Khảo sát hệ thống là nhằm thu thập tốt nhất thông tin phản ánh về hệ thống hiện tại, để từ đó làm cơ sở cho việc phân tích và xây dựng hệ thống mới giải quyết tồn tại bất cập của hệ thống. Vậy khảo sát yêu cầu bao gồm những mục tiêu sau:

- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường của hệ thống

- Tìm hiểu vai trò, chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống

- Nêu ra được các điểm hạn chế, bất cập của hệ thống cần phải thay đổi

- Đưa ra được những vấn đề của hệ thống cần phải được nghiên cứu thay đổi.

2.  Nội dung khảo sát

Nội dung khảo sát phải tìm hiểu được các nội dung của hệ thống như sau:

- Các mục tiêu hoạt động của đơn vị, các công việc và cách thức hoạt động để đạt những mục tiêu đó.

- Những thông tin cần để thực hiện công việc từng loại công việc

- Các nguồn dữ liệu (định nghĩa, cấu trúc, dung lượng, kích thước,…) bên trong và bên ngoài đơn vị. Có thể bao gồm:

·        Các hồ sơ, sổ sách, tập tin

·        Biểu mẫu, báo cáo, qui tắc, quy định, công thức.

·        Các qui tắc, qui định ràng buộc lên dữ liệu

·        Các sự kiện tác động lên dữ liệu

Tìm hiểu khi nào, như thế nào, và bởi ai các dữ liệu đó được tạo ra, di chuyển, biến đổi và được lưu trữ. Ứng với mỗi xử lý thực hiện tìm hiểu:

·        Phương pháp: cách thức thực hiện

·        Tần suất: số lần thực hiện trong một đơn vị thời gian

·        Khối lượng: độ lớn thông tin thực hiện

·        Độ phức tạp: xử lý là một quá trình phức tạp liên quan đến nhiều loại dữ liệu hay chỉ là một tính toán đơn giản với một vài loại dữ liệu.

·        Độ chính xác: độ chính xác của kết quả thực hiện

-     Thứ tự và các phụ thuộc khác giữa các hoạt động truy xuất dữ liệu khác nhau

- Các chính sách, hướng dẫn mô tả hoạt động quản lý, thị trường và môi trường hệ thống

- Các phương tiện, tài nguyên có thể sử dụng

- Trình độ chuyên môn sử dụng vi tính của các đối tượng xử lý thông tin hệ thống

- Môi trường hệ thống (kinh tế, xã hội, cơ quan chủ quản)

- Các đánh giá, phàn nàn về hệ thống hiện tại; các đề xuất giải quyết.

3. Đối tượng khảo sát

Có nhiều nguồn có thể cung cấp thông tin để đáp ứng nội dung khảo sát yêu cầu. Mỗi nguồn có một hình thức khác nhau do đó phải có một cách tiếp cận khảo sát khác nhau. Các đối tượng khảo sát đó là:

4. Người dùng

- Các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý: các đối tượng này sẽ giúp cho phân tích viên nắm bắt được tổng quan cấu trúc hệ thống, mục tiêu chung mà hệ thống mới mong muốn mang lại. Các thông tin mà đối tượng này mang lại thường là chiều rộng, mang  tính tổng thể, chiến lược không mô tả chi tiết cách thức phải thực hiện.

- Người sử dụng, nhân viên nghiệp vụ: các đối tượng này sẽ cung cấp thông tin chi tiết cách thức mà họ đang thực hiện công việc gồm các bước cụ thể, các giấy tờ biểu mẫu liên quan. Các thông tin mà đối tượng mang lại thường là chiều sâu, chi tiết, cục bộ bỏ qua ý tưởng chiến lược mang tính tổng thể.

- Nhân viên kỹ thuật: các đối tượng này sẽ cung cấp thông tin về tình trạng công nghệ, trang thiết bị, phần mềm hiện hành đang sử dụng và khả năng, trình độ về kỹ thuật của họ. Các đối tượng này thường trợ giúp rất lớn trong việc huấn luyện, triển khai và bảo trì hệ thống mới.

5. Tài liệu

- Tài liệu về sổ sách, biễu mẫu, tập tin: nguồn cung cấp các thông tin về dữ liệu, luồng dữ liệu, giao dịch và xử lý giao dịch. Đặc biệt là các biểu mẫu đây chính là kết quả đầu ra của hệ thống.

- Tài liệu về qui trình, thủ tục: nguồn cung cấp thông tin về qui trình xử lý, vai trò xử lý của các nhân viên, chi tiết mô tả công việc của nhân viên, các qui định thủ tục.

- Các thông báo: các mẫu thông báo của hệ thống đối với môi trường ngoài, giữa các bộ phận trong hệ thống (ví dụ: thông báo họp mặt khách hàng, thông bao mời thầu, thông báo từ chối đơn hàng, … hoặc các thông báo nội bộ như là thông báo bổ nhiệm, thông báo nâng lương,…)

6. Chương trình máy tính

-           Các chương trình phần mềm hệ thống đang sử dụng, các chương trình này giúp xác định được cấu trúc dữ liệu hệ thống, thói quen của người sử dụng, chức năng mà hệ thống mới chưa đáp ứng được, số liệu thử nghiệm hệ thống.

Trương Đình Huy

» Tin mới nhất:

• Nhận biết "Điểm mù" trong đầu tư chứng khoán (24/04/2024)
• Kho vũ khí tuyệt vời để xây dựng kỹ năng viết tiếng Anh cho sinh viên (18/04/2024)
• CÁC YẾU TỐ BỊ LOẠI TRỪ KHI TÍNH GDP (18/04/2024)
• Chiến lược tăng trưởng quốc tế của Tesco (18/04/2024)
• Barra tại GM đối mặt với những thách thức (18/04/2024)

» Các tin khác:

• Tiền lương tính các khoản trích theo lương qua các năm từ 2016 đến nay và cách lách luật tại các doanh nghiệp (18/08/2018)
• Các trường hợp áp dụng luật chống độc quyền tại Mỹ (17/08/2018)
• Nguồn gốc luật chống độc quyền ở Mỹ (17/08/2018)
• Xu hướng phát triển website của khách sạn trong môi trường cạnh tranh (17/08/2018)
• Tầm quan trọng của website khách sạn trong môi trường cạnh tranh (17/08/2018)
• Cấu trúc thị trường tài chính (tiếp theo) (17/08/2018)
• Cấu trúc thị trường tài chính (17/08/2018)
• Use of problem-based learning in teaching International Business with imported textbooks from developed countries (P.2) (17/08/2018)
• Use of problem-based learning in teaching International Business with imported textbooks from developed countries (P.1) (17/08/2018)
• Product costs and period costs (16/08/2018)