Góc học tập
06/04/2015 07:50:38 AM

Phương pháp thiết kế công việc

CÁC PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

Chúng ta đang tập trung vào để cố hiểu những gì phải làm, làm như thế nào và yêu cầu kỹ năng nào để thực hiện được nó. Mặc dù điều này là cần thiết, nó là một hướng nhìn tĩnh lặng của công việc, nó phải tồn tại và được cấu trúc một cách tốt nhất. Tuy nhiên, một nhà quản trị có thể đối mặt với tình huống đơn vị công việc không tồn tại, yêu cầu công việc nên được thiết kế. Thỉnh thoảng, sự tồn tại của một công việc tăng lên hay kích thước nhóm công việc giảm xuống. cuối cùng, thỉnh thoảng một số công việc không được thực hiện một cách hiệu quả. Trong trường hợp này nhà quản trị có thể đưa ra quyết định thay đổi cách thức mà công việc được thực hiện để nó được hiệu quả hơn. Yêu cầu thiết kế lại công việc trên những công việc đã tồn tại.

Thiết kế công việc là quy trình được định nghĩa như là cách thức sẽ được thực hiện và nhiều vụ sẽ được giao trong công việc. Thiết kế lại công việc được đề cập như là sự thay đổi nhiệm vụ hay cách thức công việc được thực hiện trong một công việc đã tồn tại. Để có hiệu quả trong thiết kế công việc thì phải hiểu được công việc khi nó tồn tại và nó nằm ở đâu trong dòng chảy công việc. Có kiến thức chi tiết của nhiệm vụ thực hiện công việc, nhà quản trị sẽ xác định được cách thức để thiết kế công việc

Nghiên cứu chỉ ra rằng có 4 cách tiếp cận cơ bản được sử dụng để thiết kế công việc.

CÁCH TIẾP CẬN CƠ GIỚI HÓA

Cách tiếp cận này có nguồn gốc từ nền công nghiệp cơ khí. Trọng tâm của cách tiếp cận này được định nghĩa là cách thức đơn giản nhất để cấu trúc nên công việc mà có hiệu quả lớn nhất. điều này có thể giảm sự phức tạp trong mỗi công việc được giao cho nguồn nhân lực, tạo ra những công việc đơn giản mà bất kỳ người nào được huấn luyện đều nhanh chóng và dễ dàng để thực hiện. Cách tiếp cận này tập trung vào việc thiết kế công việc xung quanh nội dung của các nhiệm vụ cơ bản, kỹ năng đơn giản và lặp đi lặp lại.

Quản trị khoa học là một trong những phát biểu sớm nhất về cách tiếp cận này. Những nhà quản trị theo khoa học chỉ ra rằng đây là cách tốt nhất để thực hiện công việc. một trong những cách thực hiện công việc hiệu quả là người công nhân nên được lựa chọn dựa trên khả năng của họ để thực hiện công việc, họ nên được huấn luyện các tiêu chuẩn tốt nhất để thực hiện công việc và họ nên được khích lệ bằng tiền để nâng cao năng suất lao động.

Cách tiếp cận quản trị theo khoa học đã được xây dựng trong những năm qua, kết quả cách tiếp cận cơ khí hóa được gọi cho những công việc được thiết kế sao cho chúng thật đơn giản. với cách thiết kế công việc theo cách này, tổ chức giảm nhu cầu của nó về nguồn nhân lực với những kỹ năng ở cấp độ cao và do đó trở nên ít phụ thuộc vào người lao động. cá nhân dễ dàng được đáp ứng, những nhân viên mới có thể được huấn luyện để thực hiện công việc nhanh chóng và ít tốn chi phí.

CÁCH TIẾP CẬN THÚC ĐẨY

Cách tiếp cận này có nguồn gốc từ những tổ chức tâm lý.  Nó tập trung vào đặc điểm công việc mà ảnh hưởng đến tâm lý và động cơ thúc đẩy và nó hướng đến các thái độ khác nhau. Nó bao gồm: mở rộng công việc, làm giàu công việc và cấu trúc công việc xung quanh các vấn đề xã hội.

Mô hình của cách thức thiết kế công việc ảnh hưởng đến hoạt động của nhân viên là “Mô hình đặc điểm công việc”. theo mô hình này, công việc có thể được mô tả thông qua 5 đặc điểm. “Sự khác biệt kỹ năng” công việc yêu cầu những kỹ năng khác nhau để thực hiện nhiệm vụ. “Xác định nhiệm vụ” là mức độ mà mỗi công việc yêu cầu để có thể hoàn thành toàn bộ từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. “sự tự quản” là mức độ mà mỗi cá nhân được quyền tự quyết định cách thức mà họ thực hiện công việc. “Tầm quan trọng của nhiệm vụ” là phạm vi mà mỗi công việc có tầm quan trọng ảnh hưởng đến cuộc sống của những người khác. Mặc dù tất cả 5 đặc tính này đều rất quan trọng, tin rằng nhiệm vụ là quan trọng bởi vì việc thực hiện nó tốt sẽ dẫn đến thu nhập và đâu là đông cơ thúc đẩy người lao động

5 đặc điểm này quyết định đến động cơ thúc đẩy của một công việc bởi ảnh hưởng của nó đến 3 khía cạnh tâm lý: kinh nghiệm, trách nhiệm, kiến thức. theo mô hình này đặc tính công việc càng cao sẽ có cấp độ cao trong động cơ thúc đẩy từ bên trong.

Việc thiết kế công việc nhấn mạnh vào động cơ thúc đẩy hướng vào việc tăng ý nghĩa của công việc. Nhiều công việc dựa trên mở rộng công việc, làm giàu công việc hay nhóm tự quản có nguồn gốc từ cách tiếp cận theo động cơ thúc đẩy để thiết kế công việc. Với việc làm giàu công việc, nhà lãnh đạo không có tự quyền quyết định mà các quyết định được đưa ra từ nhóm, nghiên cứu chỉ ra rằng điều này có thể nhân cao việc thực hiện công việc của nhóm, đặc biệt là trong ngành dịch vụ, nơi mà sản xuất và tiêu dùng diễn ra cùng lúc và có sự tiếp xúc trực tiếp giữa khách hàng và nhân viên.

CÁCH TIẾP CẬN SINH VẬT HỌC

Cách tiếp cận sinh vật học để thiết kế công việc xuất phát từ việc nghiên cứu chuyển động của cơ thể, sinh lý học của công việc và được đề cập đến như là khoa nghiên cứu về lao động. Khoa học nghiên cứu về lao động được tập trung vào việc nghiên cứu sự tương thích giữa điều kiện sinh lý học của cơ thể và môi trường làm việc. mục tiêu của nghiên cứu này là điều chỉnh môi trường xung quanh phù hợp với cơ thể người lao động. Nó tập trung vào những tác động như là điều kiện sinh học, phàn nàn về sức khỏe. Từ nghiên cứu này có thể tạo ra sự thích hợp về điều kiện ánh sáng, không gian và giờ giấc làm việc.

Cách tiếp cận sinh vật học này được áp dụng trong việc thiết kế lại trang thiết bị sử dụng trong công việc theo nhu cầu sinh lý học. việc thiết kế lại này thường hướng đến giảm nhu cầu sinh lý học của công việc để mà bất kỳ một người nào cũng có thể thực hiện công việc. thêm vào đó, nhiều nhà đầu tư tập trung vào thiết kế lại máy móc, kỹ thuật như là một sự điều chỉnh độc cao của bàn phím máy tính để tránh bệnh nghề nghiệp đến mức thấp nhất. việc thiết kế những cái ghế, cái bàn cho phù hợp với yêu cầu cũng rất quan trọng trong văn phòng làm việc là những ví dụ cho việc thiết kế công việc theo cách tiếp cận sinh vật học.

CÁCH TIẾP CẬN THEO SỰ VẬN ĐỘNG CỦA GIÁC QUAN

Cách tiếp cận này có nguồn gốc từ nhân tố con người. Trong khi cách tiếp cận sinh vật học tập trung vào những yếu tố cơ thể thì cách tiếp cận này tập trung vào yếu tố tinh thần. Mục tiêu là để thiết kế công việc trong cách thức mà để chắc chắn rằng chúng không vượt qua những yếu tố về tinh thần của người lao động. Cách tiếp cận này tập trung vào việc cải thiện sự tin cậy, an toàn và sự phản tác dụng của người sử dụng bằng cách thiết kế công việc nhằm giảm yêu cầu thông tin của chúng. Cách tiếp cận này cũng nhằm làm giảm nhu cầu về nhận thức.

Sự thay đổi gần đây của kỹ thuật đã hứa hẹn một sự giúp đỡ trong việc giảm các lỗi và nhu cầu công việc, nhưng trong một vài trường hợp sự thay đổi này lại làm cho một số vấn đề trở nên xấu hơn. Ví dụ một người có thể nói chuyện điện thoại trong khi đang lái xe, lướt web trong khi đang dự họp hoặc kiểm tra email trong khi đang chuẩn bị báo cáo. Trong những trường hợp này, chính những kỹ thuật mới này là nguồn gốc của việc  lơ là những nhiệm vụ chính, giảm việc thực hiện công việc và tạo cơ hội cho các lỗi gia tăng. Thêm vào đó, nghiên cứu chỉ ra rằng ở những nhiệm vụ phức tạp, thì việc này có thể làm phá vỡ các công việc.

Biên dịch: Lê Thị Khánh Ly