Góc học tập
26/09/2013 04:54:06 PM

KẾ TOÁN CHI PHÍ DỰA TRÊN HOẠT ĐỘNG (ABC- ACTIVITY- BASED COSTING)

 KẾ TOÁN CHI PHÍ DỰA TRÊN HOẠT ĐỘNG (ABC- ACTIVITY- BASED COSTING)

1. Ưu điểm của phương pháp ABC

Phương pháp truyền thống phân chia chi phí thành chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ. Chi phí thời kỳ bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý chung của đơn vị. Chi phí sản phẩm là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Các chi phí này cần được phân bổ cho các loại sản phẩm theo công việc và theo quy trình công nghệ sản xuất. Tuy nhiên, một số nhà quản lý từ chối phương pháp này vìo ch rằng nhận định trên là sai lầm. Bởi vì để sản xuất và hoàn thành một sản phẩm thì không chỉ bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp mà còn bao gồm chi phí quản lý cần thiết để mua nguyên vât liệu. Nhiều công ty có một đơn vị hành chính độc lập chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động thu mua, viết thông số kỹ thuật, có được hồ sơ dự thầu, phát hành đơn đặt hàng, vv.. Ngược lại, Trong một nhà máy sản xuất, chi phí của nhân viên bảo vệ là một phần của chi phí sản xuất chung, nhưng một số nhà quản lý không nhìn thấy một mối quan hệ giữa các hoạt động này và sản phẩm hoàn tất, Vì vậy, sau khi sản phẩm hoàn thành, chi phí cho  bảo vệ không phải là vấn đề liên quan đến sản phẩm sản xuất.

Phương pháp ABC khắc phục được những hạn chế về mặt nhận diện chi phí của phương pháp truyền thống bằng cách sắp xếp chặt chẽ hơn các hoạt động liên quan đến sản xuất sản phẩm. Điều này  đòi hỏi từ bỏ việc phân chi chi phí truyền thống thành chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ thay vào đó là tìm kiếm những mối liaan quan trực tiếp giữa hoạt động, chi phí và sản phẩm. Điều này có nghĩa là chi phí sản xuất sản phẩm bao gồm cả chi phí sản xuất tại phân xưởng và chi phí ngoài sản xuất. Nó còn có nghĩa là một số chi phí sản xuất sẽ không được tính vào chi phí sản xuất sản phẩm. Đây là điểm khác biệt so với phương pháp truyền thống.

            Lợi ích khác từ phương pháp ABC là một sản phẩm chỉ chịu chi phí tương ứng với công suất sử dụng. Công suất nhàn rỗi sẽ không được tính vào sản phẩm hoặc dịch vụ. Theo quan điểm truyền thống, chi phí liên quan đến công suất nahnf rỗi sẽ được tính vào giá thành sản phẩm, do đó làm sai lêch thông tin liên quan đến chi phí của sản phẩm. Điều này sẽ hạn chế khả năng của nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định chính xác và tốt nhất cho việc định giá sản phẩm và đưa ra mức sản xuất đạt được mục tiêu mong muốn.

2 Nhược điểm của phương pháp ABC

            Một hạn chế của phương pháp ABC là các báo cáo cung cấp thông tin ra bên ngoài phải dựa trên việc nhận diện chi phí theo phương pháp truyền thống. Xác định giá phí theo phương pháp truyền thống phải phân chia chi phí thành chi phí thời kỳ và chi phí sản phẩm, chi phí tồn kho bao gồm tất cả chi phí sản xuất chứ không có chi phí thời kỳ. Kết quả là, phương pháp ABC có thể tạo ra kết quả khác với những yêu cầu thường được chấp nhận theo các nguyên tắc kế toán (GAAP). Do đó, ABC phương pháp thường được xem như phương pháp bổ sung. Nó được sử dụng để quản lý và ra quyết định nội bộ, nhưng nó không phù hợp với báo cáo công khai (lưu ý: khi kết quả báo cáo tài chính tổng hợp không khác nhau về vật chất giữa ABC và phương pháp khác, ABC có thể được sử dụng cho mục đích bên trong và bên ngoài).

            Thực tế là phương pháp ABC không tuân thủ theo quy định của GAAP, nghĩa là một công ty muốn sử dụng phương pháp ABC thì phải sử dụng hai hệ thống chi phí: một cho báo cáo bên ngoài và một cho quản lý nội bộ. Một bất lợi khác của phương pháp ABC là nó phức tạp hơn các phương pháp xác định chi phí khác. Hơn nữa việc phân bổ chi phí chung của tất cả các phân xưởng sản xuất trên cơ sở số giờ lao động đòi hỏi nhiều yếu tố chi phí phải được phân bổ riêng. Nói cách khác, ABC là một kỹ thuật chuyên sâu hơn, và chi phí để thực hiện nó là vấn đề mà các dn phải quan tâm.

3. Thực tế của phương pháp ABC

Mặc dù có những hạn chế, nhưng nhiều công ty vẫn sử dụng phương pháp  ABC. Một tìm kiếm trên internet sẽ nhanh chóng cho ra hàng triệu tài liệu tham khảo về  phương pháp tiếp cận chi phí ABC, bao gồm các nhóm chuyên gia tư vấn quản lý khác nhau đã ca ngợi giá trị của nó. Như bạn có thể nghi ngờ, nhiều quyết định kinh doanh quan trọng về số phận của một sản phẩm được dựa trên đánh giá về lợi nhuận và lợi nhuận là phần còn lại của tổng giá bán trừ cho chi phí. Bởi vì giá bán sẽ được thiết lập, các "quyết định" làm thế nào để xác định một giá thành sản phẩm là rất quan trọng trong việc đánh giá khả năng sinh lời mấu chốt của một loại sản hoặc dịch vụ. Như các công ty đã có sự phát triển lớn hơn và đa dạng hơn trong sản phẩm, đã có một mối quan tâm về các chi phí đã phát sinh như thế nào. Có thể cho rằng, đa dạng hóa sản phẩm là một yếu tố góp phần quan trọng vào việc xác định chi phí của kế toán quản trị như phương pháp ABC.

Một chương trình điều khiển phương pháp tiếp cận ABC đã được ra đời nhờ vào công nghệ máy tính. Trước hệ thống thông tin hiện đại, nó là rất tốn kém để thao tác dữ liệu. Hầu hết các công ty đều sử dụng phương pháp tiếp cận đơn giản và phân bổ chi phí sản xuất trên cơ sở duy nhất. Theo đó, việc tiến hành xác định cp sẽ dễ dàng mà dữ liệu có thể được quản lý theo một hệ thống thông tin phức tạp làm giảm đáng kể chi phí và tỷ lệ lỗi liên quan đến ABC. Chúng ta không quá ngạc nhiên khi rằng sự phổ biến của phương pháp là tỉ lệ nghịch với chi phí xử lý dữ liệu.

3. Khái niệm về phương pháp xác định chi phí ABC

Nếu chúng ta cho rằng, theo phương pháp truyền thống "đối tượng tập hợp chi phí" là sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng. Rất đơn giản, chi phí chính  (nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp) của sản phẩm được theo dõi và tập hợp cho sản phẩm trong khi đó chi phí sản xuất chung được phân bổ cho các sản phẩm.

So sánh với phương pháp truyên thống thì logic này đã bị đảo ngược. Với phương pháp ABC, "đối tượng tập hợp chi phí" được mở rộng và không chỉ bao gồm các sản phẩm hoặc dịch vụ mà còn các đối tượng khác như: khách hàng, thị trường,...Những "đối tượng tập hợp chi phí" được xem là những hoạt động. Một loại hoạt động chi phối là sự kiện gây ra hoạt động liên quan đến chuỗi kinh doanh của đơn vị. Ví dụ, mỗi khách hàng sẽ nhận được một Danh mục hàng hóa cho dù họ đặt hàng hay không trong một khoảng thời gian. Chuẩn bị và phân phối các Danh mục là "hoạt động" đang được thúc đẩy bởi số lượng khách hàng. Tiếp tục hoạt động nhất thiết phải tiêu thụ các nguồn lực. Vì vậy, việc chuẩn bị một Danh mục sẽ cần nhân công, in ấn, văn phòng, không gian. Vì vậy, các hoạt động chi phối là cần thiết cho các nguồn lực và được gọi là nguồn lực chi phối.

          Theo sơ đồ dưới đây cho thấy sự khác nhau rất nhiều so với phương pháp tiếp cận truyền thống. Theo sơ đồ này chi phí liên quan trực tiếp đến một đối tượng không cần phải được tập hợp thông qua các hoạt động

4 Các bước để thực hiện ABC

4.1. Tìm hiểu quy trình sản xuất và chi phí

Người ta nói rằng ABC là quá trình định hướng. Do đó, bước đầu tiên trong việc thực hiện ABC là một nghiên cứu chi tiết của tất cả các quy trình kinh doanh và chi phí. Việc nghiên cứu mở rộng này thường xuyên bao gồm nhân viên trong tổ chức. Sự tham gia của nhân viên là rất quan trọng để có được hệ thống các giao dịch một cách chính xác, và do đó sẽ có sự chấp thuận hệ thống đo lường sản phẩm. Nhân viên các cấp cần phải tin tưởng vào kết quả của hệ thống kế toán trước khi họ thực sự dựa trên các kết quả đó.

4.2. Xác định hoạt động

          Một công việc kinh doanh phải được tìm hiểu kỹ càng để đưa ra các hoạt động kinh doanh mà hoạt động này sẽ là các trung tâm phân bổ chi phi. Quá nhiều hoạt động và hệ thống thì rất khó quản lý và thông tin quá ít thì sẽ không có ý nghĩa. Việc thiết kế các hoạt động thành các cấp độ khác nhau là thật sự cần thiết.

          Hoạt động đơn vị là những hoạt động có sự tương ứng một-một với một đơn vị sản phẩm. Ví dụ, một nhà sản xuất kính thiên văn có thể phải thực hiện một số hoạt động hiệu chuẩn cuối cùng cho mỗi sản phẩm (cho dù đó là một phạm vi cấp nhập cảnh hoặc một thiết bị tiên tiến). Do đó, hiệu chuẩn có thể được xem như một hoạt động.

          Hoạt động hàng loạt là những hoạt động phải được thực hiện, nhưng có thể liên quan đến một hoặc nhiều đơn vị sản lượng. Trong một số trường hợp, chi phí vận chuyển có thể được xem là hoạt động hàng loạt. Ví dụ, Sông Nine là một quyển sách trực tuyến, một số khách hàng có thể đặt mua một hoặc một tá quyển sách trong cùng một khoảng thời gian. Trong trường hợp này, các quyển sách của các khách hàng sẽ được đóng gói và chuyển đến. Hoạt động trên là tương tự đối với các quyển sách cùng đặt trong một hộp.

          Hoạt động cấp sản phẩm được thực hiện ở cấp độ sản phẩm, không có khối lượng sản xuất. Thiết kế sản phẩm, tiếp thị sản phẩm,,. Là các hoạt động có sự tương ứng một-một với số lượng của sản phẩm cuối cùng.

          Hoạt động cấp khách hàng có thể có nhiều hình thức. Chúng bao gồm sự giúp đỡ hỗ trợ kỹ thuật, danh mục, các cuộc gọi bán hàng, ... Các doanh nghiệp thường mong đợi danh mục hàng hóa sẽ  phát triển như việc mở rộng khách hàng.

          Ở các doanh nghiệp khác có thể có các mức hoạt động khác phù hợp như: hợp đồng công ty toàn cầu nhất với hải quan độc lập môi giới trong mỗi thị trường phục vụ. Như vậy, chi phí của các dịch vụ môi giới hải quan có thể

xem như là một chức năng của thị trường phục vụ.

          Việc xác định các hoạt động là theo đặc thù cho mỗi công ty. Các mức độ hoạt động ở trên cung cấp một khung tham khảo hữu ích trong việc xem xét các hoạt động quan trọng của một tổ chức. Chuyên gia tư vấn chuyên ABC cũng có thể giúp cho một công ty tìm kiếm các hoạt động quan trọng của nó. Và hoạt động đó  sẽ trở thành một trung tâm của một hệ thống ABC. Theo nguyên tắc chung, các nhà tư vấn đưa ra các ý kiến: (1) phát triển một danh sách của tất cả các hoạt động thể hiểu được, (2) tách riêng các hoạt động theo mức độ, và (3) tìm kiếm cách hợp lý để kết hợp các hoạt động tương tự trong mỗi cấp độ (nhưng không qua mức vì điều này sẽ làm suy yếu các cơ sở trên đó chi phí hoạt động cuối cùng sẽ được phân bổ cho chi phí các đối tượng).

          Các phương pháp được sử dụng để nhận diện và phân loại hoạt động được sử dụng trong phương pháp ABC bao gồm:

          * Phương pháp Top- down: Một số đơn vị có thể sử dụng các nhóm phân tích để xây dựng danh sách các hoạt động trên cơ sở những hiểu biết của họ quy trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Ưu điểm của phương pháp này là danh sách các hoạt động được đưa ra nhanh chóng và không tốn kém. Một số lượng lớn các công ty thương mại sử dụng phương pháp này để phát triển danh sách các hoạt động liên quan đến hoạt động kinh doanh của họ. Công ty sẽ xem xét sự thay đổi của một biến số đến các chi phí qua các năm bằng việc cho mỗi hoạt động trong danh sách đã được xác định trước biến đổi.

* Phương pháp Phỏng vấn hay tham gia

          Các đơn vị có thể bắt đầu sự phân tích các hoạt động của mình bằng việc phỏng vấn người lao động của nhóm phân tích hoặc là các nhóm lao động đưa ra các hoạt động liên quan đến công việc của họ. Xem xét và tập hợp các ý kiến phỏng vấn và các ý kiến của các nhóm nhân viên đưa ra, đơn vị sẽ có được danh sách các hoạt động của mình. Phương pháp này có thể cho ra danh sách các hoạt động nhiều hơn phương pháp Top-down. Bởi vì chính những người làm việc trong lĩnh vực đó sẽ nhận diện ra hoạt động chính xác hơn. Một vấn đề còn tồn tại trong phương pháp này là người lao động có thể không đưa ra hoạt động chính xác thì nhà quản lý sẽ không có thông tin hiệu quả trong việc quản lý công việc quản lý cấp cao của mình. Một vấn đề nữa là người lao động có thể đưa ra nhận diện sai lầm về công việc của mình, thì lúc này nhóm phỏng vấn sẽ sử dụng phương pháp “kịch bản” để đưa ra các hoạt động hiệu quả.

4. 3 Nhận diện các chi phí cần theo dõi

          Các chi phí nào liên quan trực tiếp đến đối tượng tính giá thì tâp hợp trực tiếp cho đối tượng đó. Ví dụ như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì được tập hợp cho sản phẩm cuối cùng. Nhưng cũng có ví dụ khác, việc chuẩn bị một danh mục sản phẩm có thể tiêu thụ nhiều giờ lao động gián tiếp và các nguồn tài nguyên nội bộ khác có liên quan đến một trung tâm chi phí hoạt động, nhưng nó cũng có thể liên quan đến một máy in hoặc dịch vụ bưu chính bên ngoài và chi phí đoc có thể được bắt nguồn từ quyền của đối tượng chi phí "khách hàng".

.4.4 Gán các chi phí còn lại vào hoạt động

          Sau khi đã xác định được các chi phí tập hợp trực tiếp cho các đối tượng, các chi phí còn lại tập hợp theo hoạt động. Điều này có lúc dễ dàng, hợp lý nhưng đôi khi cũng khó khăn. Ví dụ có một nhóm nhân viên kỹ thuật không làm gì nhưng để sản xuất thì máy móc phải được cài đặt trước đó. Chi phí của nhóm này có thể dễ dàng gán cho máy hoạt động thiết lập, do đó sẽ được phân bổ cho một loạt các sản phẩm cuối cùng. Tuy nhiên, Nếu là các kỹ sư công nghiệp thì phải có một nhóm nhân viên luôn luôn phải làm một việc dọn dẹp lớn sau mỗi máy thiết lập. Có lẽ 10% thời gian nhân viên dọn dẹp nên được gán cho máy thiết lập và khác 90% cho bảo trì chung. Và với ví dụ này phương pháp ABC có thể trở nên rất phức tạp.

4.5 Xác định chi phí cho một đơn vị hoạt động

          Chi phí cho một đơn vị hoạt động sẽ được xác định. Điều này là thực sự cần thiết cho mỗi trung tâm chi phí. Ví dụ một trung tâm chi phí là 500.000 USD và 200.000 danh mục sản phẩm đã được sản xuất, do đó chi phí cho 1 Danh mục sẽ $ 2,50.

4.6 Tính toán và phân bổ chi phí cho các đối tượng

          Bước cuối cùng là dựa vào tỷ lệ chi phí cho một đơn vị hoạt động để tính toán chi phí cho các đối tượng

         Như vậy, có thể nói rằng, phương pháp ABC có thể biến một chi phí gián tiếp thành một chi phí trực tiếp với một đối tượng tạo lập chi phí xác định. Việc lựa chọn các hoạt động và tiêu chuẩn phân bổ chi phí hợp lý giúp các nhà quản trị doanh nghiệp có được những báo cáo về giá thành sản phẩm, dịch vụ với độ tin cậy cao hơn nhiều so với phương pháp truyền thống.