Góc học tập
17/07/2020 10:50:41 AM

Phân tích tổ chức trong thực hiện đào tạo (phần 2)

Một phân tích công việc được đưa ra ở trước cho thấy những điều kiện mà một nhiệm vụ cần thực hiện. Những điều kiện này bao gồm việc xác định những trang thiết bị và môi trường mà nhân viên làm việc trong  khoảng thời gian hạn chế , sự cân nhắc hay tiêu chuẩn thực hiện công việc. Phân tích công việc là kết quả của việc mô tả về những hoạt động của công việc, bao gồm nhiệm vụ thực hiện công việc của nhân viên và những kiến thức, kỷ năng, khả năng cần có để có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất. Công việc là một vị trí cụ thể nên yêu cầu nhiệm vụ cụ thể để có thể hoàn thành . Nhiệm vụ là một bảng xác định về những hoạt động công việc của nhân viên về một công việc cụ thể . Có 4 bước để phân tích một công việc:

   1. Xác định công việc cần được phân tích.

   2. Phát triển một danh sách sơ bộ những nhiệm vụ cần thực hiện trong công việc đó bằng cách phỏng vấn , quan sát nhân viên và quản lý của họ và nói với những người đã thực hiện nhiệm vụ phân tích công việc .

   3. Xác định những công việc cần làm trong một danh sách chuẩn bị của công việc. Điều này bao gồm một nhóm những người có chuyên môn về công việc như là giám đốc hoặc chủ tịch trả lời trong những cuộc họp hay trả lời trong những bảng câu hỏi khảo sát về công việc. Những kiểu câu hỏi có thể được hỏi trong những cuộc điều tra bao gồm : làm thế nào để thực hiện công việc một cách thường xuyên? Cần bao nhiêu thời gian để thực hiện một công việc ? Việc thực hiện tốt một công việc thì có quan trọng không ? Có khó khăn như thế nào để học được một công việc ? 

       Thông tin này nhằm để xác định được điều mà một công việc sẽ được tập trung vào trong chương trình đào tạo. Cá nhân hoặc tổ chức thực hiện nhiệm vụ đánh giá nhu cầu phải đánh giá dựa trên những khía cạnh má sẽ xác định được những nhiệm vụ nên được đề cập đến trong chương trình đào tạo . Nhiệm vụ công việc quan trọng, thực hiện một cách thường xuyên và có cấp độ khó khăn tăng dần thì  nên được đào tạo. Những nhiêm vụ công việc nào mà không quan trọng và không được thực hiện thường xuyên thì không cần phải đào tạo . Thật là khó khăn cho những nhà quản lý và những người đào tạo xác định được khi nào thì nhiệm vụ công việc đó là quan trọng, khi nào thì nó được thực hiện thường xuyên và yêu cầu một mức đọ khó khăn nho nhỏ trong hoạt động đào tạo . Người quản lý và các nhân viên đào tạo phải xác định được những nhiệm vụ quan trọng bất kể chúng có được thực hiện thường xuyên hay có khó khăn như thế nào thì cũng sẽ được đưa vào để đào tạo

   4.  Xác định những kiến thức, kỷ năng, năng lực cần thiết để thực hiện thành công mỗi nhiệm vụ khác nhau. Thông tin này có thể bao gồm việc sử dụng những chương trình phỏng vấn và bảng câu hỏi . Thông tin liên quan đến những yêu cầ về kỷ năng đơn giản và kỷ năng nhân thức là quan trọng để xác định khi nào cấp độ nhất định của những kiến thức, kỷ năng và năng lực là điều kiện tiên quyết cho hoạt động đào tạo, hoặc khi nào thì những chương trình đào tạo bổ sung cho những kỷ năng cơ bản là cần thiết. Đối với mục đích đào tạo , những thông tin mà có liên quan đến những khó khăn gặp phải khi  tìm hiểu những kiến thức, kỹ năng, hoặc khả năng là quan trọng, và những kiến thức, kỹ năng, hoặc khả năng mong đợi sẽ được tìm thấy ở nhân viên trước khi họ nhận công việc.

-  Bước thứ hai trong hoạt động đào tạo thiết kế chương trình là để xem xét thử khi nào thì nhân viên của mình đã sẵn sang cho hoạt động đào tạo. Việc sẵn sàng cho hoạt động đào tạo liên quan đến những đặc điểm cá nhân của nhân viên như là về kiến thức, kỉ năng, năng lực cần thiết để tiếp thu nội dung đào tạo, áp dụng nó vào trong công việc và môi trường làm việc sẽ trở nên thuận lợi cho việc thực hiện công việc hay nó ngăn cản nhân viên thể hiện năng lực bản than.

-  Mặc dầu những nhà quản lý không phải là những người chịu trách nhiệm đào tạo nhân viên nhưng họ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong việc chắc chắn rằng nhân viên của mình đã sẵn sàng cho hoạt dộng đào tạo. Động lực học là sự mong muốn cảm nhận để tiếp thu, học hỏi những nội dung của chương trình đào tạo. Các nghiên cứu khác nhau đã chỉ ra rằng động lực có liên quan đến những kiến thức đã đạt được, những thay đổi về khả năng hay là sự cảm nhận kỷ năng trong chương trình đào tạo . Những nhà quản lý cần phải chắc chắn rằng tính sẵn sàng của nhân viên là rất cao. Họ có thể làm được việc này bằng sự chắc chắn về tính hiệu quả của nhân viên, hiểu về lợi ích của hoạt động đào tạo , nhận thức được nhu cầu của hoạt động đào tạo, sở thích nghề nghiệp, và mụch đích; hiểu được đặc điểm của môi trường làm việc và nắm bắt được những kỷ năng cơ bản của nhân viên. Những nhà quản lý cũng nên cân nhắc về đầu vào, đầu ra , kết quả, phản hồi và phản hồi bởi vì những đặc điểm này ảnh hưởng đến sự sẵn sàng cho việc tiếp thu, học hỏi.

Biên dịch: Lê Thị Khánh Ly