Góc học tập
17/08/2016 04:41:02 PM

Bí quyết để tổ chức một cuộc họp hiệu quả

Bất cứ ai khi đi làm thì đều ít nhất một lần được tham gia các cuộc họp từ họp nhóm, phòng, họp công ty đến các cuộc họp với đối tác. Tuy nhiên, theo một nghiên cứu thực tế cho thấy có đến hơn 67% các cuộc họp diễn ra không hiệu quả như mong muốn. Vậy để tiết kiệm thời gian và chi phí, các nhà quản lý cần biết cách để biến những cuộc họp nhàm chán trở nên sinh động và thành công.

 

Xác định mục tiêu cụ thể cho cuộc họp

 

Để có một cuộc họp hiệu quả, bạn cần xác định rõ mục tiêu cụ thể, các nhiệm vụ cần đạt được. Từ đó, bạn sẽ xác định được phương hướng và các công việc cần làm để chuẩn bị kĩ lưỡng cho cuộc họp. Điều này giúp cho buổi họp diễn ra đúng hướng, tiết kiệm thời gian cho các thành viên tham gia.

 

Chuẩn bị chu đáo chương trình cuộc họp

 

Để cuộc họp diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, một phần rất quan trọng phụ thuộc vào công tác chuẩn bị. Bạn cần chuẩn bị các văn phòng phẩm như giấy, sổ, bút để ghi chép các nội dung công việc cần thiết. Ngoài ra, các thiết bị như máy tính, máy chiếu slide cũng phải được chạy thử, nạp đủ năng lượng để đảm bảo hiệu quả trong suốt thời gian diễn ra buổi họp. Bên cạnh những trang thiết bị cần có, mỗi người tham gia cuộc họp cần tự trù bị sẵn những nội dung cần báo cáo, đặt câu hỏi hoặc thảo luận.

 

Gửi tiến trình cuộc họp cho những người tham gia

 

Để các thành viên nắm được nội dung cuộc họp và có thời gian chuẩn bị, người điều hành cần tóm tắt công việc và mục đích của cuộc họp cho các thành viên tham dự. Trong đó cần ghi rõ thời gian, nội dung cụ thể cho từng hạng mục thảo luận cùng với một lịch trình hợp lý.  Như vậy, mọi người sẽ có thời gian chuẩn bị các tài liệu, giấy tờ liên quan và có đóng góp hiệu quả hơn.

 

Chọn địa điểm và thời gian phù hợp

 

Thời gian và địa điểm cũng đóng góp một phần quan trọng cho sự thành công của cuộc họp. Thông thường, các buổi họp thường diễn ra vào giữa buổi để tránh thời gian bận rộn vào đầu ngày và tâm lý vội vàng lúc cuối giờ làm việc. Bên cạnh đó, thời gian và địa điểm phải được thông báo cụ thể đến từng người tham dự để tránh đến muộn, ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.

 

Phát huy vai trò của người chủ trì

 

Là người điều hành, chủ trì cuộc họp, bạn phải giữ vai trò kiểm soát nội dung, không khí và thời gian một cách cụ thể, triệt để. Bạn cần linh hoạt xử lý các tình huống trong cuộc họp để tránh nảy sinh mâu thuẫn, tổng hợp ý kiến của các thành viên, đồng thời đưa kết quả cuộc họp như mong muốn.

 

Cử thư ký cuộc họp

 

Thư kí là người ghi lại những nội dung đã diễn ra trong cuộc họp, những vấn đề quan. Điều này sẽ giúp cho không chỉ những người tham gia mà cả những thành viên vắng mặt nắm vấn đề một cách rõ ràng nội dung chi tiết của cuộc họp. Bên cạnh đó, thư kí còn là người nhắc nhở các thành viên báo cáo các công việc còn tồn đọng hay công việc cần giải quyết.

 

Khuyến khích các thành viên đóng góp ý kiến

 

Một cuộc họp mà không có các ý kiến từ những thành viên tham gia được coi là một buổi họp thất bại. Bởi mục tiêu của cuộc họp là ghi nhận ý kiến của mọi người cho công việc chung. Như vậy, không khí cuộc họp sẽ thêm phần hào hứng và sôi nổi. Hơn nữa, bạn sẽ có cơ hội lắng nghe nhiều ý kiến nhân viên cũng như các yêu cầu của họ đối với công ty. Chính vì vậy, bạn nên đón nhận những ý tưởng độc đáo và mới lạ từ các thành viên, bởi biết đâu những ý kiến dù nhỏ nhất cũng có thể phát huy tác dụng to lớn mà bạn không ngờ tới.

 

Lắng nghe và tổng hợp ý kiến

 

Tham gia cuộc họp không có nghĩa là bạn thao thao bất tuyệt mà không chú ý tới ý kiến của người khác. Bởi mục tiêu của cuộc họp không chỉ là trình bày các quan điểm của từng thành viên, mà còn là cơ hội để mọi người được lắng nghe ý kiến của nhau. Vì vậy, bạn cần biết cách lắng nghe ý kiến của mọi người và đưa ra những đóng góp, nhận xét. Trong khi lắng nghe sẽ có những điểm bạn không hiểu, nếu có thể bạn hãy hỏi lại ngay để hiểu được vấn đề. Khi đó, bạn có thể cùng giải quyết vấn đề, góp phần nâng cao hiệu quả của buổi họp.

 

Tóm tắt và tổng hợp cuộc họp

 

Khi kết thúc cuộc họp, bạn hãy tổng kết lại những nội dung chính đã được giải quyết hay còn tồn đọng và nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Điều này sẽ giúp bạn và các thành viên tham gia một lần nữa thống nhất lại toàn bộ các vấn đề đã được đưa ra thảo luận. Hơn nữa, đây còn là cơ sở cho biên bản cuộc họp sẽ được gửi đến các thành viên tham gia họp và những người vắng mặt có liên quan được biết và thực hiện theo.


Để một cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả không quá khó. Vấn đề nằm ở vai trò của người điều hành và thái độ của các thành viên tham gia. Đã đến lúc bạn không lãng phí thời gian của mình vào những buổi họp nhàm chán và phát huy vai trò hiệu quả của các buổi họp.