Góc học tập
17/07/2020 10:48:53 AM

Phân tích tổ chức trong thực hiện đào tạo (phần 1)

 

Thật rất cần thiết để biết khi nào thì công ty đã có đủ ngân sách, thời gian và đủ chuyên môn cho hoạt động đào tạo.Ví dụ một công ty đang có kế hoạch thiết kế và lắp đặt máy tính, công ty có thể phải có 3 chiến lược để có được những nhân viên máy tính có trường lớp. Đầu tiên công ty cần phải sử dụng những nhà chuyên môn trong lĩnh vực máy tính để đào tạo cho tất cả nhưng công nhân đủ yêu cầu . Thứ 2 công ty có thể quyết định rằng sẽ có hiệu quả hơn nếu xác định được những người công nhân có kiến thức thong qua những bài kiểm tra hoặc làm thử công việc. Những công nhân nào bị thất bại trong những bài kiểm tra này hoặc năng lực của họ không đạt đủ tiêu chuẩn cho phép thì những người này sẽ được bố trí vào những vị trí công việc khác. Việc chọn những chương trình chiến lược này yêu cầu công ty phải dành hết những nguồn lực cho việc lựa chọn và sắp đặt công việc hơn là chú trọng vào việc đào tạo. Thứ 3 nếu thiếu thời gian hoặc sự thành thạo thì công ty có thể xác định để mua một chương trình đào tạo từ một  nhà tư vấn.

Nhiều công ty đã xác định những nhà cung cấp hoặc những chuyên gia là những người chuyên cung cấp những chương trình đào tạo thong qua những yêu cầu của công ty. Một đề nghị (RFD) là một bản tài liệu được phát thảo được gửi đến cho những nhà cung cấp hoặc những người có tiềm năng về một loại hình dịch vụ mà nhưng công ty đang đi tìm kiếm, loại hoặc số lượng những tài liệu công ty cần, số lượng những nhân viên cần được đào tạo, chi phí cho dự án, một tiến trình theo dõi để xác định được sự thỏa mãn và dịch vụ, những dự kiến hoàn thành chương trình,hay khi nào thì những yêu cầu của công ty sẽ được đáp ứng. Những yêu cầu đề nghị này có thể được gửi mail đến cho những chuyên gia mà công ty biết hay cũng có thể đưa nó lên wepsite của công ty .Những yêu cầu đề nghị rất có giá trị vì nó cung cấp cho những chuyên gia những tiêu chuẩn cần thiết để những chuyên gia đánh giá. RFD cũng giúp loại bỏ những nhà cung cấp không đủ khả năng để đáp úng cho những nhu cầu của công ty .

Hoạt động phân tích con người giúp cho nhà quản lý nắm bắt được hoạt động đào tạo diển ra khi nào thì phù hợp và nhân viên cần được đào tạo cái gì . Trong những tình huống thật sự chẳng hạn như là việc giới thiệu một công nghệ hay một dịch vụ mới thì hầu hết nhân viên dều cần được đào tạo. Tuy nhiên khi nhà quản ly hoặc khách hàng hoặc nhân viên nhận thấy một vấn đề thường là kết quả của tiến trình công việc còn nhiều thiếu xót , mà nó không được nhận thấy một cách rõ rang thì khi đó hoạt động đào tạo sẽ được tiến hành như là một giải pháp.

Mội điểm thường gây áp lực chính cho hoạt động đào tạo là tiến trình thực hiện chương trình còn nghèo nàn và không đạt tiêu chuẩn đó chính là  trống giữa cách thực hiện hiện tại của nhân viên và cách thực hiện được mong đợi. Cách thực hiện thiếu chuyên nghiệp đó đã được chỉ ra thong qua những lời nhận xét của khách hàng , hiệu suất công việc được đánh giá thấp hoặc những tai nạn nghề nghiệp . Những dấu hiệu tiềm năng khác cần thiết cho hoạt động đào tạo là nếu công việc thường xuyên thay đổi thì việc tiến hành công việc cũng cần phải được cải tiến hoặc nhân viên phải hoàn thành được nhiệm vụ mới .

Những nhân tố có ảnh hưởng mạnh đến cahcs tiến hành công việc và học hỏi của nhân viên là những nhân tố về đặc diểm con người, đầu vào, đầu ra, kết quả và sự phản hồi. Đặc điểm con người chính là nói đén kiến thức , kỉ năng, tài năng, thái độ của nhân viên. Đầu vào liên quan đến những hướng dẫn đã nói cho nhân viên,người đào tạo đã truyền đạt những gì, các nhân viên tiếp nhận nó như thế nào và khi nào. Đầu vào cũng liên quan đến sự hổ trợ cho nhân viên để giúp nhân viên làm việc . Những sự hổ trợ này có thể là những trang thiết bị thời gian hay ngân sách của công ty. Sự hổ trợ cũng bao gồm cả những lời nhận xét những phản hồi và hoặc tăng cường them quản lý và đồng nghiệp cho họ . Đầu ra liên quan đến những tiêu chuẩn thực hiện công việc Kết quả là sự khích lệ đối với những nhân viên có sự thể hiện tốt trong công việc . Phản hồi là nhưng thong tin những lời nhận xét mà nhân viên nhận được trong khi tiến hành công việc .

Từ quan điểm của những quản lý để xác định nếu hoạt động đào tạo là cần thiết, với bất kì một vấn đề thực hiện nào bạn cũng cần phải phân tích những đặc điểm về hình thức, đầu ra, đầu vào, kết quả và phản hồi.

-  Phải đánh giá khi

   +  Vấn đề thực hiện thì quan trọng và có khả năng sẽ tiêu tốn hết của công ty một số tiền lớn từ việc ngưng trệ sản xuất và đánh mất khách hàng .

   +  Nhân viên không biết cách để thực hien công việc một cách hiệu quả. Có thể là do họ chưa tiếp nhận hay tiếp nhận ít những cái học được hoặc là chương trình đào tạo không có hiệu quả. (Vấn đề này là do đặc diểm của cá nhân)

   +  Nhân viên không thể thể hiện được những kiến thức hoặc những hành vi đúng. Có thể là do họ được đào tạo nhưng không thường xuyên và họ không bao giờ áp dụng những thứ đã được đào tạo vào trong công việc của họ ( đây là vấn đề đầu vào).

   +  Dụ tính về cách thực hiện là rất rõ ràng không hề gặp phải những trở ngại trong việc tiến hành như là công cụ hay thiết bị bị lỗi.

   +   Có những kết quả tích cực cho hiệu suât công việc tốt trong  khi những hiệu suất làm việc thấp không được khuyến khích. Ví dụ nếu nhân viên không cảm thấy thỏa mãn với những  sự đền bù của công ty cho họ thì những  người đồng nghiệp hoặc công đoàn có thể khuyến khích họ để làm chậm tốc độ công việc của họ lại.

   +  Nhân viên nhận được phản hồi đúng thời điểm, xác đáng, chính xác, có tính xây dựng và một cách cụ thể về cách thể hiện của họ.

   +  Những tình huống khác như là việc thiết kế công việc hay là việc di chuyển nhân viên từ công việc này đến một công việc khác thì nó rất hiếm  khi xảy ra

-  Nếu nhân viên thiếu kiến thức hoặc kĩ năng dể làm việc và những yếu tố khác tốt thì hoạt động đào tạo là rất cần thiế. Nếu nhân viên có đầy đủ kiến thức để thực hiện công việc nhưng đầu vào và đầu ra hoặc kết quả hay phản hồi không thực sự tương xứng, chính xác thì hoạt động đào tạo không phải là cách giả quyết tốt nhất. Ví dụ nếu hiệu xuất làm việc không tốt nguyên nhân là từ những sai sót  từ trang thiết bị thì hoạt động đào tạo không thể giải quyết được vấn đề này nhưng việc sửa chữa trang thiết bị lại là cách giả quyết hay nhất, nếu hiệu xuất làm việc không tốt là kết quả từ sự thiếu xót trong khâu phản hồi , khi đó nhân viên không cần phải đào tạo mà ngược lại phải mở một lớp đào tạo cho các quản lý để họ biết cách làm thế nào để  đưa ra các phản hồi đạt hiệu quả nhất đối với nhân viên.

Biên dịch: Lê Thị Khánh Ly