BPMS - Công cụ phát triển và quản trị ứng dụng doanh nghiệp
Đứng trước xu thế cạnh tranh khốc liệt, để có thể tồn tại, phát triển và đáp ứng sự thay đổi của thị trường, các doanh nghiệp buộc phải linh hoạt và phản ứng nhanh hơn. Áp lực đặt lên các doanh nghiệp là phải xây dựng được hệ thống quy trình nghiệp vụ có khả năng thay đổi nhanh chóng và tối ưu hóa hoạt động. Điểm mấu chốt để giải quyết các yêu cầu này phụ thuộc vào bộ phận nghiệp vụ. Họ là những người hiểu hơn ai hết những điểm yếu trong các hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp và chính họ là người đưa ra những sáng kiến cải tiến cho các quy trình đang vận hành. Do đó, việc bộ phận nghiệp vụ tham gia vào phát triển các ứng dụng nghiệp vụ cho doanh nghiệp là điều tất yếu. Tuy nhiên, rào cản lớn đối với đội ngũ hoạt động nghiệp vụ khi tham gia vào phát triển ứng dụng nghiệp vụ chính là kiến thức về CNTT. Vai trò của bộ phận nghiệp vụ trong quá trình phát triển truyền thống chỉ đơn giản là nêu yêu cầu và chờ đợi bộ phận CNTT đáp ứng các yêu cầu đó. Sau khi hoàn thành việc nêu yêu cầu, họ gần như đứng ngoài quá trình phát triển hệ thống - vốn được coi là lĩnh vực riêng của bộ phận CNTT.
Hệ quản trị quy trình nghiệp vụ - BPMS (Business Process Management System) - sẽ giúp họ gỡ bỏ được rào cản này bằng cách tạo ra cầu nối giữa nghiệp vụ và CNTT. Bài báo xin giới thiệu về BPMS, phân tích những lợi ích mà BPMS mang lại cho doanh nghiệp và đưa ra những nhận xét, đánh giá về một số BPMS đang có trên thị trường.
Hệ quản trị quy trình nghiệp vụ cho phép các doanh nghiệp mô hình hóa, triển khai và quản lý các quy trình nghiệp vụ quan trọng, có liên quan tới nhiều ứng dụng trong doanh nghiệp, nhiều phòng ban và các đối tác kinh doanh. BPMS là một loại phần mềm mới và đang mở ra kỷ nguyên mới về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin [Howard Smith, Peter Fingar, 2003].
Có thể coi BPMS là công cụ nền tảng để xây dựng các ứng dụng nghiệp vụ theo hướng mới - hướng quy trình. Theo hướng này, các ứng dụng nghiệp vụ phát triển theo hướng lấy quy trình nghiệp vụ làm trung tâm, tất cả đều xoay quanh quy trình. Các BPMS sử dụng các "ngôn ngữ" lập trình theo định hướng quy trình - hiện đang là xu thế của việc phát triển các ứng dụng doanh nghiệp. Các ngôn ngữ này tập trung vào việc xây dựng các mô hình bằng những ký pháp đặc tả chuyên biệt. Việc sử dụng các ngôn ngữ không đòi hỏi phải có kỹ năng lập trình truyền thống. Do vậy, những người làm nghiệp vụ dễ dàng tiếp cận và sử dụng các ngôn ngữ này để mô tả các quy trình công việc của mình thành những mô hình nghiệp vụ (Business Process Model). Những người làm IT sử dụng các mô hình nghiệp vụ để kết nối với hệ thống. Việc sử dụng BPMS và các ngôn ngữ này giúp cho việc chuyên môn hóa các công việc giữa bộ phận nghiệp vụ và CNTT mà vẫn đảm bảo sự phối hợp và cộng tác giữa hai bộ phận.
Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi chỉ xin để cập tới khía cạnh mô hình hóa và quản lý quy trình nghiệp vụ của BPMS.
Một BPMS thường cung cấp các tính năng sau:
Một trong những cải tiến lớn nhất của BPMS so với những phương pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ có sử dụng CNTT là đưa bộ phận nghiệp vụ và kỹ thuật xích lại gần nhau hơn. Thông thường, theo cách triển khai các giải pháp CNTT truyền thống, những yêu cầu về nghiệp vụ của hệ thống được đội phân tích tập hợp lại từ những đơn vị hoạt động nghiệp vụ. Đội phân tích thường là những người hoạt động nghiệp vụ, có ít kiến thức về CNTT. Đội phát triển dựa trên những yêu cầu nhận được để thiết kế giải pháp, kiến trúc, v.v... và chuyển giao cho đội lập trình thực thi. Như vậy, yêu cầu hệ thống phải đi qua ba đến bốn bước trước khi thực thi. Do đó, chuỗi thông tin trao đổi ở mỗi bước có sự "méo mó" là điều khó tránh khỏi. BPMS có thể khắc phục những tồn tại này bằng cách cho phép người hoạt động nghiệp vụ trực tiếp tham gia vào quá trình thiết kế giải pháp CNTT cho doanh nghiệp. Đội hoạt động nghiệp vụ và kỹ thuật sử dụng chung một công cụ để thiết kế logic của quy trình nghiệp vụ. Dựa trên logic đó, đội kỹ thuật tiến hành các hoạt động tích hợp và triển khai cần thiết để vận hành hệ thống.
Khi thiết kế quy trình nghiệp vụ theo cách truyền thống (sử dụng: UML, flowchart, v.v...) khó có thể kiểm tra các lỗi logic cũng như phát hiện ra điểm yếu trong quy trình nghiệp vụ. Bởi, các phương pháp phát triển truyền thống không có công cụ hỗ trợ việc này. BPMS làm được việc đó bằng cách cho phép mô phỏng các quy trình nghiệp vụ sau khi thiết kế. Thông qua kết quả chạy mô phỏng, người thiết kế có thể dễ dàng nhận thấy những lỗi logic hay những điểm yếu trong mỗi bước của quy trình nghiệp vụ. Đây chính là cơ sở cải tiến quy trình nghiệp vụ một cách dễ dàng.
BPMS cung cấp chức năng giám sát mọi hoạt động trong một quy trình nghiệp vụ. Người quản lý quy trình có thể nhìn thấy các thống kê về hiệu suất hoạt động của quy trình như: thời gian thực hiện trung bình của mỗi bước, thời gian chờ người dùng thực hiện, chi phí về mặt dữ liệu v.v.... Chức năng theo dõi các hoạt động nghiệp vụ này cho phép người quản lý quy trình dễ dàng phát hiện ra những điểm bất thường trong quá trình thực thi một quy trình. Một số BPMS còn tích hợp chức năng này với tính năng khai phá dữ liệu để nâng cao hiệu quả hoạt động [F.Chang, 2006].
BPMS cho phép tổ chức, doanh nghiệp cải thiện các quy trình nghiệp vụ hiện tại mà không cần bỏ thêm chi phí cho việc chuyển đổi từ quy trình nghiệp vụ cũ sang quy trình nghiệp vụ mới. Lý do rất đơn giản: các quy trình nghiệp vụ hiện tại đang được BPMS quản lý, khi phát hiện điểm thắt nút hay điểm yếu, người quản lý quy trình chỉ việc sử dụng ngay quy trình hiện tại để phân tích và tìm ra nguyên nhân để khắc phục mà không mất công sức thu thập thông tin về quy trình đang hoạt động. Sau khi có những cải tiến, nâng cao chất lượng quy trình, BPMS cho phép thực thi ngay quy trình mới. Như vậy, BPMS cho phép cải tiến các quy trình mà không làm gián đoạn kết quả đầu ra. Đây là một điểm mạnh của BPMS giúp tổ chức, doanh nghiệp thường xuyên cải tiến quy trình làm việc.
Hầu hết các BPMS đều có kho lưu trữ các tài nguyên liên quan tới quy trình nghiệp vụ. Thông thường, đây là kho dùng chung cho nhiều quy trình. Chính vì vậy, các dự án phát triển quy trình nghiệp vụ về sau có thể tái sử dụng toàn bộ hoặc một phần quy trình trước. Đây là tính năng nổi bật mà cách tiếp cận phát triển hệ thống nghiệp vụ theo kiểu truyền thống không có được.
Các ứng dụng phát triển bởi BPMS được xây dựng theo kiến trúc SOA. Theo kiến trúc này, ứng dụng quy trình nghiệp vụ là tổ hợp các thành phần (component). Thành phần có thể là một ứng dụng, một bảng dữ liệu, một web service, một trang web, v.v.... Các thành phần này lưu dưới dạng một ngôn ngữ mà BPMS có thể hiểu được (thường là ngôn ngữ BPEL (Business Process Excution Language: ngôn ngữ thực thi quy trình)). Đối với các hệ thống bên ngoài (như hệ thống CRM, SCM, v.v... có sẵn của doanh nghiệp), BPMS sẽ sinh ra "cầu nối" để ứng dụng quy trình nghiệp vụ có thể giao tiếp một cách dễ dàng. Chính vì vậy, khả năng tích hợp của BPMS với các ứng dụng khác là rất lớn.
Trong nội dung bài báo này chúng tôi xin đưa ra nhận xét, đánh giá về BPMS của ba trong số 10 nhà cung cấp công cụ BPM tốt nhất thế giới trong quý I năm 2013 [Clay richardson, Derek Miers, 2013], đó là: Oracle, IBM và TIBCO.
Oracle, IBM có điểm xuất phát tương tự nhau, cả hai công ty đều có bề dày về phát triển phần mềm tích hợp, ESB (Enterprise Service Bus: Mô hình kiến trúc phần mềm dùng để thiết kế, thực thi tương tác và giao tiếp giữa các ứng dụng trong kiến trúc SOA) và kiến trúc hướng dịch vụ. Cả hai công ty đều mua lại các công cụ BPM từ công ty phần mềm khác để xây dựng lên BPMS của mình: Oracle mua BEA System và Fuego, IBM mua FileNet và Lombardi. Với cách đi này, dễ dàng nhận thấy một điều: cả hai công ty đưa BPMS vào nền tảng middleware có sẵn của mình nhằm mục đích thu hút khách hàng, đặc biệt là những người làm nghiệp vụ.
Cùng mục đích nhưng hướng phát triển của IBM và Oracle lại tương đối khác nhau. Oracle phát triển BPMS bằng cách thêm các chức năng mới về BPM và sử dụng công nghệ của mình để hợp lý hóa các phần mềm mua từ công ty khác. BPMS và các chức năng mới đều xây dựng dựa trên Fusion Middleware nhằm tận dụng sức mạnh của hệ thống nền tảng sẵn có của Oracle. Hướng phát triển này giúp đẩy mạnh về mặt công nghệ phát triển ứng dụng hơn là tập trung vào vấn đề cốt lõi của mô hình hóa nghiệp vụ. Oracle tiếp cận BPM theo hướng "bottom-up", tức là phát triển nền tảng công nghệ trước rồi sau đó mới xây dựng những module đáp ứng nhu cầu về mô hình hóa quy trình nghiệp vụ.
Ngược lại, IBM lại tiếp cận BPM theo hướng "top-down", nghĩa là đi từ những yêu cầu về tự động hóa, tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ trước. IBM bỏ nhiều công sức để xây dựng thư viện giải pháp cho những quy trình nghiệp vụ ở từng lĩnh vực cũng như những quy trình nghiệp vụ đa ngành. Việc mua Lombardi là một bằng chứng. Lombardi nổi tiếng nhờ việc đi sâu vào các quy trình nghiệp vụ, sau đó mới đi phát triển công cụ tự động hóa quy trình. Việc tích hợp các sản phẩm của Lombardi vào nền tảng middleware càng làm IBM củng cố thêm định hướng phát triển của mình bằng cách xây dựng cộng đồng BPM online - Blueworks Live. Đây là một trong những cộng đồng BPM lớn nhất trên thế giới, chuyên cung cấp thư viện quy trình nghiệp vụ ở các lĩnh vực khác nhau nhằm giúp doanh nghiệp triển khai quy trình nghiệp vụ một cách nhanh nhất.
Như vậy, Oracle có xu hướng nhắm vào những khách hàng sử dụng Oracle Application và Oracle Fusion Middleware muốn có thêm các tính năng về BPM. Còn, IBM lại muốn hướng vào những doanh nghiệp muốn nâng cao, tối ưu hóa hoặc thay đổi quy trình nghiệp vụ.
Tương tự như hai công ty trên, xuất phát điểm của TIBCO không phải là công ty chuyên về quy trình nghiệp vụ. Sản phẩm chủ yếu của công ty là về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Cách thức tiếp cận BPM của TIBCO thiên về khía cạnh kỹ thuật hơn là về mặt nghiệp vụ. TIBCO có platform ActiveMatrix phát triển theo hướng SOA. Sau đó, TIBCO phát triển các chức năng BPM dựa trên platform này. Đây cũng là cách tiếp cận "bottom-up" như Oracle. TIBCO ActiveMatrix BPM cung cấp các chức năng về BPM theo tiêu chí: đầy đủ chức năng, đơn giản trong sử dụng. TIBCO ActiveMatrix BPM là công cụ phù hợp để phát triển các quy trình nghiệp vụ nhỏ [Craggs, Comparing BPM from PegaSystems, IBM and TIBCO, 2011].
Để phản ánh được các tính năng của từng hệ thống BPMS đang có mặt tại thị trường Việt Nam, chúng tôi xây dựng bảng so sánh dưới đây dựa vào quan điểm của Craggs (2011). Bảng này thể hiện một số chức năng cơ bản căn cứ vào vòng đời phát triển một ứng dụng theo định hướng quy trình do IBM đưa ra. Vòng đời bao gồm 3 giai đoạn chính: mô hình hoá - triển khai - quản lý.
Tính năng | Nhà cung cấp IBM | Nhà cung cấp Oracle | Nhà cung cấp TIBCO |
---|---|---|---|
Mô hình hóa |
|
|
|
Quản lý quy tắc nghiệp vụ |
|
|
|
Phối hợp, cộng tác |
|
|
|
Hỗ trợ thiết kế giao diện |
|
|
|
Mô phỏng |
|
|
|
Triển khai |
|
|
|
Tích hợp |
|
|
|
Quản lý tài liệu |
|
|
|
Giám sát hoạt động nghiệp vụ |
|
|
|
Phân tích nghiệp vụ |
|
|
|
Hiện nay trên thế giới đã có nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng BPMS để phát triển ứng dụng. Các hãng sản xuất phần mềm lớn như IBM, Oracle, Microsoft v.v... cũng đã tung ra thị trường những sản phẩm BPMS với nhiều tính năng hỗ trợ phát triển quy trình nghiệp vụ một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất. Ở Việt Nam, mới có một số tổ chức, doanh nghiệp bước đầu đưa BPMS vào phát triển quy trình nghiệp vụ (như BIDV, VCB, VietinBank v.v...). Chắc chắn, với những tính năng nổi trội so với các phương pháp phát triển các ứng dụng truyền thống, BPMS sẽ là công cụ đắc lực, giúp doanh nghiệp Việt Nam nhanh chóng đưa ra những sản phẩm nghiệp vụ, mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Nguồn: http://www.ibm.com/developerworks/vn/library/rational/2013Q4/ra-bpms-intro/
» Tin mới nhất:
» Các tin khác: