Góc học tập
16/07/2022 11:19:26 AM

Hoàn thiện Kế toán phải thu khách hàng và phải trả người bán

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ  PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN 

Nguyễn Thị Kim Hương

          Theo quy định của chế độ kế toán Việt Nam ban hành trong quyết định số 15/2006/QĐ- BTC, các tài khoản thanh toán là những tài khoản (TK) có cả số dư bên Nợ và số dư bên Có. TK phải thu khách hàng (131) và TK phải trả người bán (331) là những TK điển hình cho loại TK này. Khi thực hiện kế toán liên quan đến TK 131 và 331, mặc dù có sự hổ trợ của các sổ chi tiết thanh toán và Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán nhưng nhà quản lý của các doanh nghiệp không thể nào có được thông tin tổng hợp về sự biến động tăng, giảm của các khoản phải thu và các khoản ứng trước hay thu thừa của của tất cả các khách hàng (TK 131) cũng như thông tin tổng hợp về sự biến động tăng, giảm của khoản phải trả và khoản ứng trước  hay trả thừa cho tất cả các người bán. Thông tin mà họ có được chỉ là Tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có trên các TK 131, 331. Vì vậy, việc kế toán tách bạch khoản phải thu khách hàng và khách hàng ứng trước hay thu thừa (trên TK 131); khoản ứng trước cho người bán hay trả thừa và phải trả cho người bán (trên TK 331) là thật sự cần thiết trong kế toán tổng hợp các khoản thanh toán với khách hàng và người bán. Điều này sẽ giúp ích rất lớn cho các nhà quản lý doanh nghiệp trong công tác quản lý nợ.

          1. Hoàn thiện nội dung phản ánh trên TK 131 và 331

Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, TK 131 có nội dung và kết cấu:

          Bên Nợ:

          - Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, bất động sản (BĐS) đầu tư, tài sản cố định (TSCĐ) đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ;

          - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng

          Bên Có:

          - Số tiền khách hàng đã trả nợ;

          - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng

          - Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại;

          - Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc không có thuế GTGT);

          - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.

          Số dư bên Nợ:

          Số tiền còn phải thu của khách hàng

          TK này có thể có số dư bên Có. Số dư bên có phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của TK này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “nguồn vốn”.

          TK 331 có nội dung và kết cấu:

          Bên Nợ:

          - Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp;

          - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao;

          - Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;

          - Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán;

          - Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.

          Bên Có:

          - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, và người nhận thầu xây lắp

          - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, khi có hóa đơn hoặc thông báo chính thức.

          Số dư bên Có:

          Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp.

          TK này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở TK này để ghi hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “nguồn vốn”.

          Theo quy định này:

Trên TK 131 nội dung bên Có: số tiền nhận ứng trước, trả trước của khách hàng là số tiền ứng trước, trả trước của khách hàng tăng lên trong kỳ nhưng bên Nợ không có nội dung số tiền ứng trước, trả trước của khách hàng giảm xuống trong kỳ.

Trên TK 331, nội dung bên Nợ: Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao (số tiền ứng trước cho người bán tăng lên trong kỳ) nhưng bên Có không có số tiền ứng trước cho người bán giảm xuống trong kỳ.

Theo đó nội dung phản ánh trên 2 TK này là chưa đầy đủ. Vì vậy, chúng ta cần bổ sung thêm nội dung phản ánh trên 2 TK này như sau:

TK 131 bổ sung thêm nội dung bên Nợ: Trả lại số tiền khách hàng đã ứng trước hoặc giá trị thanh toán của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao được trừ vào số khách hàng đã ứng trước.

TK 331 bổ sung thêm nội dung bên Có: Thu lại số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc tổng giá thanh toán của vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao được trừ vào số đã ứng trước cho người bán.

          2. Hoàn thiện công tác kế toán trên TK 131 và 331

          Khi thực hiện công tác kế toán tổng hợp trên các TK 131 và 331 không được bù trừ số dư bên Nợ và bên Có của các TK này. Bởi vì, nếu làm như vậy thì thông tin tổng hợp về tình hình phải thu khách hàng, khách hàng ứng trước (TK131) và phải trả người bán, ứng trước cho người bán (TK 331) là không chính xác. Hơn nữa, việc thực hiện công tác kế toán chi tiết trên các sổ chi tiết phải thu khách hàng và sổ chi tiết phải trả cho người bán chỉ cung cấp thông tin riêng lẻ cho từng khách hàng và từng người bán chứ chưa cung cấp thông tin về tổng các khoản phải thu khách hàng, khách hàng ứng trước, phải trả người bán và ứng trước cho người bán. Cuối kỳ kế toán, số liệu trên các sổ chi tiết sẽ được tập hợp lên các bảng tổng hợp chi tiết thanh toán. Số liệu trên bảng này cũng chỉ mới cung cấp thông tin về tổng các khoản phải thu khách hàng, khách hàng ứng trước, phải trả cho người bán và ứng trước cho người bán tại một thời điểm (đầu kỳ và cuối kỳ) chứ chưa cung cấp thông tin về tổng các khoản phải thu khách hàng, khách hàng ứng trước, tổng các khoản phải trả người bán, ứng trước cho người bán biến động tăng giảm trong kỳ. Vì vậy, với việc thực hiện công tác kế toán theo như chế độ kế toán hiện hành chưa thực sự hiệu quả trong việc cung cấp thông tin tổng hợp về tình hình thanh toán với khách hàng và người bán.

          Để cung cấp thông tin rõ ràng về tổng các khoản phải thu khách hàng và khách hàng ứng trước trên TK 131, tổng các khoản phải trả cho người bán và ứng trước cho người bán trên TK 331 chúng ta có thể thực hiện theo 2 trường hợp:

                   a. Trường hợp 1:

          Khi thực hiện công tác kế toán về tình hình thanh toán với người bán và khách hàng, kế toán chỉ theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với từng người bán và khách hàng trên sổ chi tiết (TK 131 và 331 chi tiết) theo nguyên tắc bù trừ số dư bên Nợ và bên Có trên các sổ chi tiết này. Cuối kỳ, kế toán sẽ lấy thông tin từ các sổ chi tiết này để tập hợp lên bảng tổng hợp chi tiết thanh toán (TK 131 và 331 tổng hợp) và tổng số dư trên các bảng này được sử dụng để lập Bảng cân đối kế toán.

          Theo cách này, thì kế toán không thực hiện công tác kế toán tổng hợp về tình hình thanh toán với người bán với người bán và người mua. Vì vậy nhà quản lý đơn vị không thể có được thông tin về tổng các khoản phải thu khách hàng, khách hàng ứng trước, tổng các khoản phải trả cho người bán, ứng trước cho người bán tăng, giảm trong kỳ.

          b. Trường hợp 2:

          Khi thực hiện công tác kế toán về tình hình thanh toán với người bán và khách hàng, kế toán chỉ theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với từng người bán và khách hàng trên sổ chi tiết (TK 131 và 331 chi tiết) theo nguyên tắc bù trừ số dư bên Nợ và bên Có trên các sổ chi tiết này. Cuối kỳ, kế toán sẽ lấy thông tin từ các sổ chi tiết này để tập hợp lên bảng tổng hợp chi tiết thanh toán. Đồng thời kế toán tổng hợp sẽ theo dõi tình hình thanh toán với tất cả các khách hàng trên các sổ tổng hợp TK 131 nhưng TK này được mở làm 2 TK: TK 131- Phải thu khách hàng và TK 131- khách hàng ứng trước. Đối với TK 331, việc kế toán toongr hợp sẽ được theo dõi trên 2 TK 331- phải trả cho người bán vàTK 331- ứng trước cho người bán.

TK 131- Phải thu khách hàng chỉ dùng để phản ánh tổng các khoản phải thu khách hàng của tất cả các khách hàng và có kết cấu của một TK tài sản. TK 131- Khách hàng ứng trước chỉ theo dõi tất cả khoản khách hàng ứng trước của tất cả các khách hàng.

TK 331- Phải trả cho người bán chỉ dùng để phản ánh tổng các khoản phải trả cho người bán của tất cả các người bán. TK 331- Ứng trước cho người bán chỉ dùng để thoe dõi tổng các khoản ứng trước cho người bán.

Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành đối chiếu số liệu giữa TK 131 và Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua theo nguyên tắc: Số dư đầu kỳ (SDCK) bên Nợ trên TK 131 = Tổng số dư đầu kỳ (SDCK) ở cột Nợ trên Bảng tổng hợp chi tiết. Tổng số phát sinh bên Nợ (Có) trên TK 131 = Tổng số phát sinh bên Nợ (Có) của TK131- phải thu khách hàng  cộng với Tổng số phát sinh bên Nợ (Có) của TK131- Khách hàng ứng trước.

Cuối quý, cuối năm khi lập Bảng cân đối kế toán, kế toán tổng hợp không cần dùng số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết mà dựa vào số dư cuối kỳ trên TK 131- phải thu khách hàng, TK131 khách hàng ứng trước, TK 331- phải trả cho người bán, TK 331- Ứng trước cho người bán để lập Bảng cân đối kế toán.

» Các tin khác: