Sưu tầm
16/12/2013 07:26:36 PM

HƯỚNG DẪN CÁCH HÌNH THÀNH BẢN KẾ HOẠCH KINH DOANH

Bài 1: Tầm quan trọng và cách thức trình bày một bản kế hoạch kinh doanh.

Kế hoạch kinh doanh không chỉ đơn thuần là một công cụ để kêu gọi đầu tư, hơn thế nữa, đây còn là bản đồ định hướng cho việc kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai.

Chắc hẳn sẽ có vài người sẽ thắc mắc vì sao chúng ta cần một bản kế hoạch kinh doanh khi mình đã có đủ tiền đầu tư từ vay mượn bạn bè hay gia đình. Chúng ta đặt câu hỏi này vì đánh giá không đúng vai trò của kế hoạch kinh doanh. Thực tế, kế hoạch kinh doanh là công cụ để doanh nghiệp có thể quan sát toàn bộ các hoạt động trong công ty và mối liên hệ giữa chúng. Cụ thể, thông qua kế hoạch kinh doanh, người chủ doanh nghiệp có thể xem xét toàn bộ các hoạt động trong công ty như giá trị dành cho khách hàng, tiêu thụ của bộ phận marketing, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính hay kế hoạch tuyển dụng nhân sự.

Ngoài ra, kế hoạch kinh doanh còn giúp bạn kiểm tra tiến độ thực hiện công việc tại doanh nghiệp. Ví dụ, nếu kế hoạch sản xuất hoàn tất vào ngày 1.12 nhưng trong thực tế nhân viên có thể hoàn thành công việc này vào ngày 1.11 thì bạn cần đặt ra câu hỏi tại sao? Việc hoàn thành sớm này liệu có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm không? Hay trong tương lai cần điều chỉnh những gì để duy trì được việc này? Câu hỏi này giúp chúng ta hiểu được vai trò thứ ba của kế hoạch kinh doanh, đó là giúp doanh nghiệp đưa ra được những định hướng trong tương lai và khi có định hướng đúng đắn, thì không quá khó hiểu khi doanh nghiệp đó thu hút và giữ chân được nhiều nhân tài – một nguồn lực quan trọng bậc nhất trong việc tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp bạn.

Chính những lí do này khiến kế hoạch là phần không thể thiếu khi chúng ta muốn bắt tay vào việc kinh doanh. Nhưng hiểu được tầm quan trọng của công cụ này mới chỉ là vấn đề đầu tiên, chúng ta còn rất nhiều câu hỏi cần giải đáp khi bắt đầu thực hiện viết kế hoạch. Và câu hỏi đầu tiên là “Một bản kế hoạch kinh doanh thường được trình bày như thế nào?”

Trước đây, một bản kế hoạch kinh doanh thường được trình bày rất chi tiết và dài dòng vì liên quan đến nhiều hoạt động khác nhau của doanh nghiệp. Nhưng hiện nay, một bản kế hoạch càng ngắn gọn và đơn giản càng tốt. Không nên làm rối bản kế hoạch bằng những thuật ngữ chuyên ngành, khó hiểu. Nhưng cũng đừng nhầm lẫn giữa một bản kế hoạch đơn giản với một bản kế hoạch sơ sài khi chúng ta không trình bày ý tưởng của một cách đầy đủ và thuyết phục. Với logic này, cùng khám phá một vài nguyên tắc khi trình bày thông tin trên bản kế hoạch kinh doanh.

Chú ý cách hành văn.

Một bản kế hoạch hiệu quả khi dễ đọc, dễ hiểu. Người đọc thường có xu hướng chỉ đọc lướt thông tin chính, do vậy, hãy để dành văn phong hoa mĩ cho những tiểu thuyết dài dòng, khi phác thảo kế hoạch, cần:

-        Không nên sử dụng câu phức, trừ khi bắt buộc. Trái lại, nên khai thác tối đa câu ngắn

-        Tránh sử dụng từ viết tắt, mờ nghĩa

-        Sử dụng hoa thị để trình bày danh sách các ý khác nhau. Việc này giúp người đọc đào sâu thông tin dễ dàng hơn. Tuy nhiên, ở mỗi câu cần giải thích sơ lược để người đọc có thể lĩnh hội được thông tin.

Cố gắng không nên viết quá dài dòng

Độ dài trung bình của một bản kế hoạch khoảng từ 20-30 trang, cộng với 10 trang phụ lục được cho là phù hợp. Nếu bản kế hoạch của bạn dài quá 40 trang thì nên coi lại khả năng tóm lược thông tin của mình. Nhưng bên cạnh đó vẫn có những ngoại lệ, nếu bạn trình bày bản kế hoạch bằng những hình ảnh, biểu đồ thay vì chỉ bằng chữ thì độ dài có thể hơn một tí, nhưng lại mang đến hiệu ứng cao hơn khi thông tin được trình bày trực quan hơn.

Nên sử dụng biểu đồ minh họa

Để làm số liệu quan trọng dễ tìm kiếm và sử dụng, nên sử dụng bảng tóm tắt, biểu đồ để thu hút sự chú ý cho số liệu chính. Cụ thể:

-        Sử dụng biểu đồ hình cột để minh họa cho doanh số, lợi nhuận ròng, dòng tiền theo từng năm

-        Biểu đồ dạng 3D nhìn đẹp hơn nhưng kinh nghiệm thì biểu đồ dạng 2D dễ đọc hơn

-        Biểu đồ hình cột dạng 2 thanh xếp chồng lên nhau giúp người đọc dễ thấy thông tin về tổng doanh thu hay thị phần hơn, đặc biệt khi chúng ta có nhiều sản phẩm hay phân đoạn.

-        Sử dụng biểu đồ Gantt để trình bày thông tin liên quan đến hoạt động và tiến độ thực hiện công việc.

-        Luôn luôn có  bảng trình bày số liệu kế bên biểu đồ để người đọc có thể đối chiếu thông tin

Xem xét về hình thức của bản kế hoạch

Bên cạnh cách sử dụng từ ngữ và cách bố trí thông tin, người viết cũng nên chú ý đến “ngoại hình” của bản kế hoạch để thu hút người đọc hơn.

-        Chỉ nên sử dụng 2 loại font: một loại cho tiêu đề và một loại cho nội dung

-        Tránh sử dụng font chữ quá nhỏ

-        Bật tính năng kiểm tra lỗi chính tả trong Microsoft word để giúp kiểm tra các lỗi sai trong khi đánh máy

            Nguồn: www.entrepreneur.com/article

                                                                                                                                                                                                                                                   Người dịch: Huỳnh Linh Lan (còn tiếp)