Phần 1: Kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng
I/ Chu trình bán hàng
1, Giới thiệu về chu trình bán hàng
Bán hàng - tiêu thụ là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng - tiền. Với ý nghĩa như vậy, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng,..) và kết thúc bằng việc chuyển đồi hàng hóa thành tiền.
Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực hiện mục đích này rất đa dạng. Chẳng hạn, theo phương thức trao đổi và thanh toán có thể có bán hàng theo phương pháp thu tiền mặt trực tiếp về két hoặc thu qua ngân hàng, bán hàng theo phương thức trực tiếp nhưng sẽ thu tiền sau (bán chịu), bán hàng theo phương thức gửi hàng theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp nhận…
Theo cách thức cụ thể hóa của quá trình trao đổi, hàng hóa sản xuất ra hay dịch vụ hoàn thành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo phương thức bán lẻ hoặc gián tiếp qua phương thức bán buôn, bán hàng qua đại lý… Do đó, với mỗi phương thức này, trình tự của quá trình bán hàng cũng diễn ra khác nhau.
2, Chức năng của chu trình bán hàng
Trong những doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn và chủ yếu thực hiện bán chịu, chu trình bán hàng thường được phân chia thành các chức năng sau:
a, Lập lệnh bán hàng (hay phiếu xuất kho).
b, Xét duyệt bán chịu.
c, Xuất kho.
d, Gửi hàng đi.
e, Lập và kiểm tra hóa đơn.
f, Theo dõi thanh toán.
g, Xét duyệt hàng bán bị trả hay giảm giá.
h, Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được.
II/ Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
1, Mục tiêu kiểm soát chung
Để ngăn ngừa những sai sót và gian lận trong chu trình doanh thu cần thiết lập các chính sách và thủ tục nhằm đạt được các mục tiêu kiểm soát cụ thể sau:
Tất cả hàng hóa được gửi đến khách hàng theo đúng thời gian, địa điểm, số lượng và chất lượng được đặt hàng và theo sự thỏa thuận giữa hai bên.
Tất cả hàng hóa gửi bán đều được phê duyệt bởi các cấp có thẩm quyền.
Hóa đơn phải được lập chính xác và doanh thu phải được ghi nhận trong kỳ kế toán thích hợp.
Các khách hàng được phép mua chịu cần được xem xét kĩ về khả năng tài chính và phải là những người đáng tin cậy.
Tất cả hàng bán bị trả lại, các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại được phê duyệt và ghi chép chính xác.
Tất cả những khoản thu tiền bán hàng được ghi lại kịp thời, chính xác và đầy đủ.
Tất cả các khoản nợ phải thu khách hàng cần được phản ánh vào các tài khoản chi tiết về khách hàng.
Tất cả chứng từ, sổ kế toán (các tập tin dữ liệu kế toán), hàng tồn kho và tiền đều được bảo quản an toàn.
Đảm bảo đối chiếu khớp số liệu giữa các bộ phận tham gia vào chu trình.
2, Các sai sót, gian lận thường gặp và biện pháp kiểm soát
a, Xử lý và lập lệnh bán hàng (hay phiếu xuất kho):
Các rủi ro, sai sót và gian lận |
Hậu quả |
Biện pháp kiểm soát nội bộ |
Lập lệnh bán hàng cho đơn đặt hàng “ma” |
Tổn thất hàng hóa và tài sản của đơn vị |
Đơn đặt hàng phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của DN mua. |
Lập lệnh bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng |
Giảm uy tín của đơn vị với khách hàng và bị động trong việc xử lý đơn hàng |
Kế toán hàng tồn kho (vật tư) đối chiếu với thẻ kho để xem xét khả năng cung ứng của đơn vị cho khách hàng trước khi lập lệnh bán hàng (phiếu xuất kho) |
b, Xét duyệt bán chịu :
Tiêu chuẩn bán chịu là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để được doanh nghiệp chấp nhận bán chịu hàng hóa và dịch vụ.Tiêu chuẩn bán chịu là một bộ phận cấu thành chính sách bán chịu của doanh nghiệp và mỗi doanh nghiệp đều thiết lập tiêu chuẩn bán chịu của mình chính thức hoặc không chính thức.
c, Xuất kho:
Đơn đặt hàng sau khi được chấp nhận sẽ là cơ sở cho việc lập lệnh bán hàng, thông tin trên lệnh bán hàng bán hàng phục vụ cho bộ phận chuẩn bị hàng thực hiện các bước tiếp theo. Sau khi nhận được lệnh bán hàng nếu hàng đã có sẵn trong kho bộ phận chuẩn bị hàng hóa theo đúng số lượng chủng loại, đóng gói và làm các thủ tục xuất kho háng hóa cho khách hàng.
d, Gửi hàng:
Đến ngày giao hàng, khách hàng có thể nhận hàng tại kho hoặc doanh nghiệp chuyển hàng cho khách hàng tại địa điểm chỉ định. Bộ phận gửi hàng lập giấy báo gửi hàng để gửi kèm với hàng hóa. Giấy báo gửi hàng có thể là bản sao của phiếu xuất kho hoặc vận đơn. Chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn và thường bao gồm các thông tin về quy cách và chủng loại hàng hóa, số lượng và các dữ liệu có liên quan. Hàng hóa có thể được vận chuyển bằng phương tiện của doanh nghiệp hoặc thông qua các đơn vị vận tải, các dịch vụ chuyển hàng, bưu điện…Vận đơn là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và đơn vị vận tải, trong đó thể hiện đầy đủ các thông tin liên quan đến các loại hàng hóa được gửi đi, là cơ sở để thanh toán cước phí vận chuyển và giải quyết các tranh chấp về sự thiếu hụt, hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Các chứng từ liên quan đến việc vận chuyển sẽ được tập hợp và chuyển về phòng kế toán để thanh toán và theo dõi. Ngoài ra, đơn vị nên thành lập bộ phận gửi hàng độc lập để hạn chế sai sót trong khâu xuất hàng và các gian lận có thể xảy ra do sự thông đồng giữa thủ kho với người nhận hàng.
e, Lập và kiểm tra hóa đơn:
Sau khi hàng hóa được giao cho khách hàng, một liên của giấy báo gửi hàng được chuyển đến bộ phận lập hóa đơn, bộ phận độc lập với phòng kế toán và phòng bán hàng. Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ để chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất. Sau khi kiểm tra, đối chiếu các chứng từ có liên quan, bộ phận này tiến hành lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng. Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán cho người mua. Trên hóa đơn ghi rõ số lượng, đơn giá cả từng loại, tổng giá trị các loại hàng hóa tiêu thụ và các điều kiện thanh toán cũng như thuế GTGT. Đây là chứng từ quan trọng nhất trong hệ thông nghiệp vụ bán hàng, được lập thành nhều liên để gửi cho khách hàng, làm cơ sở để bộ phận kế toán bán hàng ghi nhận và hạch toán donh thu, thuế GTGT, bộ phận kế toán công nợ theo dõi các khoản phải thu khách hàng và lưu tại bộ phận lập hóa đơn.
f, Theo dõi thanh toán
Các khoản phải thu được theo dõi riêng biệt cho từng khách hàng. Có 2 phương pháp tổ chức theo dõi phải thu khách hàng: Phương pháp theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn và phương pháp kết chuyển số dư.
g, Xét duyệt đối với hàng bị trả lại hay giảm giá
Hàng bị trả lại khi khách hàng không hài lòng, trả lại tất cả hoặc một phần hàng hóa đã nhận. giảm giá hàng bán là sự điều chỉnh để đền bù cho khách hàng vì hàng hóa hư hỏng, kém phẩm chất hay thiếu hụt… vì thế doanh nghiệp cần có bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt, cũng như khấu trừ những khoản liên quan đến các hàng hóa này, và có đơn vị đã thiết kế một chứng từ riêng để phản ánh sự xét duyệt đối với hàng bị trả lại hay giảm giá, chứng từ này cũng được sử dụng làm căn cứ ghi sổ nghiệp vụ trên.
h, Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được
Việc xử lí các khoản nợ quá hạn xảy ra không thường xuyên và chỉ liên quan đến những khách hàng chậm trả. Nhìn chung, quy trình này thường bắt đầu bằng việc gửi thông báo đến khách hàng về khoản nợ quá hạn. trong trường hợp khách hàng mất khả năng chi trả các khoản nợ, doanh nghiệp phải làm các thủ tục để xử lí và hạch tóan các khoản nợ không đòi được.
Th.S. Nguyễn Thị Hoàng Nhi
» Tin mới nhất:
» Các tin khác: