Góc học tập
18/04/2018 10:59:12 AM

Bút toán khóa sổ trong kế toán Mỹ

Trước khi tìm hiểu về bút toán khóa số (closing entries) chúng ta phải phân biệt tài khoản thường xuyên và tài khoản tạm thời

Tài khoản thường xuyên (Permanent Accounts)

Các tài khoản của Bảng cân đối kế toán được gọi là các tài khoản thường xuyên vì số dư của các tài khoản này phản ánh giá trị của các khoản mục tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu, tồn tại từ kỳ kế toán này sang kỳ kế toán khác. Ví dụ: tài khoản Tiền, Phải thu khách hàng, Thiết bị, Hao mòn tài sản cố định, Phải trả người bán, Vốn góp và Lợi nhuận giữ lại…

Tại sao tài khoản tài sản là tài khoản thường xuyên? Trả lời: Nếu vào ngày 31/12 công ty có sở hữu một nhà xưởng thì trừ khi công ty bán nhà xưởng đó đi, còn nếu không thì vào ngày 1/1 năm sau nhà xưởng đó vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty. Nói cách khác, tài khoản Nhà xưởng phải xuất hiện trên 2 kỳ kế toán.

Nợ phải trả? Nếu vào ngày 31/12 công ty còn nợ khách hàng thì trừ khi công ty trả nợ xong vào ngày này, còn nếu không thì vào ngày 1/1 năm sau, công ty vẫn còn nợ số tiền trên. Do đó, tài khoản Khoản phải trả phải là tài khoản thường xuyên.

Tài khoản tạm thời (Temporary Accounts)

Các tài khoản doanh thu, chi phí, cổ tức, tổng hợp thu nhập (Income summary) được gọi là các tài khoản tạm thời vì số tiền được lưu trữ trong các tài khoản này chỉ là tạm thời trong một kỳ kế toán.

Tại sao tài khoản Doanh thu là tài khoản tạm thời? Trả lời: Vì doanh thu thực hiện trong kỳ này không được tính tiếp cho kỳ kế toán tiếp theo. Nói cách khác, doanh thu của năm 2003 không thể là một phần của doanh thu trong năm 2004. Vậy thì số tiền trên đi đâu??? Nó sẽ trở thành một phần của lợi nhuận và nếu lợi nhuận không chia cho chủ sở hữu thì số tiền đó sẽ chuyển thành Lợi nhuận giữ lại trong kỳ và sẽ đóng góp vào Lợi nhuận giữ lại của công ty.

Vào cuối kỳ kế toán, các tài khoản tạm thời sẽ bị khóa và không có số dư. 

Quy trình khóa sổ

Khi thực hiện các bút toán khóa sổ vào cuối mỗi kỳ kế toán, các tài khoản chi phí và doanh thu được kết chuyển hết các số dư của chúng vào một tài khoản tổng hợp đó là tài khoản “Tổng hợp thu nhập” (Income Summary). Đây là tài khoản chỉ dùng trong giai đoạn khóa sổ. Vào đầu quy trình khóa sổ, tài khoản “Tổng hợp thu nhập” không có số dư. Trong suốt quá trình khóa sổ, tài khoản này sẽ được dùng để kết chuyển số dư của các tài khoản doanh thu và tài khoản chi phí. Cuối quy trình điều chỉnh, số dư của tài khoản Tổng hợp thu nhập, có thể là dư Có (trường hợp doanh thu > chi phí àlãi) hoặc là dư Nợ (trường hợp doanh thu < chi phí àlỗ), sẽ được kết chuyển vào tài khoản vốn chủ sở hữu và sẽ lại có số dư bằng 0.

Các bút toán khóa sổ trong quy trình khóa sổ:

  1. Khóa sổ các tài khoản doanh thu: Trước khi thực hiện các bút toán khóa sổ, các tài khoản doanh thu có số dư Có. Do đó, để khóa sổ các tài khoản doanh thu, kế toán ghi nợ cho từng tài khoản doanh thu và ghi có cho tài khoản “Tổng hợp thu nhập” (Income Summary) với số tiền là tổng các số dư của các tài khoản doanh thu.
  2. Khóa sổ các tài khoản chi phí: Trước khi thực hiện các bút toán khóa sổ, các tài khoản chi phí có số dư Nợ. Do đó, để khóa sổ các tài khoản chi phí, kế toán ghi Có cho từng tài khoản chi phí và ghi Nợ cho tài khoản “Tổng hợp thu nhập” với số tiền là tổng số dư của các tài khoản chi phí.
  3. Khóa sổ tài khoản “Tổng hợp thu nhập”: Sau khi số dư của các tài khoản doanh thu và chi phí đã được kết chuyển vào tài khoản “Tổng hợp thu nhập’, số dư của tài khoản “Tổng hợp thu nhập” chính là lãi hoặc lỗ. Khi doanh thu nhiều hơn chi phí, doanh nghiệp có lãi và tài khoản “Tổng hợp thu nhập” có số dư Có. Ngược lại, chi phí nhiều hơn doanh thu, doanh nghiệp lỗ và tài khoản “Tổng hợp thu nhập” có số dư Nợ. Tài khoản “Tổng hợp thu nhập” phải được khóa sổ bằng cách kết chuyển số dư của nó qua tài khoản nguồn vốn, cụ thể là tài khoản “Lợi nhuận giữ lại” (Retained Earnings). Cụ thể là: Kết chuyển Lãi ghi Nợ Tài khoản “Tổng hợp thu nhập”, ghi Có Tài khoản “Lợi nhuận giữ lại. Kết chuyển Lỗ ghi Nợ Tài khoản “Lợi nhuận giữ lại:, ghi Có Tài khoản “Tổng hợp thu nhập”.
  4. Khóa sổ tài khoản Cổ tức: Vào cuối kỳ kế toán, tài khoản Cổ tức (Dividends) phản ảnh việc giảm vốn chủ sở hữu do chủ sở hữu chia cổ tức. Tài khoản Cổ tức được khóa sổ bằng cách kết chuyển số dư của nó qua tài khoản nguồn vốn, cụ thể là tài khoản “Lợi nhuận giữ lại” (Retained Earnings), thông qua bút toán ghi Có tài khoản Cổ tức và ghi Nợ tài khoản “Lợi nhuận giữ lại” với số tiền là số dư của Tài khoản Cổ tức.

Lưu ý:

  • Các bút toán khóa sổ được ghi nhận trong sổ Nhật ký và có ngày là ngày cuối của kỳ kế toán. Trong sổ nhật ký, các bút toán khóa sổ được ghi ngay sau các bút toán điều chỉnh. Thông thường sẽ có tiêu đề “Các bút toán khóa số” (caption: closing entries), trước khi bắt đầu các bút toán khóa sổ để phân biệt hai loại bút toán này.
  • Ngoài ra, kế toán cũng có thể khóa sổ trực tiếp các tài khoản doanh thu và chi phí không phải qua tài khoản trung gian “Tổng hợp thu nhập” (Income Summary). Trong trường hợp này, số dư của các tài khoản doanh thu và chi phí kết chuyển trực tiếp vào tài khoản Lợi nhuận giữ lại (Retained earnings).

Các bút toán khóa sổ                                        

1.  Ghi Nợ tài khoản doanh thu                         

            Ghi Có TK Tổng hợp thu nhập

         Tài khoản Doanh thu có số dư bằng 0

           

2.  Ghi Nợ TK Tổng hợp thu nhập                    

            Ghi Có TK Chi phí thuê văn phòng       

         Tài khoản chi phí có số dư bằng 0             

3.  Ghi Nợ TK Tổng hợp thu nhập (TH Lãi)       

 

          TK tổng hợp thu nhập có số dư bằng 0                ½  1500 3                                  

    Trường hợp lỗ các bút toán sẽ được ghi ngược lại

     Ghi Nợ TK Lợi nhuận giữ lại

            Ghi Có TK Tổng hợp thu nhập

                                                                                           

4.**  Ghi Nợ TK Lợi nhuận giữ lại                           

                        Ghi Có TK Cổ tức

         Tài khoản Cổ tức có số dư bằng 0 và            

         làm giảm TK Lợi nhuận giữ lại một giá trị bằng sổ tiền cổ tức đã chia