Góc học tập
14/05/2012 11:11:42 AM

Kĩ năng mềm

Kĩ năng trình bày là kĩ năng mềm quan trọng mà sinh viên đại học cần học. Kĩ năng này yêu cầu sinh viên trao đổi ý nghĩ và ý tưởng của họ về một chủ đề đặc biệt, cho một nhóm người. Sinh viên cần phát triển kĩ năng này trong các năm học ở đại học để cho khi họ đi phỏng vấn việc hay làm việc trong công nghiệp, họ sẽ không cảm thấy không thoải mái. Kĩ năng trình bày là không khó học nhưng nó yêu cầu nhiều thực hành để có hiệu quả.

Điều quan trọng nhất cho việc trình bày là chuẩn bị sớm nhất có thể được. Đừng đợi cho tới phút cuối cùng vì bạn cần thu thập mọi thông tin để chuẩn bị cho nó. Một cách điển hình bài trình bày có phần giới thiệu, chủ đề chính với các điểm then chốt mà bạn muốn khán giả biết, và phần kết luận. Mục đích của bạn là làm cho khán giả hiểu điều bạn muốn họ biết trước khi bạn đi tới kết luận. Bài trình bày của bạn chứa bao nhiêu chi tiết sẽ tuỳ thuộc vào thời gian bạn phải nói. Với phần lớn các sinh viên, lời khuyên của tôi là giữ cho bài trình bày không quá mười lăm phút. Ngay cả khi bạn làm việc trong công nghiệp, bạn có thể không phải trình bày dài hơn thế, trừ phi bạn lên vị trị mức quản lí cấp cao hay điều hành. Tuy nhiên, bạn cần biết rằng bất kì bài trình bày nào hơn một giờ sẽ làm cho khán giả mất hứng thú, vì ít người có thể giữ được chú ý của họ lâu chừng đó. Sau kết luận, bạn có thể muốn hỏi khán giả liệu họ có câu hỏi nào về điều bạn đã nói không. Thỉnh thoảng, thảo luận về sau giữa diễn giả và khán giả là đáng quan tâm hơn là bài trình bày.

Nhiều người tin kĩ năng trình bày là khó và yêu cầu nhiều đào tạo. Sự kiện là điều đó có thể chỉ áp dụng cho diễn giả công chúng hay chính khách, nhưng là sinh viên và kĩ sư tương lai, bạn không cần nhiều đào tạo. Phần lớn điều bạn trình bày có lẽ là những điều kĩ thuật mà bạn đã biết cho nên mọi điều bạn cần là thực hành để thu được tự tin.

Có nhiều kĩ thuật trình bày, từng người có thể thấy kĩ thuật nào đó là hữu dụng hơn nhưng có hai điều bạn phải tránh: Đừng bao giờ đọc từ diễn văn đã viết sẵn và đừng bao giờ đọc slide. Khán giả có chú ý giới hạn và không thích ai đó đọc diễn văn. Đọc từ diễn văn được viết sẵn nghĩa là bạn không được chuẩn bị và phải dựa vào cái gì đó. Bằng việc làm điều đó, bạn cho khán giả ấn tượng rằng có thể ai đó khác chuẩn bị nó cho thay cho bạn. Tôi bao giờ cũng khuyên sinh viên làm dàn bài ngắn với vài điểm then chốt được viết lên mẩu giấy nhỏ để nhắc họ, phòng trường hợp họ quên. Qui tắc là không bài trình bày kĩ thuật nào nên được viết ra như diễn văn. Bạn không"đọc bài giảng" cho khán giả mà "nói chuyện" với họ bởi vì đọc diễn văn là chán khi nói chuyện lại thú vị.

Ngày nay, mọi người thường cho bài trình bày qua việc dùng trang thiết bị đa phương tiện và PowerPoint và một số đọc từ slide. Sự kiện là khán giả có thể đọc được slide nhanh hơn bạn có thể đọc. Họ sẽ mất chăm chú nếu bạn chỉ đọc slide cho họ. Lời khuyên của tôi là bạn nên tránh cho bài trình bày bằng việc đọc từ bài nói được viết sẵn hay đọc slides với nhiều văn bản. Tốt hơn cả là giữ cho nó đơn giản bằng việc cho bài trình bày giống như bạn nói chuyện với bạn bè để giúp cho khán giả tập trung vào điều bạn nói thay vì vào cái gì đó khác.

Bài trình bày nên được tổ chức để dẫn dắt khán giả từ đầu tới cuối. Nó giống như kể chuyện, bạn phải bắt đầu với những điều chung rồi làm hẹp dần tới từng điểm quan trọng về chi tiết cho tới khi khán giả hiểu điều bạn muốn họ biết. Điều cũng quan trọng là thêm ví dụ cho từng điểm then chốt để minh hoạ tại sao nó quan trọng. Cũng giống như Cấu trúc phân việc (WBS) trong thiết kế sản phẩm phần mềm, bạn nên chia bài trình bày thành vài điểm then chốt để cho nếu cần, bạn có thể thêm, xoá hay đổi chi tiết mà không mất nhiều nỗ lực.

Diễn giả giỏi là linh hoạt thích ứng với ràng buộc thời gian. Thỉnh thoảng bạn có thể nói nhanh khi bị sức ép và thỉnh thoảng bạn có thể nói chậm khi vớ phải cái gì đó mà bạn không được chuẩn bị. Đó là lí do tại sao thực hành là quan trọng. Tốt nhất là thực hành nó nói to trước gương và đo thời gian để cho bạn biết nó dài bao lâu. Chuẩn bị ví dụ ngắn hay câu chuyện ngắn trong trường hợp bạn có thời gian thêm. Tương tự, bạn phải đưa điểm quan trọng nhất lên trước để cho nếu bạn hết thời gian, khán giả vẫn có những điều quan trọng nhất. Bạn phải thực hành bài trình bày của bạn cho tới khi bạn cảm thấy được chuẩn bị. Bạn phải thực hành toàn thể bài trình bày, kể cả dùng slide và trang thiết bị đa phương tiện mà bạn sẽ dùng. Cách tốt nhất là nói toàn thể bài trình bày cho vài người bạn và hỏi ý kiến phản hồi của họ. Điều này sẽ giúp bạn nhận diện bất kì vấn đề nào để cho bạn có thể điều chỉnh và làm cho nó thành bài trình bày thành công.

Tôi thường khuyên sinh viên bắt đầu bài trình bày với câu hỏi bởi vì câu hỏi sẽ làm cho khán giả chú ý. Chẳng hạn: “Tại sao bạn nghĩ chúng ta nên dùng nguồn mở trong dự án này?” bạn có thể tiếp theo điều đó với một giải thích rồi tiến vào các điểm then chốt chi tiết của bạn. Đến cuối bài trình bày, bạn nên tóm tắt các điểm chính của bạn để đảm bảo khán giả của bạn sẽ nhớ chúng. Trong bài trình bày, khán giả có thể có câu hỏi. Một số câu hỏi có thể tạo ra lẫn lộn cho bất kì người trình bày nào, cho nên cách tốt nhất là cố dự đoán trước mọi câu hỏi mà khán giả có thể có trong và sau bài trình bày của bạn. Nghĩ về khán giả mà bạn sẽ trình bày và nghĩ về bất kì cái gì trong bài trình bày của bạn mà họ có thể không biết để cho bạn có thể thêm ví dụ làm cho nó dễ hiểu hơn. Nếu có thể, nhận diện thông tin không được đề cập tới trong bài trình bày của bạn mà khán giả có thể hỏi. Chuẩn bị lời đáp mà có thể được dùng để trả lời nhanh chóng bất kì câu hỏi nào có thể nảy sinh. Có câu trả lời sẵn sàng là then chốt để chứng tỏ tri thức chuyên gia của bạn về chủ đề trình bày.

Trình bày kĩ thuật không khó. Nó thực sự là giải thích hay chia sẻ thông tin cho khán giả. Để thành công, bạn phải thu thập mọi sự kiện và dữ liệu để kiểm nghiệm các luận điểm của bạn và hỗ trợ cho kết luận của bạn. Điều quan trọng nhất là thực hành nó suốt thời gian khi bạn vẫn còn ở trường để thu được tự tin. Khi bạn tự tin và được chuẩn bị tốt, tôi sẽ nói những kĩ năng trình bày mà bạn cần.

----Engish version----

Soft skill part 2

Presentation skill is an important soft-skill that college students need to learn. This skill requires students to communicate their thought and ideas on a particular subject, to a group of people. Students need to develop this skill throughout their years in college so when they go to job interviews or work in the industry, they will not feel uncomfortable. Presentation skill is not difficult to learn but it requires a lot of practices to be effective.

The most important thing for a presentation is to prepare as early as possible. Do not wait until the last minutes because you need to gather all information to prepare for it. Typically a presentation has an introduction, the main topic with key points that you want the audiences to know, and a conclusion. Your goal is to make the audiences understand what you want them to know before you get to the conclusion. How much detail your presentation is will depend upon the time you have to speak. For most students, my advice is to keep the presentation to no more than fifteen minutes. Even when you work in the industry, you may not have to present longer than that, unless you get to position levels of senior manager or executive. However, you need to know that any presentation of more than an hour will make audiences lose interest, as few people can keep their attention that long. After the conclusion, you may want to ask the audiences if they have any question on what you have said. Sometimes, the discussion afterward between speaker and audience is more interesting than the presentation.

Many people believe presentation skill as difficult and require a lot of trainings. The fact is it may only apply to public speaker or politician, but as students and future engineer, you do not need a lot of trainings. Most of what you present is probably technical things that you already know so all you need is practice to gain confidence.

There are many presentation techniques, each person may find certain technique more useful but there are two things that you must avoid: Never read from a prepared written speech and never read the slide. The audiences have limited attention and do not like someone to read a speech. Reading from a written speech means you are not prepared and have to rely on something. By doing that, you give the audience the impression that maybe someone else is preparing it for you instead. I always advise students to have a short outline with few key points written on a small piece of paper to remind them, just in case they forget. The rule is no technical presentation should be written as a speech. You do not want to “lecture” the audiences but “converse” with them because lecture or speech is boring where conversation is interesting.

Today, people often give presentation using multimedia equipment and PowerPoint and some read from the slide. The fact is audiences can read the slide faster than you can read. They will lose attention if you just read the slide to them. My advice is you should avoid given presentation by reading from a prepared written speech or read slides with a lot of text. It is better to keep it simple by given presentation just like you talk to a friend to helps the audience focus on what you say instead of something else.

A presentation should be organized to lead the audience from the beginning to the end. It is like telling a story, you must start with general things then narrow down to each important point in detail until the audience understands what you want them to know. It is also important to add example for each key points to illustrate why it is important. Just like a Work Breakdown Structure (WBS) in designing software product, you should break the presentation into several key points so if needed, you can add, delete or change the details without much effort.

A good speaker is flexible to adapt to the time constraints. Sometime you may talk fast when under pressure and sometime you may talk slow when stumble into something that you are not prepared. That is why practice is important. The best is practice it loud in front of a mirror and measure the time so you know how long it is. Prepare an extra example or short story in case you have extra time. Similarly, you should put the most important point first so that if you run out of time, the audience still has the most important things. You must practice your presentation until you feel prepared. You should practice the entire presentation, including the use of slide and multimedia equipment that you will be using. The best way is giving the entire presentation to a few friends and asks them for feedbacks. This will help you identify any problems so you can adjust and make it a successful presentation.

I often advise students to start the presentation with a question because question will get audience attention. For example: “Why do you think we should use open source in this project?” you can follow it with an explanation then proceed to your detail key points. At the end of the presentation, you should summarize your key points to ensure your audience will remember them. During the presentation, audience may have questions. Some questions can create confusion to any presenter, so the best way is try to anticipate any questions that your audience may have during and after your presentation. Think about the audience that you will present to and think of anything in your presentation they may not know so you can add an example to make it easier to understand. If possible, identify information not addressed during your presentation that the audience may ask. Prepare responses that can be used to quickly answer any questions that may arise. Having answers ready is the key to demonstrating your expertise on the presentation topic.

Technical presentation is not difficult. It is really an explanation or sharing information to an audience. To succeed, you must gather all the facts and data to validate your points and support your conclusion. The most important is to practice it throughout the time when you are still in school to gain confidence. When you are confident and well prepared, I will have the presentation skills that you need.
----------------------------------------
Prof. Vu
Carnegie Mellon University

 

Người sưu tầm: Nguyễn Thị Bảo Trang