rằng anh dự định sẽ nghỉ xả hơi một ngày, thế nhưng Gates đã đáp lại rằng: “Vì sao anh lại muốn nghỉ ngơi như thế?”
Allen cho rằng có lẽ Bill gates là một "siêu nhân", có thể làm việc liên tục mà không cần nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng. Và điều này khiến ông thắc mắc, bởi hầu hết mọi người đều cần sắp xếp thời gian nghỉ ngơi vào cuối tuần để giải tỏa áp lực.
Trong cuộc phỏng vấn ở BBC Radio 4, Gates thừa nhận rằng ông buộc phải thay đổi cách quản lý để nhân viên viên thoải mái hơn khi làm việc, nhất là lúc Microsoft đã phát triển và mở rộng hơn.
» Tin mới nhất:
» Các tin khác: