Các thủ tục kiểm soát chi phí thi công tại các công ty xây lắp
Chi phí NVLTT chiếm tỷ trọng lớn trong giá trị công trình, vì vậy để nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD của đơn vị cần phải tăng cường công tác kiểm soát. Thủ tục kiểm soát được xây dựng cho 03 giai đoạn: Giai đoạn cung ứng vật tư – Giai đoạn sử dụng vật tư và Giai đoạn hoàn công quyết toán.
Thủ tục kiểm soát giai đoạn cung ứng vật tư:
Sau khi được giao thầu hoặc trúng thầu, các đơn vị triển khai chọn nhà cung cấp và ký hợp đồng cung ứng vật tư:
- Đối với những loại vật tư thông thường (xi măng, sắt thép, gạch...) đơn vị chọn nhà cung cấp theo phương thức chào hàng cạnh tranh. Hai yếu tố được làm cơ sở lựa chọn chính là giá cả và phương thức thanh toán; nhà cung cấp nào đưa ra mức giá thấp và thời gian nợ dài thì được chọn. Việc lựa chọn nhà cung cấp do Giám đốc và Kế toán trưởng quyết định và triển khai ký hợp đồng.
Khi có nhu cầu về vật tư, kỹ thuật công trình thông báo qua điện thoại cho Kế toán trưởng. Kế toán trưởng thông báo số lượng và địa điểm cho nhà cung cấp để thực hiện việc cấp vật tư đến từng công trình. Khi vật tư đến công trình thủ kho nhận hàng và ký vào phiếu giao hàng. Căn cứ vào phiếu giao hàng có xác nhận của Thủ kho công trình nhà cung cấp xuất hoá đơn bán hàng kèm với phiếu giao hàng gửi đến Ban Tài chính của Trung tâm, Xí nghiệp. Kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu giao hàng lập phiếu nhập kho trình Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt sau đó ghi sổ kế toán.
- Đối với những loại vật tư hiếm, giá trị cao (như Tấm chì trong các phòng X – Quang ...) đơn vị lập kế hoạch đặt mua hàng trước; đối với một số công việc như lắt đặt hệ thống thang máy, hệ thống thông tin liên lạc ...đơn vị phải thuê đối tác thực hiện.
Thủ tục kiểm soát giai đoạn sử dụng vật tư:
Vật tư được để tại kho công trình do thủ kho quản lý. Hằng ngày, thủ kho xuất vật tư cho các bộ phận thi công theo đề nghị của các tổ thợ hoặc kỹ thuật công trình, cuối ngày ghi vào sổ kho số lượng vật tư xuất dùng trong ngày. Khi nào hết vật tư thì yêu cầu cấp bổ sung.
Tại ban Tài chính, kế toán không căn cứ vào thực tế vật tư xuất dùng để làm phiếu xuất mà lập phiếu xuất căn cứ vào phiếu nhập. Căn cứ vào số lượng, đơn giá vật tư trên phiếu nhập kho, kế toán lập phiếu xuất toàn bộ số vật tư theo phiếu nhâp (xuất theo giá đích danh).
Thủ tục kiểm soát giai đoạn hoàn công quyết toán:
Giai đoạn Hoàn công Quyết toán là giai đoạn quan trọng của hoạt động xây lắp, vì nó quyết định doanh thu. Đây là giai đoạn do ban kỹ thuật kết hợp với kỹ thuật công trình thực hiện. Nội dung của giai đoạn Hoàn công Quyết toán là thống kê lại khối lượng và tính toán giá trị toàn bộ công trình để yêu cầu bên Chủ đầu tư (bên mua) thanh toán, dựa vào Nhật ký công trình và Phiếu xuất kho.
Thực tế, tại Trung tâm và Xí nghiệp Xây dựng cũng như một số đơn vị xây lắp khác khi hoàn công quyết toán không căn cứ vào vật tư thực tế sử dụng (phiếu xuất vật tư ) để tính toán mà căn cứ vào Hồ sơ Dự toán để lập Hồ sơ Quyết toán vì vậy xảy ra tình trạng sai số lượng và đơn giá, bị Chủ đầu tư cắt giảm, doanh thu giảm làm cho hiệu quả kinh doanh thấp có khi bị thua lỗ nặng và đi đến phá sản.
Chi phí nhân công trực tiếp là khoản tiền lương, tiền công phải trả cho công nhân trực tiếp thi công và thường chiếm tỷ trọng lớn (sau chi phí NVLTT) trong giá trị công trình, hạng mục công trình.
Khi có công trình, ban Kỹ thuật tổng hợp và trình Giám đốc chọn đối tác thi công. Sau khi được Giám đốc phê duyệt ban Kỹ thuật tính toán và thoả thuận hợp đồng giao khoán phần nhân công dựa trên hồ sơ dự toán chi phí và trình Giám Đốc phê duyệt. Hồ sơ dự toán chi phí tính toán toàn bộ chi phí trực tiếp (vật tư, nhân công, máy thi công) và chi phí gián tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình. Đối tác mà Trung tâm lựa chọn là các Tổ không có tư cách pháp nhân, không đăng ký kê khai nộp thuế.
Định kỳ, căn cứ vào khối lượng thực hiện, đại diện Tổ nhân công lập phiếu ứng tiền (ghi họ tên người ứng, số tiền, lý do ứng) gửi Trưởng ban Tài chính và Giám đốc ký cấp ứng. Chứng từ thanh toán tiền nhân công của Tổ là hồ sơ thanh toán do kỹ thuật công trình lập, Ban kỹ thuật kiểm tra ký và Giám Đốc phê duyệt. Giá giao khoán 90% đơn giá nhân công được chủ đầu tư quyết toán.
Đối với hoạt động xây lắp, những chi phí liên quan đến máy thi công, gồm: tiền lương công nhân điều hành máy, nhiên liệu, điện, sửa chữa và các chi phí bằng tiền khác liên quan đến máy thi công được hạch toán vào chí phí MTC (tài khoản 623).
Việc quản lý, phân loại và ghi chép chi phí MTC của các đơn vị xây lắp đều phải thông qua định mức chi phí sử dụng máy thi công theo số ca máy theo như dự toán. Để kiểm soát tốt khoản mục chi phí này, cần có một bộ phận điều hành máy và ghi chép rõ ràng chính xác thời gian hoạt động, nhiên liệu tiêu hao của từng loại máy móc làm việc tại công trình. Mọi phát sinh vượt định mức của khoản chi phí này phải quy trách nhiệm cho bộ phận quản lý điều hành máy thi công.
Chi phí SXC là những khoản chi phí phục vụ quá trình thi công, phát sinh tại công trường, bao gồm: tiền lương quản lý công trình, tiền lương kỹ thuật, lương thủ kho; các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trích theo lương của công nhân trực tiếp và bộ phận quản lý công trường; các khoản vật tư làm lán trại, kho tàng; hệ thống điện bảo vệ; công cụ dụng cụ thi công; khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, sửa chữa tài sản cố định); Chi phí bảo hành công trình và các chi phí bằng tiền khác.
Để kiểm soát tốt khoản mục chi phí này, các công ty xây dựng phải xây dựng định mức chi phí chung liên quan cho từng công trình theo từng nội dung cụ thể như: chi phí công cụ dụng cụ, ván khuôn, chi phí điện nước, chi phí lương nhân viên quản lý phân xưởng, và các chi phí linh tinh khác...
» Tin mới nhất:
» Các tin khác: