Góc học tập
18/08/2019 11:38:25 AM

Rèn luyện kỹ năng lắng nghe đối với nhà lãnh đạo

Cái nhìn hệ thống của chúng ta về giao tiếp nhấn mạnh rằng sự hiệu quả dựa vào cả truyền và nhận thông tin. Người lãnh đạo và cấp dưới tốt là người nhận ra giá trị của truyền thông hai chiều. Những người giữ vai trò lãnh đạo có vai trò giao tiếp tốt thì thông tin của họ càng được chú ý nhiều hơn.

Dường như thật lạ lẫm khi xem nghe là một kỹ năng. Nghe có vẻ như là một phản xạ tự nhiên, không phải luyện tập để trau dồi. Tuy nhiên, người nghe tốt nhất là những người nghe chủ động, không phải nghe thụ động. Khi nghe thụ động thì người ta nói nhưng người nhận thông tin không tập trung vào người nói để hiểu thông tin. Thay vào đó thì người nhận thông tin có thể nghĩ về điều tiếp theo họ sẽ nói hoặc là họ sẽ chán ra sao khi nghe người nói đó. Trong trường hợp khác thì người nhận thông tin sẽ để ý đến thông tin người chuyển. Để hiểu đầy đủ nhất người nói muốn nói gì thì người đó cần luyện tập nghe theo cách chủ động. Những cá nhân nghe chủ động thường bày tỏ những cử chỉ theo những cách khác nhau, không cắt ngang thông tin của người nói, cố gắng hiểu những thông tin của người nói qua cách diễn đạt ngôn ngữ của người đó và để ý đến những cử chỉ không lời của người nói. Hiểu được những cử chỉ không lời của người nói là thành tố của kỹ năng nghe.

Thêm vào đó, để giúp một người hiểu người khác tốt hơn thì nghe tích cực là cách để thể hiện rõ ràng người đó tôn trọng người khác. Những người có khả năng tự kiểm soát bản thân cao thì thường nhạy cảm khi người khác chú ý đến những gì họ nói. Cấp dưới sẽ quyết định nhanh liệu có nên cung cấp thông tin cho lãnh đạo khi mà họ nhận ra là lãnh đạo không lắng nghe họ. Người lãnh đạo có thể cũng như vậy. Để tránh sự cắt ngang đối với người khác thì người lãnh đạo và cấp dưới có thể trau dồi khả năng nghe tích cực bằng nhiều cách. Một số cách phổ biến bao gồm: đưa ra những dấu hiệu cử chỉ không lời kết hợp với nghe chủ động, tích cực hiểu thông điệp của người nói, hiểu được những cử chỉ của người nói và tránh tỏ ra phòng vệ.

Thể hiện cử chỉ cho thấy rằng bạn đang lắng nghe

Chắc chắn những cử chỉ không lời cho thấy rằng bạn đang để ý đến người nói. Nhiều người nghi sai rằng nghe là một quá trình một chiều. Mặc dù có vẻ là hợp lý khi nghĩ về những thông tin liên tục từ người truyền thông tin và người nhận thông tin, điều cốt lõi của nghe tích cực là hiểu được tất cả thông tin, thậm chí nghe là quá trình hai chiều. Người nghe thể hiện rằng họ đang chú ý đến người nói qua những chuyển động chính của cơ thể. Họ để sang một bên các công việc khác mà có thể bị chi phối. Những cá nhận đang lắng nghe chủ động thì thiết lập giao tiếp bằng mắt với người nói và họ không vẽ nguệch ngoạc, bắn dây su hay quay đi, không nhìn vào người nói. Họ chứng tỏ rằng họ thật sự thích thú khi nghe người ta nói gì.

Chủ động hiểu thông điệp của người nói

Bản chất của nghe tích cực là cố gắng hiểu những gì người nói thực sự muốn nói. Không chỉ đơn thuần là đoạn ghi âm của một người hoàn hảo. Họ phải tìm ra được ý nghĩa đằng sau ngôn từ của người nói. Đầu tiên là cần để ý những ý tưởng của người nói. Nói cách khác là đừng cắt ngang lời người nói và đừng có ý định nói gì trong khi người nói đang truyền thông điệp. Hơn nữa, người nghe tốt là người biết kìm nén những phán xét về ý kiến người khác cho đến khi họ nghe toàn bộ thông điệp. Đối với cách này, họ tránh nói theo cách của họ và tránh đưa ra các kết luận về những gì người nói định nói. Một lý do khác nữa là tránh sự bảo thủ vì nó có thể làm người khác không nêu lên những gì chắc chắn cần nghe.

Một cách hiệu quả khác để hiểu được người khác đang nói gì là diễn giải lại thông điệp của người nói. Bằng cách chuyển các ý nghĩ của người nói vào thành ngôn từ của mình thì nhà lãnh đạo sẽ hiểu rõ hơn cấp dưới nói gì.

Chú ý những cử chỉ không lời của người nói

Người ta nên sử dụng tất cả các công cụ để hiểu những gì người khác nói. Điều này bao gồm diễn giải thông điệp của người nói và phải nhạy bén nắm bắt kịp những tín hiệu của người nói. Nhiều thông điệp mang ý nghĩa xã hội là những ngôn ngữ không lời và khi có sự khác biệt về ngôn ngữ có lời và không lời thì người nghe thường có khuynh hướng tin vào ngôn ngữ không lời. Do đó, không ai có thể nghe hiệu quả mà không để ý đến những tín hiệu không lời. Điều này đòi hỏi nghe nhiều hơn những gì người nói truyền thông điệp, nó đòi hỏi lắng nghe để biết được những cảm xúc của người nói biểu đạt thông qua mức độ to của tiếng nói, giọng nói và tốc độ của lời nói cũng như quan sát nét mặt, cử chỉ, tư thế,… của người nói. Những biểu hiện này chuyển tải được một khối lượng lớn thông tin vô cùng phong phú về ý nghĩa hơn là nội dung đơn thuần bằng lời của thông điệp. Mặc dù không có cuốn sách nào hướng dẫn về ngôn ngữ không lời và giải mã những gì người nói thực sự muốn truyền tải, nhưng người nghe nên phỏng đoán những gì người nói muốn trình bày và bất cứ khi nào họ có thể hiểu những dấu hiệu của lời nói và những biểu hiện phi ngôn từ.

Tránh trở nên phòng vệ

Hành vi phòng vệ rất có khả năng xảy ra khi người ta cảm thấy bị đe dọa. Mặc dù phòng vệ có thể dường như là phản ứng tự nhiên khi bị phê bình nhưng nó làm giảm khả năng tận dụng thông tin có tính chất xây dựng của một người. Hành động một cách phòng vệ cũng có thể làm giảm sự sẵn lòng của nhân viên của bạn trong việc chuyển thêm thông tin không mấy ưa thích sang lãnh đạo hoặc các nhân viên khác, hoặc thậm chí sự sẵn lòng của lãnh đạo trong việc cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên. Sự phòng vệ ở vai trò lãnh đạo có thể làm tổn thương cả nhóm hay một tổ chức, bởi vì nó bao gồm khuynh hướng khiển trách, phân loại người này tốt người kia xấu về phương diện đạp đức và thường nghi ngờ về động cơ của người khác. Những hành vi như thế từ phía người lãnh đạo hầu như không tạo ra được công việc tích cực hoặc tinh thần đồng đội.

Người lãnh đạo có thể giảm bớt sự phòng vệ của họ lại khi nghe những lời phàn nàn bằng cách đặt mình vào trong vị trí của người khác. Người lãnh đạo có một thuận lợi nếu họ có thể đồng cảm được với cách mà cấp dưới mình nhìn nhận, hiểu về chính sách của họ đưa ra; họ cũng có thể thay đổi những hành vi và chính sách của họ tốt hơn nếu họ biết người khác hiểu họ như thế nào. Người lãnh đạo cần tránh sự cám dỗ của việc muốn chứng minh rằng người khác sai như thế nào và nên cố hiểu cách thức người đó nhận thức vấn đề.

Lắng nghe là một hoạt động cơ bản trong quá trình giao tiếp, hợp tác và lãnh đạo. Rèn luyện để có kỹ năng lắng nghe tốt sẽ giúp cải thiện công việc của nhà lãnh đạo và hiệu quả hoạt động của nhóm làm việc và của tổ chức.


» Các tin khác: