Góc học tập
18/09/2019 09:35:50 AM

Salaries and Deductions from Employee Earnings (Part 2)

Nghĩa vụ của doanh nghiệp liên quan đến tiền lương (Liability for employer’s payroll taxes)

Thuế tiền lương (payroll tax) của doanh nghiệp  là các loại thuế mà doanh nghiệp phải trả cho quyền được thuê mướn lao động của doanh nghiệp. Đây là một loại chi phí hoạt động của doanh nghiệp và làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. Các loại thuế này bao gồm các loại sau:

  • FICA:  Doanh nghiệp phải chia sẻ với người lao động số tiền thuế FICA phải nộp theo tỷ lệ 50/50. (Theo ví dụ trong trường hợp trên, tỷ lệ FICA phải đóng là 7.5% tổng tiền lương gộp)
  • FUTA:  Đây là loại thuế mà doanh nghiệp phải đóng cho chính quyền liên bang sau đó sẽ được phân phối đến tiểu bang và sẽ được tiểu bang dùng để trợ cấp cho người thất nghiệp. Quốc hội điều chỉnh thường xuyên mức thuế FUTA và mức thu nhập tối đa chịu thuế. Trong Chương này, mức thuế FUTA và thu nhập chịu thuế giả định là 6.2% tính trên $7,000 đầu tiên trả cho từng cá nhân người lao động theo năm dương lịch.
  • SUTA:  Đây là tiền thuế thất nghiệp tiểu bang mà mỗi tiểu bang đánh vào doanh nghiệp, tỷ lệ SUTA thay đổi tùy theo từng tiểu bang. SUTA và FUTA có mối quan hệ rất chặt chẽ với nhau và tiểu bang sẽ chính là đầu mối phân phát tiền trợ cấp thất nghiệp cho người lao động.
  • Các khoản đóng góp khác:  Đây là những phúc lợi mà doanh nghiệp dành cho người lao động.
    • Kế hoạch hưu trí (Retirement plan)
    • Phúc lợi chăm sóc sức khỏe (Health care benefits)
    • Kế toán tiền lương và thuế tính theo lương

Hệ thống tiền lương của doanh nghiệp phải được thiết kế sao cho:

1. Việc trả lương cho người lao động được chính xác và kịp thời.

2. Tuân theo các quy định của liên bang, tiểu bang và cơ quan quản lý địa phương.

3. Cung cấp thông tin giúp cho việc ra quyết định của bộ phận quản lý.

Mặc dù mỗi doanh nghiệp có hệ thống tiền lương khác nhau, nhưng hầu như hệ thống tiền lương của các doanh nghiệp cũng đều có các nội dung chính sau đây:

1. Bảng tổng hợp chi trả lương (Payroll register)

2. Bảng kê tiền lương của người lao động (Employee’s earnings record)

3. Séc thanh toán tiền lương (Payroll checks)

Bảng tổng hợp chi trả lương (Payroll Register)

Là một báo cáo gồm nhiều cột được dùng để tổng hợp số liệu của từng kỳ trả lương. Dù bảng tổng hợp chi trả lương ở mỗi công ty không giống nhau, nhưng thông thường nội dung trên bảng tổng hợp chi trả lương của các công ty đều bao gồm những cột sau đây:

1. Tên nhân viên                             

2. Tổng số giờ công             

3. Tiền lương trong giờ (Regular earnings)         

4. Tiền lương ngoài giờ (Overtime earnings)

5. Tổng tiền lương gộp (Total gross earnings)

6. Khấu trừ thuế phúc lợi xã hội (Social security tax withheld)

7. Khấu trừ thuế chăm sóc sức khỏe (Medicare tax withheld)

8. Khấu trừ thuế thu nhập liên bang (Federal income tax withheld)

9. Khấu trừ tiết kiệm hưu trí (Retirement savings withheld)

10. Các khoản khấu trừ khác (Miscellaneous items withheld)

11. Tổng các khoản khấu trừ (Total withholdings)

12. Tổng tiền lương thực (Net pay)

13. Số của payroll check đã phát hành

14. Tài khoản ghi Nợ cho bảng tính lương

Bảng kê tiền lương của người lao động (Employee’s Earnings Record)

Tiền lương của cá nhân người lao động phải được xác định vào cuối mỗi kỳ trả lương và phải được thể hiện chi tiết trên bảng kê tiền lương cho mỗi người lao động.

Bảng kê tiền lương của người lao động (Employee’s Earnings Record) và Bảng tổng hợp chi trả lương (Payroll register) có mối liên hệ mật thiết với nhau. Bảng kê tiền lương của người lao động thể hiện tổng lương hàng quý và hàng năm của người lao động. Tổng lương hàng quý và hàng năm này sẽ được dùng để tính thuế, bảo hiểm và lập các báo cáo khác. 

Séc thanh toán tiền lương (Payroll Checks)

Doanh nghiệp có thể trả lương cho người lao động, đặc biệt là người lao động thời vụ, bằng cách phát hành séc thanh toán lương (payroll checks). Hầu hết doanh nghiệp phát hành payroll checks đều sử dụng một tài khoản ngân hàng chuyên dùng cho việc thanh toán tiền lương. Trong trường hợp này, việc chi trả lương sẽ thực hiện như sau:

1.      Xác định tổng lương ròng trong kỳ trên bảng tổng hợp chi trả lương (payroll register).

2.      Doanh nghiệp ra chỉ thị chuyển tiền để chuyển tiền từ tài khoản tiền gởi thanh toán của doanh nghiệp sang tài khoản chuyên dùng cho việc thanh toán lương, số tiền chuyển là tổng tiền lương tất cả các người lao động thực nhận.

3.      Từ tài khoản chuyên dùng thanh toán lương của doanh nghiệp, người ta sẽ lập séc thanh toán tiền lương (payroll checks) cho cá nhân từng người lao động.

4.      Số của payroll checks sẽ được điền vào bảng tổng hợp chi trả lương (payroll register).

Ưu điểm của việc sử dụng một tài khoản chuyên dùng dành riêng cho việc chi trả lương đó là đơn giản hóa việc đối chiếu các sao kê sau này với ngân hàng. Ngoài ra, tài khoản này giúp kiểm soát các payroll checks và nhờ đó sẽ tránh được tình trạng ăn cắp hoặc sử dụng sai các payroll checks.

Bên cạnh việc sử dụng payroll checks, nhiều công ty cũng sử dụng điện chuyển tiền để thanh toán lương cho người lao động. Trong trường hợp đó, tiền lương ròng trong kỳ của người lao động sẽ được chuyển thẳng vào tài khoản tiền gởi thanh toán của người lao động. Sau đó, người lao động sẽ nhận được bảng kê tiền lương ghi chi tiết tiền lương gộp, các khoản khấu trừ từ lương và tiền lương ròng trong kỳ.