Góc học tập
18/09/2018 02:15:37 PM

Kiểm soát tiền qua hóa đơn và chi trả (Phần 2)

2. Kiểm soát việc chi tiền

Doanh nghiệp phải kiểm soát việc chi tiền để có một bảo đảm hợp lý rằng:

  1. Tiền chỉ được thanh toán sau khi đã qua phê duyệt.
  2. Tiền được sử dụng hiệu quả.

Ở những doanh nghiệp nhỏ, chủ doanh nghiệp/giám đốc có thể phê duyệt thanh toán dựa vào kinh nghiệm cá nhân. Tuy nhiên, ở những doanh nghiệp lớn, việc mua hàng, kiểm tra hàng và xác nhận hóa đơn được phụ trách bởi những phòng ban khác nhau. Các nhiệm vụ này phải được phối hợp nhịp nhàng để bảo đảm việc thanh toán hợp lý cho nhà cung cấp. Để bảo đảm việc thanh toán hợp lý này, các công ty sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán (voucher system).

  • Hệ thống chứng từ thanh toán (Voucher System):

Hệ thống chứng từ thanh toán là một tập hợp các thủ tục phê duyệt và ghi chép các khoản nợ và thanh toán nợ. Bất kỳ chứng từ nào là bằng chứng của việc phê duyệt thanh toán hoặc phát hành một điện chuyển tiền đều được gọi là chứng từ thanh toán. Hóa đơn đã được phê duyệt thanh toán cũng được xem là một chứng từ thanh toán. Tuy nhiên, ở nhiều công ty, hệ thống chứng từ thanh toán có một hình thức đặc biệt, ghi chép các thông tin về khoản nợ và thông tin chi tiết cho việc thanh toán khoản nợ đó.

Trong hệ thống kế toán thủ công, người ta thường chỉ lập chứng từ thanh toán (voucher) sau khi tất cả các chứng từ hỗ trợ đã được thu thập đầy đủ. Trong trường hợp mua hàng, các chứng từ hỗ trợ bao gồm hóa đơn của nhà cung cấp, đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng. Sau khi lập xong, chứng từ thanh toán sẽ được trình lên cấp quản lý phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, chứng từ thanh toán sẽ được theo dõi và lưu theo ngày đến hạn thanh toán. Khi thanh toán, kế toán sẽ ghi chép nghiệp vụ này tương tự như khi thanh toán một khoản phải trả.

  • Thanh toán bằng phương thức điện chuyển tiền

Việc thanh toán có thể được thực hiện bằng phương thức điện chuyển tiền. Nhiều doanh nghiệp thanh toán tiền lương cho người lao động thông qua phương thức điện chuyển tiền. Theo phương thức thanh toán này, doanh nghiệp ra chỉ thị chuyển tiền lương vào thẳng tài khoản tiền gởi thanh toán của người lao động. Vào kỳ trả lương, doanh nghiệp chuyển tiền lương ròng vào tài khoản tiền gởi thanh toán của người lao động qua hệ thống điện chuyển tiền. Nhiều doanh nghiệp còn sử dụng phương thức này để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.