Góc học tập
18/04/2018 10:53:49 AM

Giới thiệu về bảng tính nháp (worksheet/spreadsheet) trong kế toán Mỹ

Vào cuối mỗi kỳ kế toán, phòng kế toán đều phải thực hiện một số thủ tục kế toán để lập được báo cáo tài chính. Sau khi tất cả các giao dịch kinh tế đã được ghi sổ thì lập bảng cân đối thử chưa điều chỉnh, thực hiện các bút toán điều chỉnh trên sổ Nhật ký và chuyển sổ các bút toán ghi chép các giao dịch phát sinh từ Sổ nhật ký sang Sổ Cái. Sau đó lập bảng cân đối thử đã điều chỉnh làm căn cứ để lập báo cáo tài chính.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, những thủ tục này thực hiện khá đơn giản. Tuy nhiên, với một doanh nghiệp lớn có nhiều tài khoản và nhiều bút toán điều chỉnh thì để tránh nhầm lẫn trong việc ghi sổ và chuyển sổ thì nhân viên kế toán nên thêm khâu lập bảng tính nháp (worksheet). Bảng tính nháp được lập trước khi các bút toán điều chỉnh được ghi sổ Nhật ký hoặc được chuyển vào tài khoản sổ Cái.

Các bước lập bảng tính nháp

Bước 1. Ghi tiêu đề của bảng tính nháp bao gồm các nội dung sau:

  • Tên doanh nghiệp
  • Tên bảng tính nháp: Bảng tính nháp cuối kỳ (End-of-Period Spreadsheet)
  • Thời gian: Bảng tính nháp được lập cho khoảng thời gian nào.

Bước 2. Lập Cột Bảng cân đối thử chưa điều chỉnh

  • Liệt kê tất cả các tài khoản của tất cả các giao dịch kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán và số dư của các tài khoản đó.

Bước 3. Ghi chép lại các điều chỉnh trong cột Điều chỉnh.

  • Các điều chỉnh thay đổi số dư của một số tài khoản như tài khoản Chi phí trả trước, Doanh thu chưa thực hiện, Hao mòn tài sản cố định… Nếu trên bảng cân đối thử chưa có các tài khoản phản ảnh các đối tượng kế toán cần được điều chỉnh thì kế toán viên thêm các tài khoản này vào bảng tính. (Trường hợp này thường xảy ra đối với chi phí và doanh thu dồn tích).
  • Cần lưu ý rằng việc thêm vào các tài khoản mới phải sắp xếp theo nhóm tài khoản (Tài sản, Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu, Doanh thu, Chi phí, Cổ tức) và tổng dư Nợ và dư Có của các bút toán điều chỉnh phải bằng nhau.

Bước 4. Lập Cột Bảng cân đối thử đã được điều chỉnh.

  • Số liệu trên cột này được lập từ việc cộng, trừ các bút toán điều chỉnh vào số dư của các tài khoản ở bảng cân đối thử chưa điều chỉnh. Nếu bút toán điều chỉnh phát sinh cùng bên với số dư của tài khoản ở bảng cân đối thử thì cộng vào số dư, ngược lại, nếu bút toán điều chỉnh phát sinh ngược bên với số dư của tài khoản ở bảng cân đối thử thì trừ vào số dư. Sau khi thực hiện xong bước này, lúc này các tài khoản đã phản ảnh đúng số dư cuối kỳ.
  • Tổng dư Nợ và tổng dư Có của tất cả các tài khoản trong cột Bảng cân đối thử đã điều chỉnh phải bằng nhau.

Bước 5. Lập cột Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

  • Trên cột này, kế toán kiệt kê các tài khoản doanh thu và chi phí cùng với số dư đã điều chỉnh của các tài khoản này. Chênh lệch giữa tổng số dư Có (doanh thu) và số dư Nợ (chi phí) chính là Lợi nhuận ròng (net income) hoặc Lỗ (net loss) trong kỳ. Số chênh lệch này sẽ được thể hiện ở cuối cột Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
  • Nếu tổng số dư Có > tổng số dư Nợ àLợi nhuận ròng, phần chênh lệch này được thể hiện ở cột Nợ của Báo cáo kết quả kinh doanh. Nếu tổng số dư Có < tổng số dư Nợ àLỗ, phần chênh lệch này được thể hiện ở cột Có của Báo cáo kết quả kinh doanh.
  • Sau khi ghi chép Lợi nhuận/Lỗ vào trong bảng tính nháp, tính tổng của các cột Nợ và cột Có của Báo cáo hoạt động kinh doanh. Tổng của 2 cột này phải bằng nhau.

Bước 6. Lập cột bảng cân đối kế toán.

  • Trên cột này, kế toán liệt kê các tài khoản tài sản, khoản phải thu, vốn chủ sở hữu, cổ tức cùng với số dư đã điều chỉnh của các tài khoản này. Lưu ý, tuy cổ tức không phải là tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán nhưng vì cổ tức làm ảnh hưởng đến lợi nhuận giữ lại mà lợi nhuận giữ lại là một phần của vốn chủ sở hữu nên cổ tức được xem như là có ảnh hưởng đến vốn chủ sở hữu vì vậy nó cũng được xếp vào trong cột bảng cân đối kế toán.
  • Cuối cột Bảng cân đối kế toán thể hiện lợi nhuận ròng hoặc lỗ trong kỳ. Lưu ý, nếu doanh nghiệp có lãi thì lúc này phần lãi sẽ được thể hiện ở bên Có của cột bảng cân đối kế toán, đây là kết quả của quá trình hoạt động kinh doanh làm tăng vốn chủ sở hữu và kết quả là tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn. Ngược lại, nếu doanh nghiệp thua lỗ thì lúc này phần lỗ sẽ được thể hiện ở bên Nợ của cột bảng cân đối kế toán, đây là kết quả của việc làm ăn thua lỗ, đã làm vốn chủ sở hữu bị giảm và kết quả vẫn là tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn.

Lưu ý:

Bảng tính nháp không phải là một báo cáo thay thế các báo cáo tài chính. Bảng tính nháp chỉ là một công cụ hỗ trợ để nhân viên kế toán sử dụng vào cuối kỳ kế toán nhằm giúp họ hệ thống hóa số liệu. Sau khi hoàn thành bảng tính nháp, nhân viên kế toán sử dụng bảng tính nháp để lập báo cáo tài chính. Các khoản mục trên các cột Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cung cấp thông tin cần thiết để lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chính thức. Các thông tin từ các cột Bảng cân đối kế toán được sử dụng để lập báo cáo về tình hình biến động của tài sản và nguồn vốn.