Góc học tập
16/11/2015 04:04:38 PM

Phân tích các quy trình công việc

Phân tích các quy trình công việc

      Một khi các đầu ra của các đơn vị công việc đã được xác định, thì có thể  kiểm tra quy trình công việc đã được sử dụng để tạo ra sản lượng. Các quy trình công việc là những hoạt động mà số lượng một đơn vị công tác tham gia vào để sản xuất một sản lượng nhất định. Mỗi quá trình bao gồm các hoạt động thủ tục xác định mọi thứ nên được làm như thế nào ở từng giai đoạn phát triển của sản phẩm. Các thủ tục này bao gồm tất cả các nhiệm vụ mà phải được thực hiện trong việc sản xuất đầu ra. Các nhiệm vụ này thường được chia thành những nhiệm vụ nhỏ được thực hiện bởi mỗi người trong các đơn vị công tác. Tất nhiên, trong nhiều trường hợp công việc cần được làm là rất phức tạp, không có cá nhân riêng lẻ nào có thể có tất cả các kỹ năng cần thiết. Trong những trường hợp này, công việc có thể được giao cho một đội, và đội ngũ thiết kế công việc cơ bản là ngày càng trở nên phổ biến trong các tổ chức hiện đại. Ngoài việc cung cấp một tập hợp rộng rãi các kỹ năng, những thành viên trong nhóm có thể chia sẻ công việc cho những thành viên khác khi bất kỳ thành viên nào bị quá tải, và bắt được lỗi của nhau.

        Các nhóm không phải là thuốc chữa bách bệnh, tuy nhiên, và để cho các đội có hiệu quả, điều quan trọng là mức độ phụ thuộc vào nhiệm vụ (họ đã hợp tác bao nhiêu) phù hợp với mức độ phụ thuộc vào kết quả (họ chia sẻ bao nhiêu phần thưởng cho thành tích công việc). Đó là, nếu công việc được tổ chức xung quanh các đội, tiền thưởng cho đội thay vì trả tiền cho cá nhân, điều đó đóng vai trò quan trọng trong việc xác định những phần thưởng. Các đội cũng phải được quyền tự chủ để làm cho quyết định của mình nhằm tối đa hóa việc sử dụng linh hoạt các kỹ năng và thời gian của họ và do đó thúc đẩy việc giải quyết các vấn đề. Thêm vào đó, một số thành viên của đội có thể dựa dẫm quá nhiều vào các thành viên khác trong nhóm và không phát triển kỹ năng của họ hay chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của mình, và vì vậy ngay cả trong các nhóm này là rất quan trọng để thiết lập những trách nhiệm về hành vi của cá nhân.
       Ví dụ, Louis Vuitton, các nhà sản xuất dẫn đầu về túi xách và ví, được sử dụng để thiết kế quy trình công việc tập trung vào cá nhân. Trong hệ thống cũ, mỗi công nhân Vuitton đã làm một nhiệm vụ chuyên môn cao (cắt da và vải, khâu vá, làm quai xách, và cứ như vậy), và sau đó, khi mỗi người đã được hoàn tất, người đó sẽ liên tục gửi các túi xách cho người tiếp theo trong một dây chuyền. Một dây chuyền điển hình sẽ được thực hiện bởi 20 đến 30 người. Trong năm 2006, công ty chuyển sang một đội ngũ thiết kế cơ bản nơi mà những đội bao gồm sáu đến chín người tất cả cùng nhau làm việc đồng thời để lắp ráp các túi xách. Người lao động được qua đào tạo trong nhiều nhiệm vụ và linh hoạt có thể thay đổi vai trò và sản xuất chuyển đổi từ một túi khác nếu bất kỳ một túi xách nào trở thành một "việc đạt kết quả" và một cái khác trở thành một "thứ vô dụng". Lượng thời gian cần để sản xuất cùng một cái túi là mất từ một ngày đến tám ngày, và khách hàng của Vuitton là những người thường được đặt trong sự chờ đợi những sản phẩm phổ biến nhất của họ, đã có thể có được bàn tay của họ trên sản phẩm một cách nhanh hơn. Tốc độ này ra thị trường là rất quan trọng do tình cảm tự nhiên của việc mua bán, nếu được sẵn sàng để chi tiêu 700 đô la  trên một cái giỏ đi chợ, tốt nhất là không có sự trì hoãn quyết định đó.

Một lần nữa, thiết kế các hệ thống công việc đó là hiệu quả một cách tối đa, người quản lý cần hiểu rõ các quy trình cần thiết trong sự phát triển của các sản phẩm cho đơn vị công tác. Thông thường, khi khối lượng công việc tăng trong một nhóm làm việc, nhóm sẽ phát triển bằng cách thêm vị trí để đáp ứng những yêu cầu mới. Tuy nhiên, khi khối lượng công việc quá tải được giảm nhẹ thì các thành viên có thể đảm nhận những nhiệm vụ không liên quan đến công việc của một đơn vị sản phẩm trong một sự nỗ lực dẫn đến sự bận rộn. Nếu không có một sự hiểu biết rõ ràng về những nhiệm vụ cần thiết để sản xuất ra một sản phẩm đầu ra, rất khó để xác định liệu các đơn vị công tác đã trở nên thừa nhân viên. Tìm hiểu về các nhiệm vụ cần thiết cho phép người quản lý để xác định các nhiệm vụ sẽ được thực hiện bởi các cá nhân và loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết cho một kết thúc mong muốn. Điều này đảm bảo rằng nhóm làm việc duy trì một mức độ cao về năng suất.

Các khái niệm "sự sản xuất tinh gọn" đựơc đứng đầu bởi Toyota, công ty trong hình minh hoạ mở đầu của chúng tôi, nhưng ý tưởng này đã lan rộng sang nhiều công ty khác là những công ty đã thực hiện các nghiên cứu căng thẳng về quá trình làm việc của họ để tìm ra và loại bỏ các chất thải, dư thừa, và không hiệu quả. Ví dụ, IBM đưa ra 14.000 việc làm từ năm 2003 và 2006 trong một nỗ lực để xếp hạng quản lý thuộc về hoạt động ở châu Âu. Phần lớn công việc của những "nhà quản lý" trước đây đã được đẩy xuống thành người cố vấn những người được trao quyền tự trị nhiều hơn để đưa ra quyết định của mình. Thêm vào đó để đưa ra các lớp quản lý, IBM đóng cửa và bán văn phòng công ty và công nhân đã được chỉ đến làm việc tại nhà, tại địa điểm của khách hàng, hoặc tại văn phòng vệ tinh nhỏ hơn được phân phối trên toàn thế giới. Thật vậy, như là "cạnh tranh thông qua công nghệ" trong hình minh họa, sự sản xuất tinh gọn không chỉ làm tăng hiệu quả hiện tại, nó còn giúp nhân viên từ việc sa thải khi điều kiện kinh tế xấu đi.

IBM không phải là công ty duy nhất tập trung vào việc loại bỏ các nhà quản lý mức trung. Ví dụ, tại Unifi Inc, một nhà sản xuất dệt may, nhà máy sản xuất thiết bị được kết nối thông qua đường dây dữ liệu tốc độ cao để các cửa hàng tầng dữ liệu có thể được sắp đặt theo kíp trong thời gian thực để các nhà phân tích tại trụ sở công ty loại bỏ sự cần thiết cho giám sát viên địa phương. Loại điều khiển từ xa đang trở thành đặc biệt phổ biến trong các tập đoàn đa quốc gia như là một phương tiện làm việc tiêu chuẩn hóa đầu ra. Mặc dù không phải tất cả nhân viên đều đáp ứng tích cực với thay đổi công nghệ trong bản chất của công việc, thay đổi như vậy đang trở nên ngày càng quan trọng của sự cạnh tranh trong môi trường kinh doanh hiện đại.

Biên dịch: Lê Thị Khánh Ly

» Các tin khác: