Sưu tầm
16/09/2015 10:30:32 PM

10 NGUYÊN TẮC SỬ DỤNG EMAIL CHUYÊN NGHIỆP

 

 

Bạn đã sử dụng công cụ  một cách hiệu quả và chuyên nghiệp chưa, hãy kiểm chứng 10 nguyên tắc sau

 

1. Sử dụng  đúng dịp

Hãy nhớ rằng,  không phải là phương tiện liên lạc cho mọi trường hợp. Hãy sử dụng trong những trường hợp sau:

  • Nội dung liên lạc cần được lưu lại

  • Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt

  • Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì

  • Nội dung  cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau

  • Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp

 

2. Cài đặt  chuyên nghiệp

 

Để  của bạn được đón nhận tốt và có được sự tin tưởng từ cái nhìn đầu tiên, hãy cài đặt ngay:

  • Background luôn luôn trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mè

  • Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm.

  • Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma

  • Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in (ABC) cho toàn bức thư.

  • Luôn cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc của bạn

  • Lấy  tên mình, toàn chữ và càng ngắn càng tốt. Tránh lấy những địa chỉ  thiếu chuyên nghiệp  và khó nhớ như badboy_sg@, Alaninluv@, Tramy2005@, Tracy_love_u@

 

3. Quy luật chung cho nội dung 

Thông thường, người đọc  thường có xu hướng đọc rất nhanh và nhấn “reply” ngay khi họ thấy được vấn đề và muốn phản hồi. Điều này dễ dẫn đến việc người đọc bỏ sót thông tin. Do đó, nội dung  phải tuân theo những quy luật sau:

  • Mỗi  chỉ viết về 1 vấn đề

  • Không spam mail, hãy enter địa chỉ  của mỗi người 1 lần.

  • Viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu

  • Tuyệt đối không viết những ngôn ngữ @ hay sai chính tả như “2day I buy lunch 4 you”, “khách hàng là người iu thích kinh doanh” hay “muốn mở lớp muh hông có giáo viên”

  • Cách hàng giữa các ý

  • Sử dụng nhiều gạch đầu dòng(bullets point) hoặc số (numbering) nếu có thể

  • Ở cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận

  • Đọc lại một lần trước khi nhấn “send” để sửa lỗi (rất thường xảy ra vì chúng ta luôn có xu hướng đánh máy rất nhanh khi viết )

 

4. Viết Subject có ý nghĩa

Mỗi ngày nhân viên văn phòng nhận được rất nhiều , trường hợp của tôi, tôi phải xử lý hơn 50  mỗi ngày, do đó, việc viết subject của  rất quan trọng, nó là yếu tố quyết định  của bạn có được đọc hay không, được đọc trước hay sau và đọc kỹ hay không

 

Subject không được quá dài, nhưng phải đủ nghĩa và là tóm tắt cụ thể nhất cho chủ đề của nội dung . Ví dụ:

 

- Subject tồi:

  • Quick question (câu hỏi nhanh)

  • Important, read now (quan trọng, đọc ngay)

- Subject tốt:

  • Royal 2009 schedule announcement (Thông báo lịch học Royal 2009)

  • Thông tin tham quan chi nhánh CLBT thứ sáu 20/8

 

Đối với các  bạn gửi cho nhiều hộp mail khác nhau (yahoo, gmail, hotmail), hoặc hộp mail có đuôi lạ, Subject nên giữ ở tình trạnh không dấu và không có các ký tự lạ để tránh trường hợp đối phương không đọc được

 

5. Trình bày rõ ràng

Cho dù  là phương tiện liên lạc không phải là trang trọng, chúng ta luôn phải trình bày rõ ràng để người nhận có thể hiểu rõ nội dung thông tin muốn chuyển tải. Một  tốt luôn được xây dựng trên 4 phần chính cho dù dài ngắn

  • Chào: “Dear …” hoặc “Hi …”

  • Nhắc đến vấn đề mà mình muốn trao đổi

  • Đưa ra ý kiến hoặc đề nghị của mình

  • Kết thúc thư bằng câu chào như “Regards” hoặc “Your faithfully”

  • Nhất là khi  cho khách hàng hoặc cho nhóm đông người thì cần phải cẩn thận hơn với việc trình bày

 

6. Tránh gửi attachment

Mở attachment là một trong những điều mà đa số người nhận mail ghét nhất, do đó, trừ những trường hợp cần thiết, hãy dán nội dung thẳng vào . Hoặc đối với những attachment quá phức tạp, không thể dán, hãy tóm tắt những con số chính và nội dung để người xem có thể nắm được sơ bộ tình hình trước khi quyết định có mở attachment ra hay không.

 

Điều này phải được áp dụng triệt để trong các báo cáo hàng ngày.

 

7. Vai trò của bạn?

Bạn có thể gửi  cho người khác bằng cách điền địa chỉ  của họ vào 1 trong 3 phần: To, cc và Bcc. Tuy nhiên, mỗi phần phần này đều mang 1 ý nghĩa khác nhau, do đó, hãy cẩn thận khi điền địa chỉ  người nhận. Tương tự, hãy để ý xem địa chỉ  của mình nằm ở đâu khi nhận được  từ người khác

  • To :  này gửi trực tiếp cho bạn, đương nhiên bạn đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong đợi phản hồi từ bạn

  • Cc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung 

  • Bcc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này một cách bí mật. Trong trường hợp bạn có muốn đóng góp ý kiến hay phản hồi, bạn cũng không nên click «Reply to all»

 

8. Trả lời nhanh

Hãy cố gắng trả lời ngay những  nhận được, điều này tỏ ra thiện chí của bạn. Nếu bạn quá bận, chưa thể xử lý ngay  được, có thể trả lời là :

«… Tôi đã nhận được  của bạn, nhưng chưa có thời gian xử lý, tôi sẽ phản hồi nhanh nhât có thể …»

 

9. Giữ các thông tin liên quan và trong cùng một đầu mối

Hãy cân nhắc khi tạo một  mới, khi bạn  về một vấn đề đã được khởi đầu, hãy cho đối tác bằng các «Reply» hoặc «Reply to all» lại các thư trao đổi cũ. Nhờ vào việc này, các đối tác liên quan có thể tham khảo, xem lại các thông tin cũ và bức tranh của cuộc trao đổi được toàn diện hơn

 

Nếu bạn liên tiếp tạo các  mới, có thể bạn sẽ tiết kiệm chút thời gian nhưng người nhận sẽ rất khó khăn để tìm lại những thông tin cũ để xem quá trình làm việc của các bên đã đến đâu rồi. Nhất là với một người bận rộn và có nhiều  thì việc này là hoàn toàn không dễ dàng và thoải mái chút nào. Và một tâm trạng không thoải mái như vậy, chắc hẳn sẽ làm giảm nhiệt tình hợp tác của họ

 

10. Tỏ ra Tôn Trọng và Tự Trọng

Trước khi nhấn «Reply to all» thay vì «Reply», hãy cân nhắc.

 

Trước khi forward  của 1 người cho người khác, hãy hỏi ý của tác giả  đó. Nếu nội dung  yêu cầu bạn làm 1 điều mà bạn không thể, hoặc không đúng chức năng, bạn có thể forward cho người khác theo chức năng của họ để yêu cầu, đề nghị được thực hiện.

 

Những trường hợp sử dụng  như sau là TUYỆT ĐỐI CẤM KỴ tại Doanh Nghiệp

 

  • Forward  của người/nhóm này cho người/nhóm khác với mục đích trêu trọc hay đùa bỡn

  • Sử dụng  công ty để làm việc riêng, tán dóc

  • Sử dụng  công ty để bàn luận chính trị, nói xấu chế độ

  • Phát tán nội dung đồi trụy, bất hợp pháp

  • Gửi những thông tin rất quan trọng và cơ mật

 

Hy vọng 10 nguyên tắc sử dụng  trên giúp bạn thoải mái, tự tin và thành công hơn trong công việc.

 

Nguồn Internet (http://www.marketingsay.com/10-nguyen-tac-su-dung-email-chuyen-nghiep/)

- See more at: http://fit.hcmuaf.edu.vn/fit-11351-1/vn/10-nguyen-tac-su-dung-email-chuyen-nghiep.html#sthash.Pwx5a31b.dpuf